Januari 2011. Een docent opent zijn computer om aan het werk te gaan. Tot zijn verbazing kan hij zijn N@tschool-map niet vinden. De docent is een enthousiast gebruiker van N@tschool. Al zijn modulebeschrijvingen, powerpointpresentaties en websites heeft hij verzameld in deze digitale leeromgeving.
Navraag bij het bedrijfsbureau levert een alarmerend antwoord op. Zijn N@tschoolmap is door een medewerker verwijderd. Zij heeft de oproep van auteursrechtenorganisatie stichting PRO om toegang te krijgen tot N@tschool al te overijverig geïnterpreteerd. Net zoals bij hardcopy readers over auteursrechtelijk beschermd werk rechten worden afgedragen, moet dat ook bij digitale overnames. PRO wilde toegang tot N@tschool om te controleren op de naleving hiervan. In de map van de betreffende docent trof de medewerker zoveel sheets en powerpointpresentaties aan met verwijzingen naar andere auteurs dat het haar ondoenlijk leek om voor PRO een overzicht te maken van al deze overnames. Daarop besloot ze zonder overleg de gehele map te verwijderen.
De docent in kwestie was verbijsterd. Alle documenten waren voorzien van bronvermelding en vielen in de categorie ‘korte overname’. Het instituut erkende dat er een fout was gemaakt, maar daarmee had de docent zijn map niet terug.

Afkoopsom
‘Een heel vervelend incident’, noemt ICT-adviseur Caspar Ewals van HRS (HR Services) dit voorval, ‘maar het is een incident. De aankondiging van stichting PRO om te gaan controleren op N@tschool heeft bij andere instituten en bedrijfsbureaus niet geleid tot dit soort paniekreacties.’
Net als andere sectoren in de maatschappij moet het onderwijs zich houden aan de auteurswet. Daarin is opgenomen dat onderwijsinstellingen uit auteursrechtelijk beschermd werk van anderen mogen putten, mits zij aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo moet voor lange overnames (meer dan 10.000 woorden) vooraf toestemming gevraagd worden, moeten korte overnames gemeld worden en moet – zowel voor lange als korte overnames – een ‘billijke vergoeding’ worden afgedragen. En natuurlijk moet bij elke overname een correcte bronvermelding worden geplaatst.

Om dit goed te regelen heeft de HBO-raad sinds jaar en dag een readerovereenkomst met stichting PRO. De laatste herziening van deze overeenkomst dateert van 2010. Jaarlijks maken de aan de HBO-raad verbonden hogescholen een afkoopsom over aan PRO. Daarmee worden de zogenaamde korte overnames afgekocht. In 2010 betaalde de HR hiervoor een afkoopsom van 102.119 euro. Elke reader met overnames wordt door de facilitaire dienst van de HR naar stichting PRO gestuurd, zodat de stichting de reader kan controleren op lange overnames en periodiek een verdeelsleutel kan maken voor de af te dragen royalties. Bij herdruk van de reader moeten er opnieuw rechten worden afgedragen.

Verongelijkt
Jarenlang was deze gang van zaken voor iedereen duidelijk. Maar de verschuiving van hardcopy naar digitaal publiceren is hard gegaan. En met die nieuwe ontwikkelingen ontstonden ook vragen en onzekerheid over hoe te handelen. Reden genoeg voor de facilitaire dienst (fadi) en de dienst algemene zaken (abz) van de HR om eind 2009 een brief naar alle instituten te sturen. Daarin werd erop aangedrongen het bewustzijn rond de auteurswet bij medewerkers te vergroten. Juist een onderwijsinstelling heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om het respecteren van auteursrechtelijk

‘De spelregels rond digitale onderwijspublicaties zijn niet anders dan bij hardcopy readers’, vertelt Armin van Hengel, teamleider bij stichting PRO. ‘De auteurswet is mediumneutraal. Ik merk soms dat er een soort verongelijktheid bestaat over het feit dat ook onderwijsinstellingen auteursrechten moeten betalen. Juist omdat zij het algemeen belang dienen, is er een onderwijsexceptie in de auteurswet die het mogelijk maakt om zonder toestemming korte overnames te gebruiken. Toch staat er ook in die gevallen een vergoeding tegenover. Nietkorte overnames hebben potentieel een uithollend effect op de boekverkoop. Auteurs en uitgevers worden daar op deze manier voor gecompenseerd.’

Oplage
In de eerder genoemde brief van de fadi en abz werden instituten er ook op gewezen dat stichting PRO toegang had gevraagd tot N@tschool. Het mag dan misschien eenvoudig zijn om te begrijpen dat de spelregels voor digitale onderwijspublicaties en hardcopy readers hetzelfde zijn; in de naleving daarvan zijn wel degelijk verschillen. En zo wordt het toch weer ingewikkeld. Want is het voldoende als je de toegangscode aan PRO doorgeeft, of moet je de digitale reader ook nog ‘fysiek’ opsturen. En hoe zit het met korte overnames in powerpointpresentaties of tentamens? Maar het belangrijkste onderwerp is de mate van openstelling van N@tschool, vindt HRS-adviseur Caspar Ewals. ‘PRO hanteert op zich een heldere regel: het aantal studenten dat toegang heeft tot het digitale document bepaalt de oplage, en daarmee de rekensom die wordt gemaakt voor de vergoeding voor lange overnames. Over readers die geparkeerd staan in de materialenbank van N@tschool, en dus nog niet zijn gepubliceerd, hoeven geen rechten te worden afgedragen. Als een instituut alleen studenten die het vak volgen toegang geeft tot de digitale reader, zijn de kosten hetzelfde als van hardcopy readers. Maar sommige instituten willen hun studenten de mogelijkheid geven om ook modules uit andere studiejaren in te zien. Dat zou een opdrijvend effect op de oplage hebben en dus ook op de kosten. De komende tijd zal duidelijk moeten worden hoe dit gaat uitpakken.’

Woordenaantal
Stichting PRO heeft inmiddels sinds oktober 2009 toegang tot N@tschool. Volgens Armin van Hengel van Cedar B.V. zijn er geen aanwijzingen dat auteursrechten op de digitale leeromgeving minder goed worden nageleefd. Van Hengel: ‘Bij de Hogeschool Rotterdam zien we zelfs meer inbreuken op hardcopy readers dan op N@tschool.’

Voor Van Hengel staat overigens vast dat digitaal onderwijsmateriaal de hardcopy readers op termijn zal gaan vervangen. Daarom loont het om goed te kijken naar de processen van digitaal publiceren en te zorgen dat de inrichting daarvan op orde is. ‘Op dit moment is het nog zo dat digitale readers ter controle uitgeprint aan ons moeten worden opgestuurd. Dat is onhandig. Ik verwacht dat het nog in de eerste helft van dit jaar mogelijk zal worden om publicaties gedigitaliseerd aan te bieden bij PRO. Er loopt nu een pilot. Het voordeel voor de hogescholen is dat digitale readers niet meer uitgeprint hoeven te worden en dat er bij overnames een exact in plaats van een geschat woordenaantal op de factuur verschijnt.’ Ook op de hogescholen zelf zijn er verbeteringen mogelijk. Caspar Ewals van HRS: ‘Zo zou je kunnen denken aan signalerings- en controlefuncties binnen N@tschool.’ Bij de eerder genoemde docent die zijn N@tschoolmap kwijtraakte, is het vertrouwen in de handige leeromgeving nog niet hersteld. Hij heeft een verwijderde website laten herstellen door een externe bouwer. De eerste rekening van 1600 euro heeft hij bij de directie van zijn instituut gelegd. Hij heeft goede hoop dat de kosten vergoed zullen worden.

De naam van de docent uit dit artikel is bij de redactie bekend. 

Esmé van der Molen

Korte overname
• Uit niet-literaire werken: maximaal 10.000 woorden.
• Uit tijdschriften: maximaal 8000 woorden.
• Uit literaire werken: 100 regels poëzie, 2500 woorden proza Let op: deze overnames mogen niet meer omvatten dan een derde deel van de oorspronkelijke tekst. 

Auteursrechten in digitale publicaties
Dit mag wel:
• Korte overnames mogen zonder toestemming worden geplaatst en zijn afgekocht. Let op: onder de afkoopovereenkomst moet wél altijd een bewijsexemplaar aan stichting PRO worden gestuurd.
• Publiceren met gebruik van overnames kun je beter doen op N@tschool dan op intranet HINT. Bij HINT bestaat de gebruikersgroep uit 30.000 studenten. Op N@tschool geldt het aantal studenten dat toegang heeft tot een module.
• Een lange overname mag wel, mits vooraf toestemming is gevraagd en een vergoeding wordt betaald.
• In tentamens of powerpointpresentaties mogen korte overnames worden opgenomen (bijvoorbeeld een citaat of definitie). Let op: het citaat moet voorzien zijn van een goede bronvermelding.

Dit mag niet:
• Publiceren op internet
• Beeld of tekst overnemen zonder een bewijsexemplaar/ inloggegevens op te sturen
• Beeld of tekst overnemen zonder bronvermelding • Lange overnames plaatsen zonder toestemming vooraf.

Wees voorzichtig met:
• Doorlinken. Mogelijk is de inhoud van de link niet ‘rechtmatig openbaar’.

Het aanmelden van een overname gaat via het bedrijfsbureau van het instituut. Bij inbreuken op de auteurswet wordt de boete van stichting PRO doorberekend aan het instituut. Meer informatie: www.stichting-pro.nl