Op Scienceguide lezen we berichten als zou de overhead in het hoger onderwijs 14 procent zijn, Ad Verbrugge c.s. van Beter Onderwijs Nederland stelt in de Volkskrant van 12 maart jl. dat slechts 57 procent van het totale personeelsbestand in het hoger onderwijs staat geregistreerd als docent. ‘De rest gaat naar raden, bestuurders, managers, coördinatoren, onderwijskundigen, onderwijscentra, visitatiebedrijven, consultancy- en adviesbureaus, congresorganisatoren, bouwbedrijven, communicatie- en reclamebureaus.’ De HBOraad gaat uit van 25 procent overhead en Mark Rutte stelde dat 40 procent van de middelen in het hoger onderwijs ‘opgaat aan gedoe’.
Hoe kunnen de cijfers zo uiteenlopen? Hanteert iedereen wel dezelfde definitie? Kortom: Waar hebben we het eigenlijk over?

Profielen ging te rade bij Mark Huijben. Hij promoveerde onlangs aan de Rijksuniversiteit Groningen op overhead en onderzocht sinds 2001 de overhead bij ruim dertienhonderd organisaties in 27 verschillende sectoren. Huijben stelt vast dat het overheadpercentage bij de ministeries het hoogst is: 41,9 procent. Daarna volgen woningcorporaties (34,6 procent) en gemeenten (33,6 procent). Sectoren met weinig overhead zijn de zorg (13,2 procent), het primair onderwijs (14,4 procent) en de industrie (13,6 procent). Huijben is ook adviseur bij adviesbureau Berenschot en onderzocht in 2007, samen met zijn collega Van Rosmalen, in opdracht van VSNU en HBO-raad de overhead van universiteiten en hogescholen. De resultaten zijn vastgelegd in de Rapportage benchmark overhead universiteiten en hogescholen.

De een bedoelt alle niet direct productieve uren, de ander alle staf – en managementfuncties. Wat is overhead eigenlijk?
‘De overhead van een organisatie heeft als doel de organisatie en het primaire proces, de uitvoering, te ondersteunen. De overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de klant, ze leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. ‘Overhead is nodig. Zonder overhead gebeurt er niet zoveel. Zonder receptie, postverspreiding en schoonmaak is het moeilijk werken. Zonder salarisadministratie geen loon en dan is het snel afgelopen met een organisatie.

‘Ik maak een onderscheid tussen generieke en sectorspecifieke overhead en datzelfde onderscheid hebben we in de benchmark voor universiteiten en hogescholen gemaakt. Het college van bestuur en lijnmanagement, personeel en organisatie, financiën en control, informatisering en automatisering, marketing en communicatie, facilitaire en juridische zaken en secretariaten horen bij de generieke overhead. In 2004 was 25,2 procent van het totale personeelsbestand in het hbo te rekenen tot generieke overhead. In 2007 heeft de HBO-raad het onderzoek opnieuw laten uitvoeren op basis van de gegevens over 2004 en toen bleek 24,5 procent van het totaal aan fte generieke overhead te zijn.

‘Onderwijsinstellingen kennen daarnaast functies die niet onder de definitie van de generieke overhead vallen, maar ook niet tot het primaire proces behoren. Voorbeelden hiervan zijn studentenadministratie, decanen, medewerkers bibliotheek en studentpsychologen. Het percentage van die sectorspecifieke overhead was in 2004 9,2 procent en in 2007 11,2 procent. Generieke én specifieke overhead samen leverden in 2007 een percentage van 35,7 op.’

Is dat veel of weinig?
‘De omvang van de generieke én specifieke overhead (35,7 procent) bij hogescholen bevindt zich, vergeleken met andere organisaties in de publieke sector, in de middenmoot en is hoger dan in het voortgezet onderwijs (24,8 procent). De generieke overhead van het primair onderwijs is 14,4 procent. Daarnaar verwijst Scienceguide blijkbaar. Alleen generieke overhead kun je overigens vergelijken met andere sectoren. Ik vind wel dat het hbo-percentage generieke overhead van rond de 25 procent aanleiding is om er nog eens beter naar te kijken dan tot nu toe gedaan is. Dan gaat het niet alleen om de kosten, maar ook om de waarde van de functies en om de organisatie ervan. ‘Er zijn geen gegevens van individuele hogescholen, maar we weten wel dat de spreiding in de omvang van de overhead tussen individuele hogescholen, vergeleken met andere delen van de publieke sector, relatief beperkt is. Over het algemeen kun je zeggen dat de meer uitvoerende organisaties een substantieel lagere overhead hebben dan de meer beleidsmatige en politiek georiënteerde organisaties.’

In het onderzoek gaat het alleen om het aantal fte overhead ten opzichte van het totale personeelsbestand. Maar overhead is toch meer dan alleen fte?
‘Ja, dat klopt. Salariskosten zijn vaak wel het belangrijkste, maar ook de kosten van uitbesteding en inhuur van personeel, de materiële kosten en de huisvestingkosten horen bij overhead. ‘Welk deel van elke euro in het hoger onderwijs naar overhead gaat, is op dit moment niet bekend, het zou wel interessant zijn om die financiële vertaling te maken. Dat vereist echter een informatieuitvraag bij elke hogeschool afzonderlijk. Dit is namelijk niet uit centrale databestanden te halen. Op basis van de jaarrekeningen is het onmogelijk om de totale overhead te berekenen. Het kost instellingen over het algemeen dagen om de juiste cijfers te destilleren. Op zich is het wel bijzonder dat organisaties die gegevens niet op de plank hebben liggen. Wat het ingewikkeld maakt, is dat veel informatie over overhead ‘verborgen’ zit in bijvoorbeeld huisvestingscontracten. Zijn schoonmaakkosten daarin opgenomen of niet? Hoeveel en welke overhead is uitbesteed, bijvoorbeeld van de salarisadministratie en waar vind je de kosten daarvan in de financiële rapportages terug?’

In de functiebeschrijving van docenten van de Hogeschool Rotterdam zijn ook taken vermeld in het kader van ‘werk in en voor de organisatie’: organisatie van voorlichtingsbijeenkomsten en open dagen, overleg met collega’s, projectparticipatie, het opstellen van notities en adviezen ten behoeve van het beleidsproces. Dat lijkt op overhead binnen de docentenformatie. Hoe heeft u dit verwerkt in uw onderzoek?
‘Gezien de functiebenaming docent worden deze taken volgens onze berekening niet tot de overhead gerekend. Het lijkt me wel dat er aanleiding is om het aantal productieve uren van docenten in het hoger onderwijs nog eens goed in kaart te brengen. Op basis van het onderzoek dat er tot nu toe is gedaan, is daarover niets met zekerheid te zeggen.’

Is er een relatie tussen omvang en kwaliteit van overhead?
‘Nee. Ook blijkt er geen verband te bestaan tussen de omvang van de overhead en de tevredenheid van interne klanten. Wel blijkt dat zowel organisaties met een zeer kleine overhead als met een zeer grote overhead daar nadelen van ondervinden. Het meest extreme geval is dat van een welzijnsorganisatie met een overheadpercentage van ongeveer vijftien. De wethouder vond dat dit wel een stukje minder kon en legde een bezuiniging op. Het einde van het liedje was dat de instelling failliet ging en de wethouder terugtrad. Waarmee maar weer eens bewezen is dat een organisatie niet zonder overhead kán. In dit kader vind ik het ook kwalijk dat Mark Rutte, in de huidige discussie over hoger onderwijs en overhead, spreekt over ‘gedoe’. Ik vind dat een gevaarlijke diskwalificatie want zonder ‘gedoe’ gebeurt er niet zoveel. Zonder overhead is het leven geen pretje.’

Is er een norm voor de juiste omvang van overhead?
‘Er is geen vaste norm. Wel is het belangrijk dat een instelling voor zichzelf een norm vaststelt, gecombineerd met duidelijke afspraken over de kwaliteit van de dienstverlening aan overige organisatieonderdelen. Zonder een interne norm heeft overhead de neiging om toe te nemen. Goede stafdiensten hebben het altijd druk en dat hoort ook zo. Deze diensten hebben tot taak om vernieuwingen vanuit de samenleving of op vakinhoudelijk gebied te vertalen naar veranderingen in de organisatie. Maar de organisatie moet de grens aangeven en bepalen hoeveel ruimte hiervoor is.’

In hoger onderwijsland wordt er veel gesproken over de topsalarissen. Hoe kijkt u tegen deze discussie aan in termen van overhead?
‘Topsalarissen worden, net als de andere salarissen, gerekend tot de overhead en maken van het totale budget maar een klein deel uit; daarom zijn die cijfers overhead-technisch gezien niet zo belangrijk. Ik vind de discussie over topsalarissen maatschappelijk echter wel relevant omdat besturen een voorbeeldfunctie hebben.

‘In sommige gevallen, vooral bij zelfstandige bestuursorganen, zie je wel dat niet alleen de topbestuurder rijk beloond wordt maar dat het salarisniveau van zijn ondergeschikten ook veel hoger is dan elders. In dat geval heeft dat natuurlijk wel degelijk invloed op de overheadkosten.’

Bronnen: Rapportage benchmark overhead universiteiten en hogescholen, Huijben en Van Rosmalen, 2007 Overhead gewaardeerd, Mark Huijben, 2011

Halbe Zijlstra: ‘Overhead moet naar beneden’
‘Onnodige overhead moet hoe dan ook worden voorkomen’, vindt staatssecretaris Halbe Zijlstra van Onderwijs. Hij reageerde eind maart op Kamervragen. ‘Er wordt van de onderwijsinstellingen verwacht dat zij doelmatig omgaan met de beschikbare middelen voor onderwijs. Met de hogescholen en universiteiten ga ik meerjarenafspraken maken over de wijze waarop een reductie van de overhead gerealiseerd kan worden. Ik vind het overheadpercentage (van 25%, red.) namelijk te hoog. Deze reductie kan dan worden ingezet voor het primaire proces.’
Echt tevreden was de Kamer niet met dit antwoord. Omdat de regering andere definities en percentages hanteert dan hoger onderwijsinstellingen en onderzoeksbureaus dienden de Tweede Kamerleden Jadnansingh (PvdA) en Van Dijk (SP) een motie in voor een onafhankelijk onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar de mate van overhead in het hoger onderwijs. Deze motie werd op 21 maart jl. aangenomen.

Facts & figures van de Hogeschool Rotterdam
TOTAAL 2009: 2032,7 fte
– docerend onderwijspersoneel (dop) 1166,1 fte (57,4%)
– ondersteunend beheerspersoneel (obp) 866,6 fte (42,6%)

De diensten (zie p.4) beschikten in 2009 over 501.1 fte. Dat is 24,7% van de totale formatie. Het docerend onderwijspersoneel in dienst van de HR kostte in 2010 ruim 84 miljoen euro. Dat is ongeveer 60 procent van alle kosten die de HR had voor personeel in loondienst — een percentage dat lijkt op de hoeveelheid docerend personeel in FTE, namelijk 57,4 procent. Van de volledige hogeschoolbegroting (230,2 miljoen) ging in 2010 dus iets meer dan 36 procent op aan docerend personeel in loondienst.

Bronnen:
– Sociaal jaarverslag 2009
– Dienst financiën