Tot voor kort deden hogescholen en universiteiten hun studentenadministratie ieder voor zich. Ze controleerden de diploma’s van studenten die zich bij hen inschreven en hielden hun adresgegevens en studieresultaten bij. Door het gebruik van verschillende administratieve systemen, waren de gegevens slecht uitwisselbaar.

Dat kon efficiënter. In nauw overleg met het veld ontwikkelde SURF, de ict-club van het hoger onderwijs, daarom het programma Studielink. Alle studentgegevens worden straks centraal gecontroleerd en bewaard. Studenten die van instelling wisselen hoeven dan niet nog eens door de molen. Daarmee wordt de administratie in het hoger onderwijs een stuk efficiënter en goedkoper.

Wouter de Haan van de coördinerende organisatie Surf erkent dat het een hele toer was om de instellingen op één lijn te krijgen. “Maar we zijn nu een heel eind. De eerste zes hebben hun volledige studentenadministratie al via Studielink lopen.”

De meeste andere instellingen zitten echter nog in het voortraject. Zo moeten de studenten van Fontys Hogescholen zich al wel centraal inschrijven via Studielink, maar daarna gaan hun gegevens eerst naar de IB-Groep. Vervolgens stuurt die de date voor controle en registratie naar de instellingen. “De inschrijvingssite – de voorgevel – staat, maar verder zijn we nog volop aan het verbouwen. Over een jaar is Fontys helemaal overgestapt”, zegt afdelingsmanager studentenzaken Matty van Est.

Ze is overtuigd van het nut van het project. “Alle inschrijvingen werden hier handmatig ingevoerd. Daar zijn we straks helemaal van af. Daarnaast lukt het blijkbaar toch om alle instellingen in het hoger onderwijs dezelfde taal te laten spreken. Ook dat is winst.”

Toch is Studielink nog lang niet perfect. Met name de inschrijving van buitenlandse studenten loopt niet goed, vindt men bij de Universiteit Maastricht, de Radboud Universiteit en Wageningen Universiteit. “Diploma’s van studenten uit het buitenland moeten worden gewogen en dat lukt niet met Studielink”, zegt directeur studentenzaken Wim Brand van de Radboud Universiteit. “Verder zijn de persoonlijke gegevens van Nederlandse studenten inderdaad met één druk op de knop voorhanden omdat Studielink is aangesloten op de gemeentelijke basisadministraties. Maar voor de vele buitenlandse studenten die we hier hebben, moeten we nog altijd een eigen registratiesysteem in de lucht houden. En in een dubbel systeem hebben we geen trek.” Toch sluit hij niet uit dat Nijmegen alsnog instapt “als de laatste plooien zijn gladgestreken”.

De drie universiteiten blijven bij het initiatief betrokken, meldt ook adjunct-directeur studentenadministratie Ann Spaas van de Universiteit Maastricht. “Een dezer dagen vindt er weer een gesprek plaats met Surf. Daarin worden de moeilijkheden bij buitenlandse studenten in beeld gebracht, in de hoop dat we samen tot oplossingen komen.”

Surf heeft tot eind 2009 de tijd om Studielink volledig in te voeren. Tegen die tijd heeft dat vermoedelijk zo’n dertig miljoen euro gekost.

HOP, Thijs den Otter