1. Wat is een digitaal personeelsdossier?
‘Een gedigitaliseerde versie van het papieren dossier. Wat echt nieuw is, in heel hoger onderwijsland trouwens, is dat de medewerkers zelf hun personeelsdossier gaan beheren. Naam, adres en woonplaatsgegevens, een kopie van je paspoort, je arbeidsovereenkomst en diploma bij indiensttreding zijn wettelijk verplicht. Wij willen, onder het tabblad salarisgegevens, ook de loonstroken in het digitaal personeelsdossier (dgp) bewaren, wat overigens wettelijk niet verplicht is. Je hoeft dat dus zelf niet meer te doen. En verder mag je onder het tabblad ‘overige’ erin stoppen wat jij wilt: geboortekaartjes, je cv, informatie over je hobby’s, foto’s, je kunt het zo gek niet bedenken. Als jij het belangrijk vindt te vermelden dat je vijfsterren sudoku’s kunt oplossen, dan kun je dat gewoon doen, technisch is het allemaal heel makkelijk. Dat wat je in je dossier wilt hebben, scan je zelf en hang je erin. Dat wat wettelijk verplicht is, scannen en plaatsen wij. Er zal voldoende scan-apparatuur beschikbaar worden gesteld.’

2. Wie hebben toegang tot het digitaal personeelsdossier?
‘De medewerker zelf heeft toegang tot alle onderdelen en kan elementen daaruit afschermen voor iedereen. Denk bijvoorbeeld aan brieven van de bedrijfsarts en vertrouwenspersonen of resultaten van assessments. Daarnaast is er een deel waarvoor de manager en p&o geautoriseerd zijn. Zij kunnen bij de arbeidsovereenkomst, diploma’s, verslagen van de gesprekscyclus en kopie paspoort.’

3. Wat zijn de voordelen?
‘Om te beginnen hopen we dat medewerkers hun personeelsdossier actueel houden door bijvoorbeeld getuigschriften van cursussen en diploma’s van opleidingen toe te voegen. Daardoor kan p&o het dgp als een tool voor vrijkomende functies gebruiken. Stel: we zoeken vrouwen voor het hogere management. Dan kunnen we met het dgp met één druk op de knop alle vrouwen uit het middenmanagement met een bepaalde opleiding selecteren en voor die functie voordragen. Hetzelfde geldt voor accreditaties. Wij kunnen eenvoudig aantonen hoeveel docenten er bij een instituut werken en hoeveel van hen een mastergraad hebben bijvoorbeeld. Het is dus van groot belang om het dossier actueel te houden. Ik roep iedereen op om dat echt te doen. Een ander voordeel is dat de bureaucratie rond de indiensttreding van nieuwe medewerkers minder wordt: de persoon in kwestie kan de formulieren digitaal invullen, die gaan meteen je dossier in en met één druk op de knop krijg je een digitaal en getekend arbeidscontract.’

4. En de nadelen?
‘Geen. Er zijn natuurlijk mensen die bang zijn dat de dossiers niet goed beveiligd zijn, maar ik zie in dit opzicht geen verschil met de papieren dossiers. Omdat de medewerker zelf eigenaar wordt van de digitale versie zijn de veiligheidswaarborgen alleen maar beter geworden.’

5. Kan ik voor onaangename verrassingen komen te staan?
‘Ja, dat kan. Er zijn managers die op correspondentie en/of getekende documenten aantekeningen hebben gemaakt die de medewerker nooit heeft gezien. Wij gaan die bij het inscannen niet verwijderen. Wat veel mensen overigens niet weten is dat je altijd al inzagerecht had in je personeelsdossier. Als je precies wilde weten wat er in je dossier zat, hoefde je alleen maar een afspraak te maken met p&o en dan kon je daar op je gemak naar kijken.’

6. Wanneer is het zover?
‘In het eerste kwartaal van 2012. Er is inmiddels al heel veel gedigitaliseerd. We moeten nog een paar technische hobbels rond autorisatie nemen. Ik garandeer de beveiliging met mijn leven, dus ik moet er wel zeker van zijn. Zodra dat allemaal rond is, is het dgp een feit. Alle medewerkers krijgen voorafgaand aan dat moment nog een brief thuisgestuurd.’

Dorine van Namen