In de maanden dat de temperatuur in Rotterdam regelmatig opliep tot boven de 30 graden, zette een diverse groep medewerkers van de hogeschool alle zeilen bij om tijdig de detailplannen voor de domeinvorming op te leveren. De kwartiermakersteams hadden hierin een belangrijk rol. Profielen sprak twee kwartiermakers en twee teamleden over die periode. En met hoeveel spanning kijken ze naar het cmr-besluit?

Is het stilte voor de storm nu – in afwachting van de cmr-beslissing – of zijn jullie nog steeds druk?

RvI: ‘Laten we het niet mooier maken dan het is, het is wel echt heel druk. Ik zou eigenlijk het liefst op duizend plekken tegelijk willen zijn om overal dingen op te halen. We proberen een goede balans te vinden tussen het kwartiermaken in de domeinen en de organisaties waar we ook nog leiding aan geven. Dat lukt best aardig, we stemmen daar ook veel met elkaar over af.

MG: ‘Zaken die hogeschoolbreed zijn kun je soms onderling (in de groep van kwartiermakers, red.) verdelen. We zijn aan het “preppen” voor als domeinvorming doorgaat en we per 1 januari overgaan naar de domeinen. Je kunt niet op 3 december pas beginnen aan startdossiers en transitieplannen.’

RvI: ‘In die transitieplannen staan alle processen die na 1 januari door moeten gaan maar waar misschien iets in veranderd is, doordat er een andere directeur is bijvoorbeeld.’

MG: ‘De systemen moeten aansluiten op de nieuwe situatie; het gaat over handtekeningen, autorisaties, codes en aandacht voor mensen die van het ene naar het andere domein gaan. Iedereen wil in januari gewoon door met onderwijs en onderzoek en met bedrijfsvoering, het moet heel smooth verlopen. Je kunt deze wijzigingen pas doorvoeren als het besluit is genomen, maar het moet wel klaarliggen.’

RvI: ‘Die plannen maken we vooral in contact met de huidige directeuren en managers, die hebben goed zicht op hoe de instituten en kenniscentra georganiseerd zijn.

We horen ook veel signalen uit de organisatie die het verdienen om opgepakt te worden, of over door te praten. Daar zit bij mij soms een beetje ongemak: Ik leer allemaal mooie initiatieven en ideeën kennen en ik zou er liefst meteen in willen duiken, maar dat kan nu nog niet. Die inventariseren we wel en bundelen we in  het startdossier, een soort werkdocument met onderwerpen en thema’s waar we de komende jaren over na willen denken.’

Sigrid en  Martijn, hoe is het op dit moment voor jullie?

MdR: ‘Voor de zomervakantie moest de aanvraag naar de cmr, en dat moest heel gedegen en goed gedaan worden. Dat was echt een pressure cooker waarin we snel grote stappen moesten maken. Nu is er meer rust om in gesprek te gaan met mensen, en wat dieper in onderwerpen te duiken. We zijn er nog steeds druk mee, maar in een rustiger tempo.’

SV: ‘Nu zijn met name de kwartiermakers aan zet. Ik kijk en denk wel nog steeds kritisch mee, maar mijn organisatorische werk is nu wat rustiger. De snelheid waarmee dingen geregeld moesten zijn voor de zomer was weleens lastig, voor de klankbordgroep bijvoorbeeld moesten we binnen drie dagen namen aanleveren.’

Jullie begonnen in april met plannen maken, hoe gaat zoiets?

MG: ‘We hadden een paar kaders mee vanuit het cvb. Met elkaar hebben we nog een aantal kaders uitgedacht. We hebben gekeken wat in de context van elk domein speelde, waarvan mensen zeiden: dat moet in ons eigen ontwerp een plek krijgen. We hebben met elkaar gespard, discussies gevoerd; het helpt enorm als je het niet altijd met elkaar eens bent. Zo is het geworden wat het nu is: eenheid tussen de domeinen, maar ook verschillen die goed te verklaren zijn.’

RvI: ‘Een uitgangspunt was bijvoorbeeld inhoudelijke samenhang. De breedte van de inhoud varieert per domein en dat heeft invloed op de keuze van de ‘ordenende principes’. Bij Mens & Maatschappij kwamen we bijvoorbeeld uit op drie clusters van inhoudelijk met elkaar samenhangende opleidingen en een cluster privaat onderwijs. Bij zorg is dat weer anders, en bij techniek ook. De eenheid zit in het werken met een compacter, strategisch managementteam, dat gezamenlijk verantwoordelijkheid is voor de ontwikkeling van onderwijs en onderzoek in het hele domein.’

Hoe hebben jullie bepaalde keuzes gemaakt? Zo gaat een aantal tweejarige it-opleidingen naar Stad, Haven & Industrie en niet naar ‘Design’, bij de it-bachelors en -masters. Dat lijkt niet meteen logisch.

RvI: ‘In zijn algemeenheid: er is nooit één oplossing voor een vraagstuk. Je gaat op zoek naar wat uiteindelijk het best passend is. We hebben flinke discussies gevoerd over de vraag welke opleiding het best in welk domein zou passen en waarom. En voor meerdere keuzes waren valide argumenten; het is geen absolute wetenschap.’

MG: ‘Samen met opleidingen zelf kijk je welke opties er zijn en wat logisch is.’

RvI: ‘Uit die gesprekken kwamen ook kleine aanpassingen op de hoofdstructuur. De academie voor bouwkunst zat bijvoorbeeld in het meer technische domein Stad, Haven en Industrie, maar uit de gesprekken haalden we op dat het beter paste bij Design. Bij techniek blijven had óók voordelen. Dat was in het ontwerpen best lastig: als allebei waar is, moet je met elkaar een keuze maken. We hebben gekozen voor wat voor de toekomst het best passend is en een opleiding nu ook het beste helpt.’’

‘In elke check binnen het MT was steeds onze afweging: staat deze keuze ontwikkeling in de weg, of stimuleert het juist?’

MG: ‘Een voorbeeld is ook de opleiding bml (biologie en medisch laboratoriumonderzoek, red.), die past bij zorg en bij techniek. Uiteindelijk heeft bml een visiedocument geschreven: zo zien wij het, en daarom passen we het beste bij zorg. Maar met de kanttekening dat goede afspraken maken met Domein Stad, Haven en Industrie nodig zijn. En een praktisch punt daarbij: de studenten willen graag het ingenieursdiploma krijgen. Dat moeten we dan regelen.

In elke check binnen het MT was steeds onze afweging: staat deze keuze ontwikkeling in de weg, of stimuleert het juist? En er gaan geen hekken om domeinen. Zeker wat betreft DOO, minoren en onderzoek moet je over de grenzen van domeinen verbindingen gaan leggen, dat moeten we juist beter faciliteren. Onze maatschappelijke opgaven hangen niet aan één domein.’

Hoe werkten jullie samen in het kwartiermakersteam?

SV: ‘In domein zorg zijn we met zijn vieren om Marleen te ondersteunen. We vullen elkaar aan en zijn allemaal kritisch meedenker in het ontwikkelen van de fijnstructuur. Mijn taak was meedenken over communicatie naar de achterban en soms juist heel praktisch: het verzamelen van klankbordgroepleden.

MdR: ‘We zijn gestart met een tweedaagse, met ook de HRM business partner en de controller, waarin we elkaar leerden kennen en heel snel een team waren. Ik vond het wel zoeken naar balans tussen veelheid en zorgvuldigheid; we voerden veel gesprekken en ik voelde de verantwoordelijkheid die goed mee te nemen, het gaat over mensen hun werk, hun baan. In die snelheid wil je het ook goed doen, de belangen zijn groot.’

RvI: ‘Daarom vond ik het heel fijn dat Martijn en ik de gesprekken bijna altijd samen konden doen. Je wilt goed horen wat er gezegd wordt en dan hoor je samen meer dan alleen. Het werkt om kritische tegenspraak te organiseren. Martijn heeft me ook weleens op de rails gehouden. Precies wat je nodig hebt.’

Is het weleens frustrerend, dat collega’s soms nog de waarom-vraag stellen?

MG: ‘Soms is het ingewikkeld voor de organisatie, zo’n verandering. Mensen denken: Is het dan nu niet goed wat we doen? Ja, we doen toffe dingen, zeg ik dan, maar om die te behouden en verder te brengen is dit nodig.’

RvI: ‘We horen op het “hoog-over waarom” – dat we een kennisinstelling willen worden en meer voor de samenleving willen betekenen – eigenlijk alleen instemmende geluiden. Maar het is wat Marleen ook zegt: we doen als hogeschool al ontzettend veel mooie dingen. Zo’n transitie kan overkomen alsof dat niet zo is, en dat doet iets met mensen. Maar – even een bouwmetafoor – groot onderhoud doe je op momenten dat het mooi weer is. We zijn nu aan het veranderen zodat we weer jaren vooruit kunnen. Van een instelling mag je ook verwachten dat men tien of vijftien jaar vooruitkijkt.

‘We doen als hogeschool al ontzettend veel mooie dingen. Zo’n transitie kan overkomen alsof dat niet zo is, en dat doet iets met mensen.’

Als ik doorpraat met mensen komen er vaak ook voorbeelden als “ik zou dit wel willen, maar ik loop vast” of “ik heb dit weleens geprobeerd maar dat strandde daar en daar”. Ik constateer dat we als organisatie ook iets te leren hebben zodat initiatieven beter hun plek gaan vinden.’

MG: ‘En dat het niet alleen afhankelijk is van de initiatiefrijkheid van een individu, maar dat je de condities creëert die ervoor zorgen dat anderen ook kansen kunnen pakken.’

RvI: ‘Het begint nu met een organisatiemodel – de fijnstructuur – als kader om vanuit te denken. Maar de kern is natuurlijk: hoe gaan we de dingen samen doen, wat voor samenwerkingscultuur past erbij, welke competenties van medewerkers willen we meer ontwikkeld zien in de toekomst, thema’s die de komende jaren onze aandacht vragen.

Robert en Marleen, jullie hebben nu al een tijd een dubbele taak. Hoe houden jullie dat vol?

RvI: ‘Met humor en lachen, we zoeken elkaar veel op, we zien elkaar meerdere keren per week.’

MG: ‘Of we appen.’

MG ‘Je wordt wel geleefd als je niet oppast, je agenda is af en toe een ramp. Voor de vakantie dacht ik: dit gaat scheef, dit is niet goed. Ik probeer daar nu weer meer evenwicht in te vinden.’

RvI: ‘Tot aan het moment van de instemming blijft het wel een beetje zo.’

MG: ‘Iedereen begrijpt dat ook wel, en in ons instituut en kenniscentrum en CoE hebben we de taken een beetje anders belegd. Desalniettemin: ik voel me daar ook verantwoordelijk voor en ik wil er ook zijn, en als er iets is dan wil ik het ook weten. Het is ook fijn als ik in het pand loop, willekeurig wie, zegt hallo en vraagt hoe gaat het met je.’

‘Het is veel. Intens. Sommige gesprekken glijden ook niet zomaar van je af.’

RvI: ‘Er is veel begrip aan alle kanten. Wij mogen met heel ervaren managementteams werken. Ik kan bij IGO met vertrouwen dingen overdragen; dat moet ik nu iets vaker doen dan ik zou willen. Voor beide opdrachten zou ik het liefst de hele dag op AP, MP, KZ én de Pieter de Hooch zitten. Ik doe tegenwoordig alles met de elektrische scooter. Eerst voelde ik me wel een beetje bezwaard als ik met zo’n niet passende helm door de stad reed, maar ik ben de schaamte inmiddels voorbij, haha.’

RvI: ‘Het is wel een ingewikkelde periode, die veel verschillende dingen van ons vraagt. Je moet veel schakelen. Het is veel. Intens. Sommige gesprekken glijden ook niet zomaar van je af. Dan moet je even een rondje lopen.’

MG: ‘We hebben gelukkig allebei een hond. Je moet regelmatig reflecteren, Wat is er gebeurd, wat moet ik niet vergeten, waar moet ik nog op terugkomen. Het helpt wel als er een kogel door de kerk is. Dan kun je weer een volgende stap zetten.’

Tekst: Edith van Gameren
Foto’s: Michel-Milca Mutanga