Binnen de Hogeschool Rotterdam worden verschillende Copilot-functionaliteiten van Microsoft 365 gedeactiveerd. Reden daarvoor is dat Microsoft toepassingen aanzet die privacyrisico’s met zich meebrengen.

‘Microsoft heeft aangekondigd’, schrijft de HR op intranetsite HINT, ‘dat Copilot binnenkort standaard toegang krijgt tot bestanden in onder andere Outlook, zoals het automatisch analyseren van mailboxen en het doen van suggesties op basis van e-mails.’ Voor die functionaliteit heeft SURF, de ICT-coöperatie van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen, ‘hoge privacyrisico’s vastgesteld en instellingen afgeraden om hiervan gebruik te maken’. 

‘Primair gaat het om functionaliteit die Microsoft inschakelt, die Copilot toegang geeft tot je e-mail, waar mogelijk of waarschijnlijk privacygevoelige informatie in staat’, zegt Anjo van Kelckhoven, directeur van de dienst informatievoorziening en digitale transformatie (IDT). ‘Dit staat haaks op de oproep die we doen binnen HR om juist geen persoonsgegevens te laten verwerken door AI, omdat je niet weet wat opgeslagen of verder verwerkt wordt.’ Microsoft heeft daarnaast een tweede aankondiging gedaan die zorgen baart: dat informatie vanuit Microsoft naar andere partijen zou stromen of kunnen stromen.

Chatfunctie alleen nog in Edge

De belangrijkste verandering die gebruikers van Microsoft-software op de HR merken, is dat ze bijvoorbeeld geen suggesties meer krijgen voor een antwoord op een e-mail. Ook in Teams blijft Copilot voorlopig buiten de deur. De chatfunctie, waar je vragen kunt stellen en opdrachten kunt geven om bijvoorbeeld tekst te vertalen of samen te vatten, is niet meer in de copilot-app te gebruiken maar alleen via de knop rechtsboven in de Edge-browser.

Bij Copilot chat via de Edge-browser ‘bepaalt de gebruiker zelf welke informatie aan Copilot wordt verstrekt’, legt Van Kelckhoven uit. ‘Bij andere varianten van Copilot worden privacygevoelige gegevens automatisch vervlochten in Microsoft 365. Je weet niet wat Microsoft precies met die gegevens doet.’ Het gebruik van andere AI-tools gebeurt onder begeleiding wel in verschillende datalabs van de HR.

‘Blijf altijd nadenken’

Van Kelckhoven adviseert medewerkers en studenten om ook bij privégebruik van AI-tools goed op te letten of informatie privacygevoelig is, en je af te vragen waar informatie terecht komt. ‘Je moet altijd blijven nadenken’.

Het college van bestuur zegt in haar besluit over Copilot van begin december dat ze het gebruik van Copilot AI-toepassingen ‘onvermijdelijk vinden voor onderwijs en bedrijfsvoering en voor de “AI-geletterdheid” van de medewerkers’. Maar het bestuur ziet ook de risico’s op het gebied van veiligheid en privacy. ‘Die risico’s moeten beheerst worden’.

Tekst: Jos van Nierop, Edith van Gameren