Op  een  stralende  januaridag  worden  duizenden  tentamens  de  vrachtwagen  van Jan  ingeladen. de  tentamens  die  studenten  van  het instituut  voor commercieel  management  (CoM)  of  Financieel  management  (IFM)  hebben  gemaakt,  gaan  met jan  mee naar Tiel.

Jan kent de weg naar de hogeschool inmiddels op zijn duimpje. Hij is al jaren chauffeur bij DocCare  en haalde hier al vaker tentamens op. Vanochtend, voor zijn vertrek naar Rotterdam, laadde hij  70 lege kratten in. Veel meer dan de 32 volle die hij mee terugneemt. De volgende keer krijgt Jan namelijk niet alleen tentamens, maar ook de opdrachten van IFM-studenten mee.

De grijze kratten zijn even groot als een A4’tje  (lang, breed en hoog) en het deksel kan verzegeld worden met twee rode stukjes plastic. Met  een  geschatte  duizend  tentamens  per  bak  gaan  er ruim dertigduizend tentamens naar Tiel vandaag. Daar worden de vouwen uit de tentamens  gehaald en gaan ze in kleine bundeltjes door een  supersnelle scanner. Achteraf toetst iemand het  studentnummer  in  dat  op  die  scan  staat.  Dat  wordt door een ander gecontroleerd en afgezet  tegen een controlebestand met alle studentnummers van het bijbehorende instituut.  Een digitale kopie van ieder tentamen komt in  het  document  management  systeem  (dms)  van  de  Hogeschool  Rotterdam  te  staan.  Doorzoekbaar op studentnummer en op metadata als tentamendatum, cursus en opleiding.

Kamers vol toetsen  
Deze digitaliseringsoperatie moet ervoor zorgen dat opleidingen makkelijker door hun accreditatie  heen  komen. Omdat  de  onderwijskeurmeesters die iedere zes jaar bij opleidingen  langskomen  meer  vrijheid  hebben  gekregen  in  het opvragen van stukken, is het belangrijker geworden om als opleiding een goed doorzoekbaar  archief te hebben.

Maar de archieven worden niet alleen gedigitaliseerd, ze worden ook enorm uitgebreid. Werd  vroeger vooral het eindwerk van studenten bewaard, nu gaat het om alle toetsen die studenten  gedurende  hun  opleiding  maken.  Deze  blijven  twee jaar bewaard. Toetsen en afstudeerwerken  die het eindniveau van een student moeten aantonen, blijven zeven jaar doorzoekbaar. Dat geldt  ook voor cursushandleidingen, toetsopgaven en  de gebruikte normeringen.

Toetsen moesten voorheen een half jaar bewaard  blijven omdat studenten binnen die periode bezwaar tegen het eindresultaat konden aantekenen. Docenten bewaarden toetsen meestal zelf  in hun ‘diepe archief’, zoals ICT-adviseur Marcelle  Zeddeman  van  de  HR  het  noemt.  Zeddeman schreef mee aan een nieuw HR-besluit  ‘Bewaartermijnen 2.0’.

Als opleidingen bezoek krijgen van een accreditatiepanel, mogen de leden daarvan extra informatie opvragen over bijvoorbeeld het werk van  specifieke  studenten.  ‘Je  hebt  soms  maar  een  paar  dagen  om  met  die  informatie  te  komen’,  legt  Zeddeman  uit,  ‘terwijl  het  heel  veel  werk  is om in een papieren archief de papieren van  die ene student terug te vinden. Ieder instituut  heeft kamers vol met toetsen en ander archiefmateriaal.’

Hoe dichter een opleiding binnen een instituut tegen de accreditatie aan zit, hoe sneller instituten aan het digitaliseren van hun archief beginnen, zegt Zeddeman. Naast IFM en CoM doet  sinds kort ook de Rotterdam Academy (RAC) mee. En de instituten voor de gebouwde omgeving (IGO), techniek (EAS), gezondheidszorg  (IvG)  en  lerarenopleidingen  (IvL)  denken  na  over het digitaliseren van studentenwerk. DocCare scant nog niet voor andere hogescholen,  maar is wel met enkele van hen in gesprek, laat  het bedrijf weten.

Meevallende kosten
In eerste instantie schatte de HR de kosten per  instituut  nog  op  18.000  euro  (bijna  twee  ton  voor  de  hele  hogeschool,  dachten  de schrijvers van Bewaartermijnen 2.0), maar volgens Zeddeman is dat erg meegevallen. ‘Het eerste  instituut dat hieraan begon, had een te hoge inschatting gegeven van de hoeveelheid te scannen  toetsen. Daarop  is  die  18.000  euro  gebaseerd, maar dat is erg meegevallen.’ Wat de uiteindelijke  kosten  van  deze  hele  operatie  zijn,  kan  ze  niet  zeggen. DocCare heeft tot nu toe voor iets meer  dan  26.000  euro  gefactureerd  voor  zijn  werk  voor CoM, IFM en RAC samen, zegt het bedrijf  in een reactie.

Ondanks de kennelijk meevallende kosten hoopt  Zeddeman dat het digitaliseren van papierwerk  een tijdelijke oplossing is voor een tijdelijk probleem. De  HR  zou  wat  haar  betreft  zelf  ook  meer toetsen digitaal moeten aanbieden, zodat ze  niet achteraf naar Tiel hoeven. ‘Het gevaar van  deze operatie is dat de papieren werkelijkheid erdoor  in  stand  blijft.  DocCare  is  blij  met  iedere  opdracht, maar het is ook een soort escape voor  écht digitaal werken.’

Olmo Linthorst
Illustratie Daan van Elk