Door Esmé van der Molen

Daarin staat gedetailleerd beschreven wat een functie inhoudt. Juist het specifieke karakter van de functieomschrijvingen en het feit dat er zoveel zijn, maakt een herziening nodig, vindt de HR. Jolien de Weerdt is adviseur bij de afdeling personeel&organisatie (p&o). Zij begeleidt de invoering van het nieuwe functiehuis. ‘De Hogeschool Rotterdam is niet de enige instelling die hiermee bezig is. Ook de Haagse Hogeschool, Fontys en het Rijk werken aan een flexibeler en overzichtelijker functiehuis. Het Rijk had bijvoorbeeld 50.000 functiebeschrijvingen en is teruggegaan naar 50. Op de HR waren het er 225 en worden het er 36.’

Oude functienaam blijft
Met name voor managers zaten er haken en ogen aan het bestaande functiehuis. De Weerdt: ‘Het was te weinig transparant. Door de veelheid aan functies en de gedetailleerde omschrijvingen was het ook niet flexibel genoeg. Voor medewerkers waren de doorgroeimogelijkheden niet erg inzichtelijk.’ De bedoeling is dat het nieuwe functiehuis hierin verbetering gaat brengen. ‘Maar’, benadrukt De Weerdt, ‘in feite is het een administratieve operatie die niets zal veranderen aan de rechtspositie, schaal en het salaris van medewerkers. Stel dat je nu ‘p&o-adviseur’ bent, dan word je in het nieuwe functiehuis ‘beleidsmedewerker/adviseur’.’

Omdat het in het werkverkeer handig is als je kunt aangeven wat je doet, blijft de oude functienaam – in dit voorbeeld dus ‘p&o-adviseur’ – wel bestaan in HR-applicaties en kun je ‘m blijven gebruiken aan de telefoon, in brieven of e-mails. De nieuwe functienaam is uitsluitend op de loonstrook te zien. Nieuwe of doorstromende medewerkers krijgen alleen een functiebeschrijving nieuwe stijl. ‘En voor docenten verandert er helemaal niets’, voegt De Weerdt nog toe. ‘Met de invoering van de functiemix zijn hun functiebeschrijvingen in 2009 al vernieuwd.’

Pilot
Het afgelopen voorjaar werd het nieuwe functiehuis getoetst in twee pilots bij de facilitaire dienst en het bedrijfsbureau van IVG (Instituut voor Gezondheidszorg). Kai Glerum is manager bedrijfsvoering bij IVG. ‘In het oude functiehuis lagen de functieomschrijvingen tot in detail vast’, vertelt hij. ‘Maar sommige taken veranderen, vallen af of worden vervangen. Daarmee waren functieomschrijvingen snel verouderd. Een voorbeeld: in het oude computersysteem CatsCaas werd de cijferinvoer door medewerkers op het bedrijfsbureau gedaan. Nu doen docenten het zelf in Osiris, maar het staat nog wel in de functiebeschrijvingen. Ik merkte dat ik daardoor bij sollicitaties soms een uitgebreide uitleg moest geven bij de functiebeschrijving: ‘deze taak staat er wel in, maar nu doen we het zus of zo’. Dat was niet helder. Ook leken functies strikt gescheiden, terwijl er in de dagelijkse werkpraktijk wel degelijk overlap is.’

De eerste ervaringen met het nieuwe functiehuis ervaart Glerum als positief. ‘Je wordt als manager niet meer beperkt door de functieomschrijvingen. Je kunt medewerkers met een bepaald niveau nu beter inzetten waar ze nodig zijn en passen. Als het nodig is om heel specifiek te zijn wat betreft de taken van een medewerker, dan regel je dat bij de werkafspraken. Ook vind ik het eenvoudiger om het huidige functiehuis te gebruiken als ijkpunt waar een medewerker staat en welke groei er mogelijk is.’ Elke medewerker (met uitzondering van docenten, peercoaches en studentassistenten) ontvangt een brief over het nieuwe functiehuis. Houd ook intranet Hint in de gaten voor informatie.

De veranderingen op een rij
Met ingang van 2011 heeft de HR een nieuw functiehuis. 2011 is een overgangsjaar. Aan het einde daarvan is het nieuwe functiehuis formeel van toepassing en zullen alleen nog de algemene functiebeschrijvingen gebruikt worden. Vanaf dat moment kunnen medewerkers ook formeel beroep en bezwaar maken.

Dit gaat veranderen :
• De functienaam op je loonstrook
• De algemene functiebeschrijving
• Inzicht in loopbaanmogelijkheden
• Overzicht en samenhang in functies

Dit verandert niet :
• Salaris, rechtspositie, functie-inhoud
• De ‘oude’ functienaam. Deze kan voor interne communicatie gebruikt blijven worden.