Stel, je hebt altijd de woensdag vrij. Op donderdagochtend vraagt een collega je iets over een e-mail die op woensdagochtend is doorgestuurd. Je weet niet waar het over gaat, omdat je je mail niet hebt gelezen. Jij staat op het standpunt dat je woensdag niet werkt en dus ook je mail niet hoeft te lezen. De collega werkt fulltime en kijkt je meewarig aan. Een lastige situatie. Wie heeft hier gelijk? Zijn we verplicht onze werk- en studiemail frequent te lezen en te beantwoorden? En hoe zit dat in de avonduren?

Organisatie-adviseurs en coaches adviseren steevast dat het beter is je e-mailtijd te bundelen, bijvoorbeeld eenmaal ’s ochtends en eenmaal ’s middags. (Check jij je mail ieder uur, bouw dat dan stap voor stap af.)

Focus hoort bij goed zelfmanagement. Veel mensen vinden dit lastig, omdat dat betekent dat je soms een collega even laat wachten op dat ene document waar hij of zij om vroeg. Dat druist in tegen een heel basale moraal: als iemand een beroep op je doet, moet je helpen!

Onlangs las ik de briefwisseling tussen Reve en Hermans, de twee mastodonten van de naoorlogse Nederlandse literatuur. Wat mij opviel, is dat ze dagen of zelfs wekenlang wachten op elkaars reactie. Wat een eeuwigheid! Maar de reacties waren er ook naar. Als je eventueel zes weken moet wachten op een antwoord, overweeg je beter wat je zegt.

Tegenwoordig zet je iets snel op de mail en verwacht je even snel respons. Dat is soms een voordeel, maar het berooft ons ook van zorgvuldigheid en aandacht. Wie zich moet concentreren, toch al druk genoeg is, of simpelweg geniet van een roman of film, moet blij zijn met onbereikbaarheid en onze oer-moraal over communicatie negeren.

Dergelijke momenten zijn voor iedereen schaars, ook voor studenten, en verdienen bescherming. Vertrouw dus niet te veel op je geweten wat betreft bereikbaarheid. Gebruik liever je verstand en negeer, al dan niet met een onrustig hart, e-mail buiten werktijd.

Zelf denk ik ’s avonds vaak: ach, een antwoord op een mail is snel gegeven. Maar als je goed georganiseerd werkt dan is dit onnodig en schept te snelle correspondentie verkeerde verwachtingen. Mijn stelregel is daarom: zo min mogelijk mailen in de avonden.

In hiërarchische situaties is terughoudendheid bij mailen nóg wenselijker. Mail als manager of docent daarom alleen als het noodzakelijk is en bedenk dat veel mensen vechten voor een goede balans tussen werk, studie en privétijd. Onze maatschappij telt teveel mensen die opgebrand zijn, niet zelden veroorzaakt door het ontbreken van een dergelijke balans, en zij schieten gemakkelijker dan je denkt in paniek van een simpele e-mail.

E-mails negeren is uitermate lastig omdat onze oer-moraal zegt dat bereikbaarheid en contact intrinsiek nastrevenswaardig zijn. Door de moderne techniek moeten we echter onze moraal herzien. Wees ook hip en verstuur e-mails als het nodig is en op burgerlijke tijden.

Volg ons op Instagram