IT’ers to the rescue

Het geluk wil dat IT’ers al voor de uitbraak bezig waren met de ‘mobiele werkplek’ op de hogeschool: Geef mensen een laptop met de benodigde software erop, zoals Office 365, zodat ze overal kunnen werken alsof ze op de HR zitten. Maar dit project was nog helemaal niet klaar, toen corona ook het hoger onderwijs raakte. Er waren pas een paar honderd laptops uitgeleverd.Corona bracht het project in een stroomversnelling. Na de schoolsluiting pompte de HR miljoenen extra in het project en hebben tientallen HR-medewerkers op alle niveaus hun best gedaan om zoveel mogelijk ‘mobiele werkplekken’ uit te geven. Kerkdijk: ‘We zijn afgelopen jaar van een paar honderd naar 2500 gegaan. Zonder deze mobiele werkplekken was het onderwijs op afstand niet te doen geweest.’Op de achtergrond gebeurde er nog veel meer. Zo moesten er ook met spoed ‘virtuele’ werkplekken bij. En duizenden medewerkers moesten versneld ingewerkt worden in een nieuwe thuiswerkroutine. En de cybersecurityspecialist kwam voor nieuwe raadsels te staan: Waar komen ineens die tierende bivakmutsen en pornofilmpjes in digitale klaslokalen vandaan? Drie IT’ers vertellen over het moment dat corona het onderwijs op z’n kop zette.

‘Niemand kent het netwerk zo goed als zij’

Dat thuiswerken gaat een stormloop op de virtuele werkplekken opleveren, snapt Eric Kerkdijk. Die lossen namelijk een heleboel thuiswerkproblemen op, voor zowel de IT’ers als de gebruikers. Alleen heeft de HR er te weinig van om duizenden medewerkers te kunnen bedienen. Op het moment dat Rutte de scholen sluit, heeft de HR net een nieuwe omgeving ingericht met 200 virtuele desktops.

Een virtuele desktop is in feite een stukje serverruimte op de hogeschool, waar je vanuit huis op kunt inloggen. Vanaf die server krijgen gebruikers een virtuele werkplek binnen het hogeschoolnetwerk toebedeeld, zodat ze op afstand de streng beveiligde applicaties en bestanden kunnen gebruiken. De capaciteit hiervan moet zo snel mogelijk omhoog.

Twee creatieve oplossingen lenigen de eerste nood. De eerste is snel en eenvoudig: oude apparatuur die net in de opslag was beland zo snel mogelijk weer aansluiten. Dat levert zo’n 150 extra werkplekken op.

De tweede? Ergens in die eerste dagen na de sluiting van de hogeschool, herinnert Kerkdijk zich, vroeg iemand in zijn team zich af of je niet gewoon de nu ongbruikte pc’s in open leercentra als virtuele werkplek zou kunnen inzetten. ‘Met wat uitzoekwerk en hack-achtige pogingen hebben we het voor elkaar gekregen. We stelden een installatiebundel samen voor de pc’s en collega’s gingen langs al die computers om ze tot virtuele werkplek om te bouwen’, vertelt Kerkdijk.

‘We begonnen met de locatie Rochussenstraat. Later besloot het college echter dat die locatie open zou gaan voor studenten die een studieplek nodig hebben, dus moesten we uitwijken naar de andere locaties. Computers die als virtuele werkplek dienen moeten altijd aan blijven staan, dus toen de schoonmakers dachten: mooi, grote schoonmaak, en alle stekkers lostrokken, hebben we briefjes laten ophangen door de huismeesters: “aan laten staan!”’

Al met al leverden hun inspanningen honderden nieuwe virtuele werkplekken op. En ook toen drie weken later de extra bestelde servercapaciteit binnenkwam, bleven de pc’tjes in de open leercentra nog staan brommen. ‘Zelfs nu nog’, zegt Kerkdijk.

Hij kijkt met plezier en trots terug op deze tijd. ‘Het was chaos, maar wel leuke chaos. Je kunt laten zien wat je kan. Virtuele werkplekken maken is maar één ding, we moesten er bijvoorbeeld ook voor zorgen dat soms oude applicaties bleven werken bij docenten en studenten thuis. De eerste weken hebben we bijna dag en nacht gewerkt.’ Trots is Kerkdijk ook, op zijn zeer ervaren collega’s met hun slimme vondsten. ‘Niemand kent het netwerk zo goed als zij. Dat betaalt zich uit tijdens een crisis.’

‘We konden in die eerste lockdown echt het verschil maken’

Aan alle netwerkcapaciteit van de wereld heb je niets als gebruikers niet weten wat ze ermee moeten. Aan Madeleine Willemse de schone taak om daar, samen met talloze HR-collega’s, verandering in te brengen.

Willemse heeft een achtergrond als beheerder van software, maar is door de jaren heen steeds meer de communicatie over IT op zich gaan nemen, vooral via Hint, het intranet van de hogeschool. Die maandagochtend wist ze wat haar te doen stond. ‘Welke informatie hebben mensen nodig om thuis te werken en les te geven? Die informatie stond deels al verspreid op Hint, maar moest nu zo snel mogelijk op één plek te vinden zijn.’

De eerste dagen van de lockdown waren de langste, vertelt Willemse, met werkdagen van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat. Er is toen zoveel gebeurd dat ze veel alweer vergeten is. Maar het belangrijkste is dit: het onderwijs moest door. En daar moest alles voor wijken. Ook de normaal zo stroperige procedures en langdurige overleggen. Als we aan corona één ding overhouden, zegt Willemse, laat het dan de besluitvaardigheid zijn. ‘En de band met het onderwijs, die was tijdens de crisis sterker dan ooit. Die moeten we zien te behouden.’

Willemse heeft wat dat betreft veel gehad aan de expertise van WOLT, de Werkplaats Onderwijsleertechnologie. De docenten en onderwijskundigen uit die werkplaats voedden haar met vragen en informatie, direct uit het onderwijs.

Op de (nog steeds actieve) verzamelpagina’s ‘werken op afstand’ en ‘onderwijs op afstand’ plaatste Willemse zo snel mogelijk zoveel mogelijk antwoorden op de meest prangende vragen. Hoe kom je vanuit huis bij je mail of bestanden? Hoe plan je een online les in? Kun je een laptop krijgen of een bureaustoel? Ook kwamen er al snel tips bij over online pedagogiek en didactiek, onder andere via twee online magazines voor docenten.

Willemse: ‘Normaal gesproken loopt een flink deel van de docenten niet mee in de digitale ontwikkelingen. We konden in die eerste lockdown dus echt het verschil maken.’

Tierende en scheldende ordeverstoorders

Zodra docenten op een nieuwe manier gaan lesgeven, duiken er ook nieuwe manieren op om die lessen te versjtieren, ziet Rik Gouw, cybersecurityspecialist van de HR. Tijdens de eerste lockdown onderzoekt hij vier gevallen.

Zo spreekt Gouw met twee licht geschokte docenten die in hun les twee anonieme bezoekers hebben gekregen. De ene draagt een hoodie, de ander heeft een bivakmuts op. Luid tierend en scheldend, met harde muziek aan, verstoren ze de orde. De twee eruit gooien heeft geen zin want ze komen gewoon weer terug. De docenten kunnen de les uiteindelijk alleen nog maar stoppen.

In een andere les, op een ander instituut, verstoren ongewenste bezoekers een digitale slc-bijeenkomt. Ze gooien herhaaldelijk een geëmotioneerde student uit de klas, net zolang tot ook hier de docent de les beëindigt. Tijdens weer een andere les trakteert een ongenode gast iedereen op een pornofilm, hoort Gouw van docenten. In een andere les wordt een student ernstig door een bezoeker bedreigd.

Gouw denkt dat de meeste of zelfs alle herrieschoppers gewoon HR-studenten zijn. De daders laten digitale sporen na die daarop wijzen en soms geven ze tijdens het inloggen en in de klas bepaalde informatie weg die ze verraadt. Maar hij kan niet honderd procent zeker zeggen wie de daders zijn, dus blijven de acties zonder gevolgen.

Probleem is dat de uitnodigingslinks die docenten naar de klas rondsturen ook door mensen van buiten de HR gebruikt kunnen worden. Of door studenten, vanaf een ander account. Om dit tegen te gaan, kunnen docenten een wachtkamer instellen en zelf aangeven wie er daadwerkelijk de les in mag komen, legt Gouw uit.

Ook hebben Gouw en zijn collega’s nog tijdens de eerste lockdown de standaardinstellingen van Teams aangepast, zodat alleen docenten een student de klas uit kunnen zetten, presentaties kunnen geven en de microfoon van studenten kunnen muten.

Zo druk als Gouw het er tijdens de eerste lockdown mee had, zo rustig is het nu. Sinds de zomervakantie heeft hij geen nieuwe meldingen gehad van ongewenste lesbezoeken.