Misbruik is nooit onmogelijk, maar voor een gemiddeld personeelslid aan de HR in ieder geval best lastig. Declaraties moeten worden goedgekeurd door de direct leidinggevende. Vervolgens gaan ze via de directeur van een instituut of dienst naar financiën, die vervolgens kijkt of er iets bijzonders aan de declaratie is. Omdat je eigen leidinggevende over het algemeen goed weet waarmee je bezig bent, kan die goed beoordelen of je declaratie nuttig of noodzakelijk is voor je werk aan de hogeschool – dat het dus een doelmatige uitgave is. Stop je er een bonnetje of een treinkaartje bij, dan zit het met de rechtmatigheid ook snel goed.

Met deze declaraties heeft de dienst amc (auditing, monitoring & control) niets te maken. Deze toetst namelijk alleen of instituten en diensten de procedures op orde hebben. ‘Voor personeel is er ook niet ontzettend veel te declareren’, zegt amc-directeur Peter van der Made. ‘Dat gaat voornamelijk om dienstreizen.’

Voor directeuren zijn speciale richtlijnen opgesteld. Zij kunnen bijvoorbeeld eersteklas reizen en krijgen een telefoon waarvan de hogeschool de rekening betaalt. Op verzoek van het college van bestuur (cvb) houdt amc zich bezig met de declaraties van directeuren én met die van het cvb.

Controleert amc de declaraties van directeuren op dezelfde manier als de leidinggevenden van docenten en medewerkers van de diensten?

‘Als amc toetsen we het declaratiegedrag van alle directeuren generiek. Dat wil zeggen dat we alle declaraties over een bepaalde periode toetsen op rechtmatigheid. Dat willen we iedere twee jaar doen, maar is voor het laatst in 2007 gebeurd. Ook dit jaar vindt weer zo’n toets plaats.
‘Je kunt natuurlijk in iedere procedure meer controles inbouwen, maar daar hangt een prijskaartje aan. Je moet dus een afweging maken van het risico van de declaraties ten opzichte van de controle. Wij hebben als hogeschool de keuze gemaakt om niet méér controles in de dagelijkse procedure te pompen, maar periodiek het geheel te toetsen. Die afweging is denk ik in het verleden terecht gemaakt.’

Toch heeft de dienst personeel & organisatie de richtlijnen verscherpt na jullie laatste onderzoek.

‘Ja, dat komt omdat een accountant die destijds bij amc werkte een aantal hiaten in de procedures vond. Maar uit zijn onderzoek kwamen absoluut geen onrechtmatigheden of fraude naar boven.’

Wie controleert de declaraties van het cvb?

‘Dat doe ik, als directeur van het amc. Het cvb heeft besloten dat al zijn declaraties moeten worden getekend door een collega-lid én door de directeur van het amc. Ik zie dus al hun declaraties. Bovendien rapporteert het amc jaarlijks onder andere over het declaratiegedrag van het cvb aan de raad van toezicht.’

Heeft u een beeld van hoeveel er jaarlijks door directies en het cvb gedeclareerd wordt?

‘Nee. Waarom zouden we dat willen weten? Ik kan het natuurlijk uitzoeken, maar dat vind ik niet zo spannend. Het zegt namelijk niets over de rechtmatigheid en doelmatigheid van declaraties. Eén euro kan volstrekt ónrechtmatig zijn en honderd euro réchtmatig. Het absolute bedrag – of het relatieve bedrag tegenover de hogeschoolbegroting – vind ik niet zo interessant.’

Hoe moeilijk is het om rechtmatigheid en doelmatigheid te toetsen?

‘Rechtmatigheid is niet zo moeilijk. Het bedrag moet herleidbaar en aantoonbaar zijn, dat is redelijk hard. Doelmatigheid is natuurlijk een punt van discussie. Dat moet je ook bekijken in combinatie met iemands functie.
‘Bovendien veranderen opvattingen daarover. Het politieke debat beïnvloedt ook hoe we er op deze hogeschool over denken.’

Even concreet: een directeur gaat op dienstreis. Wie bepaalt waar de grenzen liggen en of de uitgaven beperkt, redelijk of excessief zijn?

‘Als je van plan bent een dienstreis te maken moet je je altijd afvragen of een reis in het belang van de hogeschool is. Voor directeuren wordt deze vraag beantwoord door het cvb. Heeft hij toestemming, dan overlegt hij van tevoren met het cvb wat ongeveer de kosten zullen zijn en dient hij achteraf een declaratie in. Daar zitten wij niet tussen. Vooraf worden wij niet gekend in de afweging waarom een directeur een bepaalde dienst- of studiereis moet maken. Dus je kunt alleen maar achteraf vaststellen of de omvang van het aantal dienstreizen en de kosten ervan excessief zijn gestegen. Maar nogmaals: Daar is geen aanleiding toe.’

Mag hij business class vliegen, in een vijfsterrenhotel overnachten op kosten van de hogeschool? Mag hij de kosten van de minibar declareren?

‘Zo gedetailleerd zijn onze richtlijnen niet. En bovendien is het de vraag of je dat allemaal moet regelen. Binnen de sterrenhotels heb je enorme prijsklasseverschillen. En dan moet je vervolgens vaststellen welke prijsklasse je mag declareren. De vraag is dus vooral: wat is gezien de aard van je functie een adequate voorziening. De declaratie moet wel beargumenteerd en bewezen worden, met bijvoorbeeld een bon.’

Olmo Linthorst

Correcties en aanvullingen
In een eerdere versie van dit artikel zegt Peter van der Made, directeur amc, dat het cvb een lijst krijgt met alle declaraties van directeuren om ze te kunnen controleren. Het cvb ontkent echter zo’n lijst te krijgen. ‘De enige die achteraf de declaraties controleert, is het amc, niet het cvb’, zegt bestuurslid van de Hogeschool Rotterdam Jan Roelof. ‘Wel worden de buitenlandse reizen van tevoren met ons overlegd. De doelen én de begroting ervan.’ Verder zegt Van der Made in het artikel dat een dergelijk onderzoek voor het laatst in 2007 plaatsvond. Dat is echter het jaar waarin het rapport werd aangeboden. Het (laatste) onderzoek vond plaats in 2006 en betrof alle declaraties van alle directeuren uit de periode 1 juli 2004 tot en met 31 december 2005.