Ga direct naar inhoud
Profielen | Profielen translated
1 juni 2020

Zwart logo Profielen

Onafhankelijk nieuws van de Hogeschool Rotterdam

Illutration of authors face

Jelle van Baardewijk is lector bedrijfsethiek bij het onderzoekscentrum Business Innovation. Voor Profielen behandelt hij  om de week een ethische kwestie. Zijn eerdere dilemma’s vind je hier. 

Recente blogs

Blog

Dilemma op Donderdag: Moet je buiten werktijd je e-mail bijhouden?

Gepubliceerd: 26 September 2019 • Leestijd: 1 minuten en 55 seconden • Jelle

E-mails van je werk beantwoorden in het weekend of ‘s avonds: heb je er weleens bij stilgestaan waarom je dat wel of niet zou moeten doen? Wees gerust: filosoof Jelle van Baardewijk dacht er goed over na. De uitkomst daarvan lees je in zijn blog Dilemma op Donderdag.

Stel, je hebt altijd de woensdag vrij. Op donderdagochtend vraagt een collega je iets over een e-mail die op woensdagochtend is doorgestuurd. Je weet niet waar het over gaat, omdat je je mail niet hebt gelezen. Jij staat op het standpunt dat je woensdag niet werkt en dus ook je mail niet hoeft te lezen. De collega werkt fulltime en kijkt je meewarig aan. Een lastige situatie. Wie heeft hier gelijk? Zijn we verplicht onze werk- en studiemail frequent te lezen en te beantwoorden? En hoe zit dat in de avonduren?

Organisatie-adviseurs en coaches adviseren steevast dat het beter is je e-mailtijd te bundelen, bijvoorbeeld eenmaal ’s ochtends en eenmaal ’s middags. (Check jij je mail ieder uur, bouw dat dan stap voor stap af.)

Focus hoort bij goed zelfmanagement. Veel mensen vinden dit lastig, omdat dat betekent dat je soms een collega even laat wachten op dat ene document waar hij of zij om vroeg. Dat druist in tegen een heel basale moraal: als iemand een beroep op je doet, moet je helpen!

Onlangs las ik de briefwisseling tussen Reve en Hermans, de twee mastodonten van de naoorlogse Nederlandse literatuur. Wat mij opviel, is dat ze dagen of zelfs wekenlang wachten op elkaars reactie. Wat een eeuwigheid! Maar de reacties waren er ook naar. Als je eventueel zes weken moet wachten op een antwoord, overweeg je beter wat je zegt.

Tegenwoordig zet je iets snel op de mail en verwacht je even snel respons. Dat is soms een voordeel, maar het berooft ons ook van zorgvuldigheid en aandacht. Wie zich moet concentreren, toch al druk genoeg is, of simpelweg geniet van een roman of film, moet blij zijn met onbereikbaarheid en onze oer-moraal over communicatie negeren.

Dergelijke momenten zijn voor iedereen schaars, ook voor studenten, en verdienen bescherming. Vertrouw dus niet te veel op je geweten wat betreft bereikbaarheid. Gebruik liever je verstand en negeer, al dan niet met een onrustig hart, e-mail buiten werktijd.

Zelf denk ik ’s avonds vaak: ach, een antwoord op een mail is snel gegeven. Maar als je goed georganiseerd werkt dan is dit onnodig en schept te snelle correspondentie verkeerde verwachtingen. Mijn stelregel is daarom: zo min mogelijk mailen in de avonden.

In hiërarchische situaties is terughoudendheid bij mailen nóg wenselijker. Mail als manager of docent daarom alleen als het noodzakelijk is en bedenk dat veel mensen vechten voor een goede balans tussen werk, studie en privétijd. Onze maatschappij telt teveel mensen die opgebrand zijn, niet zelden veroorzaakt door het ontbreken van een dergelijke balans, en zij schieten gemakkelijker dan je denkt in paniek van een simpele e-mail.

E-mails negeren is uitermate lastig omdat onze oer-moraal zegt dat bereikbaarheid en contact intrinsiek nastrevenswaardig zijn. Door de moderne techniek moeten we echter onze moraal herzien. Wees ook hip en verstuur e-mails als het nodig is en op burgerlijke tijden.

Recente blogs

Reacties

Laat een reactie achter

4 Responses to Dilemma op Donderdag: Moet je buiten werktijd je e-mail bijhouden?

  1. E-mail is in de basis a-synchrone communicatie. Meteen antwoord verwachten is op zijn zachts gezegd naïef. Besef dat je de mail stuurt als het jou uitkomt. Maar dat je absoluut geen rekening houdt met de timing van de ontvanger.
    Dus als je meteen antwoord wilt gebruik dan synchrone communicatie, de telefoon bijvoorbeeld, of je loopt langs.
    Binnenkort meer over Digitale Etiquette op profielen.

  2. Flexibele werktijden is natuurlijk geen vrijbrief om alleen met jezelf rekening te houden. Dus: maak afspraken als het nog niet druk is. Deeltijd = een deel van de tijd, dus wie doet het werk die andere tijden? De deeltijder moet dus elke week overdragen of de planning van de doorlooptijd moet langer. Anders werk je toch voltijd voor een deeltijd salaris. Samengevat: afspraken maken. Maak het bespreekbaar on het team, in plaats van chagrijnig of boos te worden als iemand er niet is op jouw moment.

  3. Dezelfde vraag is natuurlijk ook te betrekken op synchrone communicatie: moet je buiten werktijd telefoontjes van je werk beantwoorden?

    Afspraken maken is leuk, maar de vraag betreft de “morele verplichting” van bereikbaar zijn in een wereld waarin de technologie ons de mogelijkheid bied dit te zijn, een mogelijkheid die door sommigen klakkeloos wordt overgenomen als een imperatief om bereikbaar te moeten zijn. Ik heb mensen in mijn leven letterlijk horen zeggen “Je hebt een mobiele telefoon dus je hebt geen excuus om niet bereikbaar te zijn.” Ik heb een heel goed excuus: ik sta niet tot je beschikking in mijn eigen tijd.

    Andersom doen sommige mensen dit ook zichzelf aan door zichzelf de stressvolle plicht op te leggen altijd bereikbaar te moeten zijn “voor het geval dat”, omdat ze denken dat dit “kunnen” omgezet is in een “moeten”.

    Waar dit idee exact vandaan is gekomen is waarschijnlijk een lange en interessante discussie maar ik kijk graag voor een antwoord terug naar een tijd voordat iedereen een mobieltje met email-functie had. De wereld stortte toen ook niet in. De meeste problemen hoeven echt niet nu direct opgelost te worden en het is heel prettig om tot je volgende werkmoment niet eens bewust te zijn van het bestaan van deze problemen zodat je deze keuze niet eens hoeft te maken.

    En als je deze wel moet maken omdat de informatie ongevraagd jouw kant op komt, bedenk dat “kunnen” en “moeten” twee verschillende dingen zijn. Je kan een uitzondering maken voor echte noodgevallen (denk wel even na wat daadwerkelijke “nood” is), maar zoals het oude gezegde gaat, “Morgen weer een dag.”

 

Spelregels

De redactie waardeert het als je onder je eigen naam reageert.

  1. Houd het netjes, beschaafd, vriendelijk en respectvol. Niet vloeken of schelden.
  2. Dwaal niet af van het onderwerp (blijf ‘on topic’).
  3. Wees kort, duidelijk en maak een punt.
  4. Gebruik argumenten, geen uitroepen.
  5. Geen commerciële boodschappen.
  6. Niet op de man/vrouw spelen.
  7. Niet discrimineren, aanzetten tot haat of oproepen tot geweld (ook niet voor de grap).
  8. Van bezoekers die een reactie achterlaten op de site wordt automatisch het IP-adres opgeslagen.
  9. De redactie geeft reacties die dreigende taal bevatten door aan de veiligheidscoördinator van de Hogeschool Rotterdam.

Lees hier alle details over onze spelregels.

Back to Top

%d bloggers like this: