‘Ik ben onlangs op studiereis geweest. Nu ben ik al een aantal dagen bezig met declareren. Bonnetjes en screenshots van afschriften en goedkeurformulieren… Het valt me op dat het wel erg veel werk is geworden. Ik hoor er andere docenten ook over klagen. Er wordt best veel van je gevraagd als je op studiereis gaat. M’n gezin een week op z’n kop, alles voorschieten en dan achteraf een enorme administratie waarbij de meeste docenten het gewoon opgeven om dingen te declareren. Kan dit niet eenvoudiger?’
Groet, Studiereiziger

We legden je vraag voor aan de afdeling AIC, die gaat over de boekhouding van de hogeschool en over de verantwoording van onze uitgaven. ‘Het is typisch een onderwerp dat tussen onderwijs en dienstverlening in staat’, erkent een woordvoerder, ‘mensen vinden het niet leuk.’

Het korte antwoord van de afdeling AIC op de vraag ‘kan dit niet eenvoudiger?’ is: ‘Helaas niet’. Maar misschien scheelt het veel irritatie als je beter snapt waarom.

De hogeschool is een instelling die met publiek geld (‘ons aller belastingcenten’) wordt betaald, dus moeten we heel goed kunnen verantwoorden waar we het geld aan uitgeven. Dat betekent minutieus administreren.

Daarbij is de hogeschool ook nog eens een grote organisatie, waar verschillende lagen en afdelingen tussen jou en je bonnetje zitten. Iemand op de financiële administratie wéét natuurlijk niet dat en hoe en waarom en wanneer je met studenten naar Italië bent geweest, om maar een voorbeeld te noemen. Daarom moet je vrij veel – misschien voor jouw gevoel overbodige – informatie geven.

En ja: voor elke uitgave moet je een apart ‘record’ aanmaken; al die uitgaven verzamel je in één declaratie. Ook dat voelt als een hoop gedoe: de lunch, de plattegrond die je in het museum kocht en het buskaartje kunnen niet bij elkaar op een bon. Uitgaven horen boekhoudkundig in verschillende categorieën thuis. Om ze goed en vlot in de financiële systemen te verwerken is het nodig dat elke uitgave een eigen invoer krijgt.

Er zijn ook fiscale redenen waarom het declareren gaat zoals het gaat. Als je niet op basis van duidelijke bonnen kunt bewijzen dat je kosten hebt gemaakt voor het uitvoeren van je werk, kan de belastingdienst de vergoeding beschouwen als inkomen en daar dus belasting over heffen. Dat wil je ook niet.

‘We werken eraan om het eenvoudiger te maken’, laat een woordvoerder van de afdeling AIC weten, ‘maar we zijn ook een beetje een olietanker die niet zomaar van koers kan veranderen.’ En de HR heeft veel regels en procedures niet voor het uitkiezen.

In de tussentijd hebben wij wel tips voor je om bij thuiskomst sneller klaar te zijn met je administratie. HR2Day, het programma waarin je als medewerker je declaraties invoert, heeft ook een mobiele app. Als je die op je telefoon installeert, kun je aan het einde van de dag meteen de bonnetjes van die dag invoeren. Er zijn vast andere en gezelligere dingen te doen, maar echt, met tien minuutjes ben je er wel, en heb je er thuis geen dagtaak meer aan.

Volg daarbij de aanwijzingen die je hier vindt, zodat je declaratie meteen helemaal in orde is en door kan naar de volgende ronde (goedkeuring door je manager). Anders krijg je hem weer terug met aanvullende vragen en stijgt je frustratielevel onnodig.

En tot slot: hoe hoog je frustratielevel ook is gestegen, schreeuw even in een kussen en niet tegen de mensen van de financiële administratie. Want ja: dat gebeurt, helaas. De collega’s van financiën volgen de regels en doen hun werk zoals ze dat moeten doen. ‘Geloof me, we maken het niet opzettelijk ingewikkeld’, aldus de AIC-woordvoerder.

Tekst: Edith van Gameren
Illustratie: Marit Breuker