De medezeggenschapsraden van CMI en het inspraakorgaan voor de kenniscentra vergaderen nooit openbaar. Dat wordt duidelijk uit een onderzoek dat Profielen deed onder de decentrale raden. Contact met de achterban is er wel, maar die bezoekt bij hoge uitzondering een (openbare) vergadering. 

Medewerkers en studenten van de hogeschool kunnen meepraten over beleid. Dat is niet alleen omdat de HR een democratische instelling wil zijn, maar ook omdat het moet van de wet. Die verplicht hogescholen een medezeggenschapsraad te hebben. Dat geldt ook voor de verschillende onderwijsinstituten, diensten en kenniscentra, waar directeuren hun plannen met de decentrale medezeggenschapsraad moeten bespreken. De gekozen leden van die raad hebben het recht om advies te geven en in sommige gevallen mogen ze al dan niet instemmen met bepaald beleid.  

De centrale medezeggenschapsraad van de hogeschool (de gesprekspartner van het college van bestuur) deelt de notulen van de vergaderingen op intranetsite Hint en hun vergaderingen met het cvb zijn openbaar. Maar kan de achterban van een decentrale raad ook meekijken? Dat lijkt voor een aantal imr’en niet het geval. Zij vergaderen achter gesloten deuren, terwijl de wet om openbaarheid vraagt. Sommige raden publiceren geen notulen van hun vergaderingen.  

Rondgang langs medezeggenschapsraden

Dat blijkt uit de rondgang van Profielen langs alle twaalf ‘decentrale’ medezeggenschapsraden. Dat zijn die van de onderwijsinstituten (imr’en), de kenniscentra (iok, inspraakorgaan kenniscentra) en de diensten (iod, inspraakorgaan diensten). Profielen stuurde de twaalf decentrale raden een korte vragenlijst en kreeg daarop tien reacties, de imr van IGO en het iok reageerden niet. Daarnaast zocht Profielen naar de notulen van imr’en op Hint.  

Aanleiding om de raden een vragenlijst te sturen over hun transparantie en contact met hun achterban was de mededeling van de voorzitter van het iok dat hun vergaderingen niet openbaar zijn. Profielen vroeg daarnaar omdat ze vanwege het mogelijk verdwijnen van Mama’s Garden (het gerucht deed al een tijd de ronde) bij een vergadering van het inspraakorgaan aanwezig wilde zijn. De voorzitter wees daarbij op de bepaling in het reglement dat de ‘vergadering van de raad openbaar is, tenzij over individuele personen wordt gesproken’ of minstens een derde van de aanwezige leden zich verzet tegen openbaarheid.

Er kan ook, maakt het reglement duidelijk, in beslotenheid worden vergaderd omdat er geheimhouding is opgelegd door het inspraakorgaan zelf, of door de directeur. Een specifieke reden voor de beslotenheid van de vergaderingen werd Profielen niet gegeven, wel werd gewezen op de (on)veiligheid voor de leden van iok. 

Ook bij de imr van de RAC zijn de vergaderingen niet openbaar, schrijft voorzitter Dilek Atas in de vragenlijst, met de verontschuldigende toevoeging dat ze nog niet zo lang deel uitmaakt van de raad en niet weet waarom die keuze is gemaakt. Atas meldt zich later om te zeggen dat de vergaderingen toch wel openbaar zijn. ‘Alleen hebben wij nergens de data online staan. Dit maakte dat ik even in twijfel was. Gelukkig hebben wij nu een nieuw imr-lid, die ook bij de marketing & communicatie afdeling werkt. Erg fijn! Zij is onze Hintpagina nu aan het updaten.’  

Gevoelige onderwerpen

Voorzitter Jeanine Stout van de imr van CMI wijst niet op het reglement van de imr’en maar op de WHW, de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek waarin  staat dat de raad ‘naar vermogen openheid, openbaarheid en onderling overleg’ bevordert. Het verplicht ons niet openbare vergaderingen te hebben, wel om zo transparant mogelijk te zijn’, reageert Stout.   

‘Sommige van onze leden’, motiveert de imr-voorzitter, ‘voelen zich ongemakkelijk om zich uit te spreken wanneer ‘onbekenden’ zomaar onaangekondigd aansluiten. Een veilige omgeving is één van onze kernwaarden. Je uitspreken vraagt om lef en dit willen zoveel mogelijk stimuleren, soms kan het spannend zijn een gevoelig onderwerp aan te kaarten of is iemand nog zoekend naar hoe dit goed te formuleren. Daarnaast worden er soms ook gevoelige onderwerpen besproken zoals de begroting of cijfers rondom instroom en personele bezetting’.  

‘Niet openbaar’ wil bij CMI overigens niet zeggen dat er nooit gasten zijn, geeft de voorzitter aan. ‘Iedereen is op uitnodiging welkom’, reageert Stout. ‘Vertegenwoordigers van onze achterban of stakeholders nodigen wij zelf uit; iedere vergadering sluiten er verschillende mensen aan. En als mensen geïnteresseerd zijn in wat wij doen en zeggen in de vergaderingen in het algemeen of betreffende bepaalde thema’s mogen ze altijd vragen om geheel of gedeeltelijk aan te sluiten.’ 
 
De imr van CMI heeft op zulke verzoeken nooit nee gezegd. Stout: ‘Maar dit zou in theorie wel kunnen; we overleggen altijd met de huidige leden of iedereen zich daar comfortabel bij voelt en de agendapunten dit toelaten’. 

Contact met achterban

Contact met de achterban hebben alle raden, geven ze aan bij de vraag of ze actief contact onderhouden en op welke manier. Negen van de raden vinkten de keuzemogelijkheid ‘persoonlijke contacten’ aan, acht versturen een nieuwsbrief, vijf hebben mailcontact met de achterban, drie gebruiken social media en raden vulden zelf onder andere nog contact met opleidingscommissies en inloopspreekuren in.  

Op de vraag aan de raden ‘Nodigen jullie de achterban actief uit voor de vergaderingen?’ antwoordden drie van de tien raden ‘Ja’. Bij de imr van ISO doen ze dat via e-mail, bij de WdKA en CMI doen ze via verschillende media zoals posters, flyers, de nieuwsbrief, social media en ook email.  

Worden de vergaderingen goed bezocht? Van de tien raden die de vragenlijst invulden, kiezen er vier voor de keuzeoptie ‘soms door een enkeling’, evenveel veel voor ‘nooit’ en twee voor ‘geregeld meerderen’.  

Notulen delen

Terug naar de imr van CMI die, blijkt uit het onderzoekje, notulen maakt en deelt van haar  – niet openbare – vergaderingen. Bij gevoelige onderwerpen worden in die notulen wel ‘de juiste woorden gezocht om het naar buiten te brengen’, vertelt Jeanine Stout. ‘Maar dit komt zelden voor; we zijn daar echt wel zo transparant mogelijk in; de vragen die gesteld worden zijn juist altijd belangrijk om weer te geven’.  

De imr van CMI deelt de notulen via intranetsite Hint en via haar nieuwsbrief. Nog twee andere imr’en en het iod (inspraakorgaan diensten) delen hun notulen via Hint. De imr van EAS vinkte aan dat ook te doen, maar de laatste gepubliceerde notulen zijn van eind 2021. Bij de imr van RBS zijn de notulen op aanvraag beschikbaar, is te lezen op hun Hint-pagina. Het staat niet expliciet op Hint, maar de imr van IvL deelt de notulen ook op aanvraag. ‘Al jaren vraagt  niemand ernaar’, voegt Anne-Marit Dannijs daaraan toe. Bij de imr van RAC zijn de notulen niet openbaar, geeft men aan. Dit is in tegenspraak met het huishoudelijk reglement van de imr’en waarin staat de agendastukken en de verslagen van niet-besloten vergaderingen ter inzage moeten liggen.   

Hogeschoolbrede werkgroep

De reglementen gaan in het kader van de eerder genoemde ‘versterking medezeggenschap’ overigens ‘op de schop’, zegt Dannijs. Zij maakt naast haar lidmaatschap van de imr van IvL ook deel uit van de hogeschoolbrede werkgroep die zich over de versterking buigt. Dannijs stelt ook dat de informatie op Hint van en over de medezeggenschapsorganen ‘niet overal is bijgewerkt’. ‘Dat gaan we verbeteren waarbij we ons overigens ook gaan afvragen of Hint hier überhaupt voor willen gaan gebruiken’, vertelt ze. ‘Er gaan ook posters en flyers komen over de medezeggenschap. Er komt een keuzevak over de mr, en ook trainingen over de mr voor managers en directeuren. We gaan dat voor de hele HR goed op poten zetten. Komend jaar gaan we daar knopen over doorhakken.’

De werkgroep zou het ook goed vinden als raden laten zien waar ze mee bezig zijn. Dat je bijvoorbeeld vertelt dat en hoe je als raad bij een bepaald onderwerp impact hebt gehad op het genomen besluit.  

Op Hint verscheen onlangs overigens een wat ander bericht over de tussentijdse verkiezingen voor de mr (voor de momenteel openstaande vacatures in de raden) dan voorgaande jaren. Met foto’s en met wat meer informatie over wat de mr inhoudt. ‘Dat is een eerste zichtbare stapje’, vertelt Nathalie Sala, sinds kort projectleider van de werkgroep, over het werk van de werkgroep. 

Participatiebijeenkomsten

Een andere verandering bij de medezeggenschapsraden zou de introductie van participatiebijeenkomsten kunnen zijn, naast of in plaats van een imr-vergadering. Ruim een jaar geleden kwam zoiets al ter sprake tijdens een vergadering van de centrale medezeggenschap.  

Doel hiervan is, werd tijdens die vergadering gezegd, om (meer) studenten en medewerkers te betrekken bij het nemen van besluiten, waarmee de kwaliteit van de besluitvorming beter wordt. De raden hebben dan meer een regierol, zij moeten laten zien dat de participatie er is geweest. 

In plaats van participatiebijeenkomsten zijn er op sommige plekken nu bijvoorbeeld inloopspreekuren. Dat gebeurt ook bij CMI, vertelt voorzitter Stout. ‘En we doen rondes om input op te halen en terug te geven wat er is besproken en gedaan. Ook dit is een manier om de transparantie te vergroten’.  

Tekst: Jos van Nierop 
Beeld: Demian Janssen