Profielen sprak met Jan Roelof, lid van het college van bestuur, over de plannen die het college heeft om de overhead terug te brengen.

Waaraan wordt die 42,5% uitgegeven?
‘27,1% gaat naar generieke overhead. Dat is het college van bestuur (cvb), het lijnmanagement en de secretariaten, p&o, financiën, de facilitaire dienst, ict, marketing, kwaliteitszorg en juridische zaken.
‘15,4% gaat naar onderwijs- en onderzoeksondersteuning. Dat zijn onderwijskundigen, studievoorlichters, decanen, studentzaken, roostering, internationalisering, kennisontwikkeling, de mediatheek en av-middelen, studentregistratie en -administratie. Die percentages zijn gebaseerd op het aantal formatieplaatsen.’

Zijn beide percentages hoger dan bij andere hogescholen?
‘Ja. De andere grote hogescholen geven gemiddeld 23,8% uit aan generieke overhead en 13,1% aan onderwijs- en onderzoeksondersteuning.’

Het college heeft inmiddels een norm voor de overhead vastgesteld. Hoe ziet die norm eruit?
‘De generieke overhead moet naar 22%, de onderwijs- en onderzoeksondersteuning blijft op 15%. Hiermee komen we op het gemiddelde voor de grote hogescholen: 37%. Dit moet in 2016 zijn gerealiseerd.’

De generieke overhead moet dus terug van 27,1 naar 22 %. Dat is een vermindering met bijna 20% van het totaal aan generieke overhead , bij instituten en diensten. Dat komt neer op ongeveer 100 fte. Kan dat zonder gedwongen ontslagen?
‘Dat is zeker onze bedoeling. Er is altijd natuurlijk verloop. Daarnaast zullen we medewerkers proberen te begeleiden van werk naar werk. En vergeet niet dat deze medaille twee kanten heeft. We snijden wel in de overhead, maar er moeten straks mensen bij in het onderwijs. Daar liggen kansen, ook voor mensen die nu een overhead-taak hebben.’

Als je geschiedenis hebt gestudeerd, kun je binnen een jaar je pedagogische aantekening halen en ben je docent geschiedenis.

Maar vanuit één van de diensten bijvoorbeeld stap je toch niet zo 1-2-3 over naar de functie van docent?
‘Dat ligt er aan. Als je onderwijskundige bent – en daar hebben we er aardig wat van − ben je bevoegd docent. Als je bijvoorbeeld geschiedenis hebt gestudeerd, kun je binnen een jaar je pedagogische aantekening halen en ben je docent geschiedenis. En die cursussen geven we nog zelf ook.’

Waar zitten de grootste knelpunten?
‘De HR heeft bovengemiddeld veel directeuren en managers, een grote facilitaire dienst en veel medewerkers voor studentzaken en studievoorlichting.’

Het college heeft al besloten dat de directies worden verkleind van twee naar één directeur per instituut en dienst. Is dat een operatie die zonder gedwongen ontslagen kan worden uitgevoerd?
‘Ja, zoals ik al heb gezegd is dat ons uitgangspunt. Tot 2016 gaat er een aantal directeuren met pensioen. We hebben momenteel een vacature voor p&o die we natuurlijk intern willen opvullen. Het ziet ernaar uit dat de weg van de geleidelijkheid voldoende zal opleveren. En verder voeren we individuele gesprekken met alle directeuren waarin zij hun toekomstplannen en -wensen kenbaar kunnen maken. Ook voor hen geldt dat begeleiding van werk naar werk tot de mogelijkheden behoort.’

We stellen per dienst en per instituut een overhead-norm vast.

Zijn er verder al concrete plannen?
‘Nee. Er is een werkgroep samengesteld waarin ik ook zitting heb. Wij gaan ons – met het rapport van bureau Berenschot, dat hiernaar onderzoek deed, in de hand – buigen over de verschillende mogelijkheden. We stellen per dienst en per instituut een overhead-norm vast, daarna gaan we bekijken welk organisatieonderdeel zich boven die norm bevindt en waar er actie ondernomen moet worden.

‘Ik zie overigens wel kansen om efficiënter te werken door meer te automatiseren en meer processen te standaardiseren. Bedrijfsprocessen zoals roosteren en p&o worden nu per instituut georganiseerd. Dat kunnen we beter per locatie doen, in één backoffice. Per locatie is er schaalvoordeel te behalen.’

Mogen de diensten en instituten zelf beslissen welke activiteiten ze blijven uitvoeren en welke ze gaan loslaten?
‘Nee, we nemen het advies van Berenschot over om een klantenraad in te stellen die gaat vaststellen welk niveau van dienstverlening minimaal aanwezig moet zijn. Om het even zwart-wit te zeggen: de facilitaire dienst zal bijvoorbeeld niet kunnen zeggen: we stoppen met het schoonmaken van de kantoren. Maar dat waren ze ook niet van plan hoor.’

Zegt het Berenschotonderzoek iets over de kwaliteit van de dienstverlening, of alleen over de kwantiteit?
‘Na het eerste, kwantitatieve, onderzoek hebben we aanvullend onderzoek laten doen. Dat heet Overhead Value Analyse. Die analyse geeft inzicht in de omvang van de formatie én de tevredenheid over de aangeboden diensten en daaruit blijkt dat de tevredenheid zo her en der nog wel wat te wensen overlaat. Met name over studievoorlichting en relatiebeheer, de personeels- en de financiële administratie bestaat onvrede, net als over de beperkte mogelijkheden tot maatwerk van de facilitaire dienst en de betrokkenheid bij beleidsvorming door concernstrategie.

Instituten gingen hun ondersteuning zelf organiseren, bijvoorbeeld door eigen communicatiemedewerkers aan te stellen.

‘Je kan zeggen dat de dienstverlening van de centrale overhead onvoldoende aansluit bij de behoefte van de individuele instituten. Er is behoefte aan actieve ondersteuning, terwijl ondersteuning in de vorm van beleid en/of advisering wordt aangeboden. Het gevolg van deze mismatch tussen vraag en aanbod was dat de instituten hun ondersteuning zelf gingen organiseren, bijvoorbeeld door eigen communicatiemedewerkers aan te stellen.

‘Opvallend is dat centrale diensten waar men wel tevreden over is hebben gewerkt vanuit de behoefte van de klanten en op fysieke aanwezigheid. Dit geldt bijvoorbeeld voor HRS en O&K.’

In de functiebeschrijving van docenten van de Hogeschool Rotterdam zijn ook taken vermeld in het kader van ‘werk in en voor de organisatie’.
‘Ja, dat klopt. Dan gaat het bijvoorbeeld om de organisatie van voorlichtingsbijeenkomsten en open dagen, overleg met collega’s, projectparticipatie, het opstellen van notities en adviezen ten behoeve van het beleidsproces. Om te voorkomen dat overheadtaken van instituten bij docenten worden ondergebracht, is het wenselijk de ptd-administratie aan te passen, zodat het management steeds de juiste informatie heeft over de eigen overhead. Ook hierover wacht het college de adviezen van de projectgroep af. Het cvb is hierover ook met de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad in gesprek.’

Kunnen de medewerkers meepraten over de manier waarop de overhead wordt teruggeschroefd?
‘Ja. Onze werkgroep gaat met alle directeuren van diensten en instituten praten. Ik ga ervan uit dat die directeuren vóór onze komst het gesprek hierover ook met hun medewerkers voeren. Uiteindelijk komt er een plan waarover het college gaat beslissen. In dat stadium praten we natuurlijk ook met het Inspraakorgaan Diensten en de centrale medezeggenschapsraad (cmr). Ik verwacht dat er in april meer duidelijk zal zijn.’

Zijn de andere hogescholen ook bezig met het terugschroeven van de overhead?
‘Dat zou me niets verbazen. In dat geval zullen we onze inspanningen moeten intensiveren en zal deze ronde pas de eerste stap zijn. Terug naar het landelijk gemiddelde waardoor er meer docenten voor de klas komen, dat is ons doel.’

Dorine van Namen

Geraadpleegde bronnen:

*Benchmarkonderzoek overhead hogescholen, Hogeschool Rotterdam, Berenschot, april 2012.
*Omvang en waarde overhead, Berenschot, december 2012.
* Bestuurlijke reactie naar aanleiding van het rapport van Berenschot over de overhead binnen de HR, januari 2013.