E-mail sturen? Kom liever even langs
Gepubliceerd: 10 September 2014 • Leestijd: 2 minuten en 43 seconden • Nieuws Dit artikel is meer dan een jaar oud.Een onbeleefde aanhef, een stomme vraag, onnodige cc’s… de stroom aan e-mail van studenten is voor sommige docenten een bron van ergernis, maar zouden ze er helemaal buiten kunnen?
Studenten zijn lang niet altijd beleefd als ze een e-mail sturen en worden vaak ongeduldig als hun docent niet meteen antwoord geeft. Bovendien stellen ze veelal vragen waarop maar één goed antwoord mogelijk is: lees gewoon de syllabus. Een wanhopige docent heeft zelfs een T-shirt met dat antwoord gemaakt.
Geen vragen per mail
Afgelopen jaar kreeg de Amerikaanse docente mediastudies Spring-Serenity Duvall een idee: ze zou haar studenten verbieden haar te e-mailen. En waarom niet, als de meeste vragen pure tijdverspilling zijn? Haar studenten mochten haar alleen nog mailen om een tijd af te spreken waarop ze bij haar langs konden komen.
Het was een doorslaand succes, schrijft ze op haar weblog, en uit de evaluaties bleek dat studenten er ook helemaal geen problemen mee hadden. Ze is heus niet tegen e-mail, legt ze uit (“I am one of the most plugged-in people I know”), maar juist als media-onderzoeker vindt ze het belangrijk om bewuste beslissingen te nemen over het gebruik van media.
Ze krijgt in de reacties op haar eigen weblog veel lof toegezwaaid. Is het misschien ook een idee voor andere docenten? Of gaan we terug naar de duistere middeleeuwen als we e-mail in de ban doen?
Middeleeuwen?
Middeleeuwenexpert Frits van Oostrom, hoogleraar in Utrecht en voormalig president van de KNAW, zou e-mail zeker niet willen afschaffen. “Ik herinner me ook nog de tijd dat je na enige afwezigheid stapels post aantrof, dat was echt niet zo’n positief proces”, mailt hij. “Dan liever dit.”
Maar Van Oostrom snapt het probleem wel. Stafleden hebben volgens hem discipline nodig, zodat ze “niet de hele dag aan de e-mail zitten, maar ook nog eens geconcentreerd iets nieuws bedenken en opschrijven”. Want afleiding door e-mail en andere media is volgens hem “een geweldig probleem, ik herken het zeer”. Hij raadt zelfs het softwareprogramma Freedom aan dat de gebruiker af ten toe dwingt offline te gaan, “op zichzelf een illuster teken des tijds”.
Lesje etiquette
Toch kan een lesje e-mail-etiquette voor sommige studenten geen kwaad, meent hij. Ze moeten leren om beleefde e-mails te sturen. Die hartenkreet duikt wel vaker op in het hoger onderwijs. Een hoogleraar rechtsgeleerdheid aan de Radboud Universiteit stuurt zijn studenten een duidelijke uitleg over het schrijven van e-mail. Ook de Erasmus School of Economics trapt voor zijn studenten een paar open deuren in: gebruik e-mail bijvoorbeeld als je een afspraak wilt bevestigen of een vraag wilt stellen die geen haast heeft, maar stuur vooral geen mailtje als je slecht nieuws hebt of een meningsverschil wilt uitvechten.
Maar e-mail helemaal afschaffen, zoals de Amerikaanse docente deed? “Dat lijkt me onmogelijk in een tijd waar iedereen WhatsApp, Twitter en Skype gebruikt”, zegt René van Kralingen, trainer van docenten en zelf docent aan de Hogeschool Rotterdam. “Studenten communiceren anders, of wij willen of niet.”
Van Kralingen gaf veertien jaar geleden les aan een lerarenopleiding aan de Vrije Universiteit en had ook een groep studenten in de klassieke talen. “Een jonge leraar-in-opleiding weigerde e-mailtjes te krijgen en te beantwoorden. Hij had niets met computers. Hij typte zijn opdrachten uit op een typemachine. Niemand kon hem verplichten een computer te kopen, meende hij. Of deze leraar Grieks en Latijn inmiddels digitaal is gegaan, weet ik niet.”
Direct antwoord
De grootste misvatting rond e-mail is volgens hem dat docenten meteen antwoord moeten geven op vragen van studenten. In de Nationale Studenten Enquête wordt er zelfs een vraag over gesteld: hoe tevreden zijn de studenten over de bereikbaarheid van hun docenten? Het wekt de suggestie dat docenten pas een tien krijgen als ze altijd direct antwoorden.
“Het item ‘bereikbaarheid van docenten’ moet mijns inziens veranderen in ‘betrouwbaarheid van docent’”, zegt Van Kralingen. “Als er een afspraak is gemaakt, is de docent er en heeft hij zich voorbereid op het gesprek. Studenten hechter er waarde aan dat je terugmailt op de dag die je toezegt, niet dat je altijd bereikbaar bent. Mijn energiemaatschappij is erg goed bereikbaar, maar dat zegt niks: er blijft veel misgaan.”
HOP, Bas Belleman
Toch vind ik het niet kunnen dat het soms een week moet duren voordat je bericht terug krijgt, vooral als je nog een ontvangstbevestiging eraan vastmaakt en ziet dat hij na 1 dag al geopend word, is het dan zo’n moeite om meteen terug te mailen?
Eens met je reactie, studenten reageren inderdaad heel vaak niet of erg laat op mails, mails via de hr-mail worden zelfs vaak niet eens geopend. Of ging het niet over studenten?
Ik moet eerlijk zeggen dat docenten hier zelf ook behoorlijk aan meedoen. Ik verstuur altijd, zonder uitzondering, e-mails met een keurige aanhef en afsluiting en dan verwacht ik toch op z’n minst een soortgelijke reactie terug. Het aantal keer dat ik een onbehoorlijke, halfslachtige reactie heb teruggekregen is al lang niet meer op één hand te tellen. De bijzonder lange responstijd van docenten vergeten we voor het gemak maar even. Voordat er met de vinger naar de student wordt gewezen mag ook het eigen e-mail verkeer weleens onder de loep gelegd worden.
”Kom liever langs” is makkelijker gezegd dan gedaan.
De kans dat een docent aanwezig is als jij ook aanwezig bent op school, is kleiner dan 50%.
Soms geven docenten géén antwoord op mails (wat belachelijk is)en dan zoek ik ze op.
In de meeste gevallen is de docent niet in zijn kamer, dus ontraceerbaar!
Docenten moeten gewoon een betere mentaliteit hebben en mails lezen en beantwoorden.
Is een soort ticketsysteem voor studentenvragen geen optie? Overzichtelijker dan Mail. Zelf gebruik ik sinds kort de app Mailbox en daar is mail eigenlijk een soort to do lijstje om af te werken. Mijn gevoel is dat toen e-mail was bedacht dat er geen rekening werd gehouden met honderden mails per dag / week, daarom zijn nieuwe tools om deze grote toestroom te controleren erg wenselijk.
Op de reactie “Kom maar langs” is mijn reactie vaak “Je kunt me ook bellen”.
Ik kan mij precies vinden in de reactie van Jasper. Ook ik stuur altijd nette berichten naar docenten, incl. beleefde aanhef en afsluiting en uiteraard in correct Nederlands. Hoe vaak het niet gebeurd (ik kan wel zeggen de meerderheid van de reacties, als je die al krijgt) dat docenten een kortaf berichtje sturen zonder enige aanhef of groet. Vaak gebruiken zij niet eens simpele leestekens of een hoofdletter aan het begin van de zin. Of ze sturen juist heel onprofessioneel hysterische berichten met meerdere uitroeptekens achter één woord en dergelijke. Het is echt van de gekken. Het is in deze gevallen wel duidelijk dat we als studenten totaal niet serieus worden genomen.
Wat betreft het langskomen als alternatief voor mailen: Het is omslachtig en gaat wanneer er geen exact tijdstip wordt nageleefd simpelweg niet werken omdat de docenten dus inderdaad de helft van de tijd op een ander moment dan jij op school zijn. Mailen zou juist heel efficiënt moeten zijn, en een beetje respect naar de student (en uiteraard andersom) zou het mailverkeer een stuk prettiger maken.
“Studenten communiceren anders, of wij willen of niet.”
Hogeschool Rotterdam speelt hier op in en heeft daarom sinds een tijdje een webcare team dat klaarzit om vragen via social media te beantwoorden. Profielen schreef daar eerder over http://profielen.hr.nl/2014/webcare-alert-op-klagende-en-vragende-student.
Steeds meer studenten weten dan ook de weg te vinden naar @hsrotterdam en http://www.facebook.com/hogeschoolrotterdam met vragen, opmerkingen en tips. Relevante vragen worden zo snel mogelijk beantwoordt. Vragen naar de bekende weg zullen ook wij beantwoorden met “lees de modulehandleiding”. In praktijk blijkt dat echter reuze mee te vallen en hebben wij nog geen t-shirts hoeven aanschaffen….maar hebben we juist heel goede signalen gekregen van studenten over zaken die we nog kunnen verbeteren.
Jammer dat dit verhaal alleen van de kant van de docenten is verteld. Zoals hier boven te lezen is, hebben studenten soortgelijke ervaringen.
Ook was het een stuk nuttiger geweest als er ook echt iets in dit verhaal stond, zoals verbeterpunten voor studenten en docenten of regels voor een nette mail. Nu is het letterlijk een klaagverhaal, waar veel studenten zich niet in herkennen.
Studenten kunnen in mijn ogen wel degelijk een beleefd mailtje schrijven… en ook al kunnen ze dat niet, ze betalen wel kapitalen voor hun opleiding dus dan verwacht je wel een degelijk respons binnen een paar dagen. Als u als docent wilt dat de student langskomt i.p.v. mailt, wees dan volledig transparant over uw kantooruren, want hoe moet ik buiten uw lestijden weten waar u zich in godsnaam bevindt meneer of mevrouw de docent?