Vaak zijn we vooraf zo druk bezig met de roosters (we zijn al blij als ze überhaupt op tijd klaar zijn), dat we achteraf vergeten te kijken wat de kwaliteit van het rooster pre­cies is. Zegt Bert Ardesch, de roosterspecialist van de Hogeschool Rotterdam. ‘Het is alsof je heel druk bent geweest met het bakken van een taart, maar achteraf vergeet te proeven.’

Bert Ardesch is manager bedrijfsvoering; sinds een jaar bij het Instituut voor Gezondheidszorg (IvG), daarvoor jarenlang bij het Instituut voor Financieel Management. Ardesch houdt er een eenvoudig-ingewikkelde werkwijze op na. Dat is: Alles heeft met Alles te maken. Dat betekent dat je de samenhang tussen ver­schillende processen moet zien. Dat lijkt een­voudig, totdat je in de details van al die proces­sen duikt en ziet hoeveel onderlinge verbanden er zijn.

College schrappen
Stel je voor. De curriculumcommissie heeft een uitstekend nieuw lesprogramma in elkaar gezet. Interessante lessen, onderlinge samenhang, ac­tuele lesstof, etc. Maar het ‘past’ niet goed in het gebouw. ‘We hebben in dit gebouw maar één grote collegezaal’, zegt Ardesch. ‘Door één college te schrappen is het lesprogramma direct beter uitvoerbaar.’

Als manager bedrijfsvoering houdt Bert Ar­desch zich graag met meer dan alleen de be­drijfsvoering bezig. Dat komt, zegt hij, om­dat ‘alles met alles samenhangt’. Dus bemoeit Ardesch zich ook met het curriculum. ‘Niet di­rect’, zegt hij, ‘maar ik vraag de makers van het curriculum wel om rekening te houden met de uitvoerbaarheid.’

Zo heel vreemd is dat ook weer niet. De makers van een curriculum, meestal vooral docenten, houden ook rekening met de uitvoerbaarheid wat betreft het docententeam. En hun onder­wijsmanager zal ook de kosten in de gaten willen houden. In feite is de roostergeschiktheid slechts één van de vele overwegingen waar de curricu­lumcommissie naar zou moeten kijken. ‘Een goed rooster begint bij een tijdig en uitvoerbaar curriculum’, zegt Ardesch.

Wijzigingen
Als je eenmaal een goed rooster hebt, wil je niet dat het feestje verpest wordt door een schier oneindige reeks roosterwijzigingen. Echter, ook roosterwijzigingen zijn goeddeels te voorkomen. IvG doet dat door veel beter naar het conceptrooster te laten kijken. IvG laat de roostermaker en de onderwijsmanager verplicht alle conceptroosters van een opleiding van begin tot eind samen doorlopen. Niet telefonisch of per mail, maar samen achter hetzelfde bureau. Om ruis te voorkomen, zegt Ardesch.

En dan streng zijn. ‘Als het rooster gepubliceerd is, beperken we de mogelijkheid tot wijzigen. Na publicatie beslist in eerste instantie de roos­termaker of hij wijzigingsverzoeken doorvoert.’ Uiteindelijk is de onderwijsmanager verant­woordelijk, dat wel, maar deze kleine maatregel heeft nu al tot een ‘nadrukkelijke daling’ van het aantal mutaties geleid, aldus Ardesch. (Mutaties zijn niet alleen roosterwijzigingen, het zijn ook, in mindere mate, eenmalige aanvragen voor een lokaal voor bijvoorbeeld een vergadering.)

Het aantal mutaties bij IvG kwam wel boven de vijfhonderd per kwartaal uit, zegt Ardesch. ‘Ik vind iedere roosterwijziging die niet voortkomt uit calamiteiten er één te veel. En je kunt mij niet vertellen dat er ieder kwartaal zoveel cala­miteiten zijn.’

Maar het kan ook beter, zegt Ardesch. ‘Alleen al met wat ad hoc-maatregelen loopt het aantal mutaties drastisch terug.’ Nu ook het curricu­lum voor volgend jaar beter uitvoerbaar is ge­maakt, kan het wat betreft de roosters van IvG alleen nog maar beter gaan. ‘We hebben bij IvG geen ruimtegebrek, zoals ze dat op de Kralingse Zoom hebben. Wij missen alleen een groot les­lokaal, maar dat komt er in de zomervakantie waarschijnlijk bij.’

Een goed rooster
Als alle processen en informatiestromen op orde zijn en er is op tijd een rooster, weet je nog steeds niet of het ook een goed rooster is. Dat moet je simpelweg zelf beoordelen. Proe­ven, zoals de taart. De hogeschool geeft geen richtlijnen voor wat een goed rooster is, dus heeft het management van IvG zelf wat vuist­regels opgesteld. ‘We streven onder andere naar wekelijks een vrij dagdeel en naar niet meer dan één keer per week ’s avonds les. Overigens mo­gen eerste- en tweedejaars helemaal geen avond­lessen krijgen van het bestuur van de HR.’

Ook belangrijk is het aantal lesuren op een dag. Een lesdag moet niet te lang en niet te kort zijn. ‘We streven naar dagen van maximaal zes uur en minstens vier. Studenten willen niet voor één uurtje op school komen. En ze willen ook niet te veel tussenuren hebben.’ Ardesch pakt er een blaadje met de IvG-vuistregels bij en leest voor, ‘maximaal drie tussenuren per dag, één dag in de week.’ Dan becommentarieert hij zichzelf: ‘Eigenlijk is drie tussenuren wel wat veel, maar goed. Het geeft ons streven aan.

Olmo Linthorst