Hoe kunnen de ondersteuners bijdragen aan verbetering van de onderwijskwaliteit, dat was de hamvraag. De meeste antwoorden gingen over communicatie. Docenten moeten duidelijker aangeven aan welke ondersteuning ze behoefte hebben, ondersteuners binnen de instituten en medewerkers van de diensten moeten die ondersteuning dan zo goed mogelijk aanbieden en ook ‘nee’ durven te zeggen. Wet- en regelgeving bepaalt wat kan, en ook wat niet kan.

1.500 softwaresystemen
Dat er in die communicatie nogal eens wat misgaat, dat was duidelijk. Er blijken op de hogeschool 1.500 softwaresystemen gebruikt te worden, waarvan 500 onderwijsgerelateerd. En die systemen sluiten niet altijd goed op elkaar aan.

Archiveren, nog zo’n onderwerp. Instituten en diensten vinden elke keer weer hun eigen wiel uit. Gevolg: ook die systemen sluiten niet op elkaar aan. ‘Ik moet nu de archivering bij IBK op orde gaan brengen’, riep Robert Bouwhuis, onderwijsmanager van IBK, min of meer wanhopig uit. ‘Maar ik heb er de ballen verstand van! Kan er niet één archief-persoon komen voor de hele hogeschool? Laat mij iets doen dat het onderwijs ten goede komt.’

En wat als je wordt opgezadeld met de oplossing van een probleem, terwijl je je niet bewust was dat je een probleem hád, vraagt een mediatheekmedewerkster zich af. Ze heeft het over de invoering van het nieuwe systeem van facturering, Orion. ‘Wat was er mis met het oude systeem? De hoeveelheid tijd die we nu kwijt zijn aan het factureren, dat is echt veel meer dan vroeger. Die tijd zouden we beter kunnen gebruiken voor onze core business: de mediatheek. Dát zou de kwaliteit van het onderwijs ten goede komen.’

Maar ook hier ging het om communicatie want, zo vertelde Ruud van Riel, één van de directeuren van financiën, voorheen was de facturering een ramp. ‘Het kwam heel regelmatig voor dat een factuur naar een docent werd gestuurd die ‘m opborg in zijn privé-administratie en zo kon het gerust een half jaar duren voor die factuur weer boven water was.’ Dat verhaal kennen de meeste gebruikers van Orion niet. Communicatie dus: als je het probleem van je collega kent, begrijp je ook beter waarom dingen soms moeten veranderen.

Afvoerputje
Nog eentje dan: Maria van Holten, auditor bij AMC, signaleerde dat de komst van AMC haar collega’s bij de instituten en diensten zenuwachtig maakt. ‘Collega’s ervaren dat zij aan ons onderzoek moeten meewerken voor ons. En dat ze het zonde vinden om hun tijd en energie daaraan te besteden. Hoe maken we collega’s ervan bewust dat wij er zijn voor hen?’

Collegevoorzitter Ron Bormans reageerde hierop door te stellen dat hij hierin een uiting ziet van gebrek aan professionaliteit. ‘Zo hard wil ik het wel zeggen. De angst leeft waarschijnlijk dat wij van het college van bestuur dingen te weten komen die niet goed gaan. Laat ik heel duidelijk zijn: liever dat wij dat horen dan de minister. Dan kunnen we er tenminste wat aan doen.’

De discussie ging verder, over ‘ontkokeren’, ‘horizontaal om hulp vragen’ en ‘de meerwaarde die de ondersteuners hebben’.

‘Is het niet vreemd dat we vandaag pas met elkaar praten over wat er nodig is om tot kwalitatief betere dienstverlening te komen terwijl de formatieplaatjes per dienst al klaarliggen?’, vroeg Menno Siljee, decaan en lid van het Inspraakorgaan Diensten, zich hardop af. Formatieplaatjes die overigens nog niet bekend zijn gemaakt. ‘Is dat niet de omgekeerde wereld? En ontstaat er door deze discussie niet een kunstmatige tegenstelling tussen docenten en ondersteunend personeel waarbij docenten de ‘betere mens’ zouden zijn?’ Dat gevoel had een medewerkster van een bedrijfsbureau in ieder geval wel. ‘Wij van het bedrijfsbureau zijn het afvoerputje van het onderwijsproces.’ Aanwezigen reageren geschokt op deze opmerking.

Geen man en paard
Vandaag werd gesproken over hoe er beter kan worden samengewerkt, maar man en paard werden niet genoemd. Wat gebeurt er met de medewerkers van wie de meerwaarde niet duidelijk is of wordt? Welke organisatieveranderingen komen eraan? Welke taken blijven bestaan? Welke worden elders ondergebracht en hoe worden de diensten van de toekomst aangestuurd? Het college heeft er plannen voor, maar die plannen blijven nog even in de kast, tot ergens dit najaar. ‘Een ding is zeker’, stelde Bormans de aanwezigen gerust, ‘er gaan geen gedwongen ontslagen vallen. Dat is niet zorgvuldig naar onze mensen en ons Focusprogramma is zonder reorganisatie al moeilijk genoeg.’

Cees van der Kraan, directeur RBS, krijgt de handen op elkaar met zijn afsluitende reactie op het ‘afvoerputje’. ‘Nog even terug naar onze collega van het bedrijfsbureau’, zegt Van der Kraan. ‘Maak je rol niet kleiner dan die is. Want als er geen afvoerputjes zouden zijn, zouden we allemaal verdrinken.’

De HR geeft te veel uit aan overhead, formatie die aan de eigen organisatie wordt besteed: 42,5%. Bij andere grote hogescholen is dat 37%. De uitgaven aan overhead moeten omlaag om geld vrij te maken voor het onderwijs. De overhead moet omlaag van 42,5% naar 37%.
Vanaf januari wordt gewerkt aan de uitvoering van de plannen, die, nogmaals, dit najaar bekend worden gemaakt. Daarop volgt weer een bijeenkomst.

Dorine van Namen