De opleiding mediatechnologie telt 198 studenten en veertien docenten. Op de locatie Wijnhaven 99 waar het instituut dit collegejaar naartoe verhuisde, kreeg de opleiding drie vaste lokalen. De roostering doen ze nu voor het tweede jaar zelf en docent Bob Pikaar is daarvoor verantwoordelijk. In zijn ptd (takenpakket) is tien uur per kwartaal gereserveerd voor deze extra taak.

Waarom doe-het-zelven als je de roostering ook uit handen kunt geven? Bob Pikaar legt het uit: ‘Wij zijn druk bezig met het curriculum. Met name wat betreft onderwijsvormen willen we meer flexibiliteit. Zelf roosteren is dan gewoon handiger.’
Om dat te kunnen doen, moet wel aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan. Je hebt eigen lokalen nodig. Je hebt een docententeam dat niet al te veel andere ‘afhankelijkheden’ heeft en je hebt een goed contact met de ‘echte’ roosterdienst voor het aanleveren van informatie. Pikaar: ‘Als we nu een aanpassing willen in het rooster hoeven we niet eerst langs de onderwijsmanager of het bedrijfsbureau. Het gaat dus aanzienlijk sneller. Na de wijziging is het rooster gelijk actueel; het Hint-rooster is dat vaak niet direct. Het scheelt natuurlijk wel dat maar twee of drie docenten uit ons team afhankelijkheden hebben. Ze werken bijvoorbeeld ook bij een ander instituut. De rest van het team werkt grotendeels fulltime of vier dagen en is dus makkelijk in te roosteren.’

Google Calender
Dat roosteren doet Pikaar via Google Calender, de online agendafunctie van Google. Pikaar: ‘Elk kwartaal krijg ik een Excelsheet van de roosterdienst. Daarin staan alle docenten die dat kwartaal lesgeven, hun ptd en alle lessen van het kwartaal. Ik voer eerst de code van het vak in, dan de klas, dan de docent. De lokalen staat al vast in onze Google Calender. Ik begin bij de afhankelijkheden en van daaruit plan ik verder. Dingen die werken, kopieer ik vaak. Ik maak een conceptrooster voor de eerste lesweek, laat het controleren en dan herhaal ik het voor de resterende periode. Mijn collega’s hebben ook toegang tot het rooster en kunnen zelf veranderingen aanbrengen.’

Is dat geen recept voor chaos? ‘Ja, dat zou je denken. Maar die eigen regie zorgt er ook voor dat iedereen er verantwoord mee omgaat.’ Voor studenten is het Google-rooster heel gebruiksvriendelijk. Ze kunnen het niet alleen op hun computer, maar ook op elke smartphone bekijken. Bovendien is de bezettingsgraad van de lokalen toegenomen, aldus Pikaar. ‘Af en toe is het proppen, maar de lokalen worden nu efficiënter gebruikt dan voorheen.’

Esmé van der Molen