‘Roosteren is vooral grip hebben’, zegt Jan van Veen, onderwijsmanager van de opleiding ergotherapie. ‘Als er wijzigingen komen beslis ik daarover. Het was vroeger zo dat er heel veel roosterwijzigingen waren omdat docenten iets regelden met de roosteraar. Soms wist de onderwijsmanager dat niet eens. Maar het wordt steeds strikter. Ik beslis over de wijzigingen en alles loopt via mijn coördinator naar de roosteraar. ‘Een knelpunt bij het maken van een rooster is de beschikbaarheid van docenten. Ik heb 22 docenten die bij elkaar 12,5 fte werken. Er is maar één docent met een volledige aanstelling. Het gros heeft naast het lesgeven een eigen praktijk. Met hen kan ik alleen in overleg en ruim van tevoren ruilen. Het is dus de kunst om een mix te vinden tussen kleine en grote aanstellingen. ‘Dan zit je nog met de ptd (planning en taaktoedeling), waarin staat dat veertig procent van een aanstelling bedoeld is voor lestijd en begeleiding. Als je maar twee dagen werkt, wat veel voorkomt, dan is beschikbaarheid voor lessen dus al snel een probleem. In de cao staat echter dat je één dagdeel meer beschikbaar moet zijn dan de grootte van je aanstelling. Wie twee dagen werkt, moet dus vijf dagdelen beschikbaar zijn. Dat kun je als wisselgeld gebruiken in je overleg met de docent.’

Zeurende studenten
‘Het eerste blok van het eerste jaar plan ik altijd een klas meer in dan je op basis van de vooraanmeldingen zou verwachten. Dit jaar zijn we stabiel gebleven en kon ik de extra zesde klas schrappen. Zo kom je altijd goed uit. ‘We zijn nu in september al aan het plannen voor het tweede blok en de komende weken werken we aan de rest van het jaar. Onze ambitie is om in juni het rooster van het jaar erna klaar te hebben. Ik denk dat dat kan. Dan kun je het rooster duidelijk en ruim van tevoren communiceren. Studenten vinden het niet altijd fijn om ‘s avonds les te hebben, maar als je het ruim van tevoren aankondigt is het meestal geen probleem. Ik praat veel met studenten en altijd merk ik weer dat ze graag met je meedenken. Het draait vooral om duidelijkheid. Studenten gaan zeuren als er geen duidelijkheid is. ‘Als een opleiding goed georganiseerd is en de roosters tijdig bekend zijn, denk ik dat het effect van het onderwijs verbetert. De studenttevredenheid gaat omhoog en daardoor neemt de student de stof beter in zich op. Kwestie van beleving. Als je niet loopt te balen van de organisatie ben je bereid harder te werken.’

Olmo Linthorst

Volgend nummer: hoofd bedrijfsvoering