Officieel zijn de diensten van de Hogeschool Rotterdam per januari gereorganiseerd. Maar de centrale medezeggenschapsraad van de HR ging alleen akkoord als het bestuur dertien punten (zie kader) verder zou uitwerken, schreven we eerder hier. Wat is er van die punten terechtgekomen?

Op het moment dat de cmr haar voorbehoud maakte, was nog niet duidelijk welke termijn er was verbonden aan de invulling van die dertien punten, waarvan een programmatische manier van werken en het instellen van een klantenraad (met daarin vertegenwoordigers van de onderwijsinstituten) de belangrijkste zijn.

Die termijn is er nu wel: Een enkel punt is afgehandeld, een klein aantal onderwerpen wordt in september behandeld, maar het leeuwendeel moet voor de zomervakantie, om precies te zijn op 22 juni, ter instemming besproken worden in de cmr-vergadering.

Geen visie?
‘Dat gaat niet lukken’, stelt Rob van Roon, voorzitter van het IOD (Inspraakorgaan diensten). ‘Het KWS-team (Kwaliteit Werkt Samen: de dienstendirecteuren) heeft de oplevering van de beleidsplannen een aantal keren uitgesteld en het IOD had kritiek op de concepten die wél aangeleverd zijn. Samenvattend kun je zeggen dat wij vinden dat de concepten inhoudelijk te weinig doordacht zijn. Regie op de stukken ontbreekt en daardoor lijkt het alsof er geen visie achter zit. Onze kritiek werd na bespreking grotendeels door het KWS-team gedeeld.’

‘Dat vind ik een stevige uitspraak van Rob van Roon’, reageert Ard van Aken, voorzitter van het KWS-team. ‘De afspraak dat we op 22 juni met de cmr overleggen staat nog gewoon overeind. We versturen de stukken op 26 mei en bespreken het preadvies op 3 juni met het IOD. Of het lukt om het op 22 juni met elkaar eens te worden over een groot aantal van de dertien punten, zal moeten blijken uit het overleg met de cmr. Zíj zijn het besluitvormend orgaan. Het IOD adviseert de cmr, maar vooralsnog houd ik vast aan de afspraak met de cmr.’

Bestuurslid Jan Roelof is positief over de inzet van het IOD. ‘Het IOD hamert op kwaliteit. Ze doen geen water bij de wijn en dat vind ik goed. Ze mogen kritische opmerkingen maken, nee, dat móeten ze doen.’

Van Aken: ‘De nadruk ligt misschien te veel op die dertien punten. Binnen de diensten zijn we met wel honderd punten bezig, en we hebben al duizenden pagina’s geschreven. Maar de klantenraad en het programmatisch werken zijn wel de belangrijkste ja. Na elk gesprek krijgen we daarover weer nieuwe inzichten. Het is niet zo dat we geen beeld hebben, maar het beeld wordt nog steeds bijgesteld, en dan is het moeilijk om dat helder en simpel op papier te zetten. Ik kom er steeds meer achter dat schrijven een vak is.’

Sociaal plan
De uitwerking van de dertien punten is dus nog niet afgerond, maar er zitten ook nog losse eindjes aan het sociaal plan. Daarin staat bijvoorbeeld dat elke werknemer van de stafdiensten een functieaanbod (inclusief de inschaling) ontvangt. Dat is nog niet gebeurd (een plaatsingsplan ontvingen we wel).

‘Nee’, reageert Roelof. ‘De pgmr zat hier nogal strak in, maar omdat de meeste medewerkers nu dezelfde functie plus inschaling hebben als voor de reorganisatie, vinden de bonden het niet nodig dat iedereen een nieuwe arbeidsovereenkomst krijgt. Voor de zomervakantie ontvangen alle medewerkers van wie de functie wel is veranderd een brief, in een enkel geval een nieuwe arbeidsovereenkomst. In een aantal gevallen is dat al gebeurd.’ (Update: Vakbondsbestuurder Jan Dijkstra van de AOB bevestigt deze lezing.)

Nog niet definitief geplaatste werknemers van de diensten krijgen voorrang bij alle niet-onderwijsgevende vacatures, dus ook bij de instituten, lezen we in het sociaal plan. Roelof: ‘Iedereen is geplaatst, maar enkele collega’s hebben aangegeven een andere functie te ambiëren. We zullen hen daarbij helpen.’

En de vacaturestop voor niet-onderwijsgevend personeel? Roelof: ‘Die wordt verlengd tot 31 december. Dispensatie is mogelijk als de directeur aangeeft intern geen geschikte kandidaten te kunnen vinden.’ Dat is bijvoorbeeld gebeurd bij de aanstelling van twee (extern geworven) managers bij de dienst Concernstaf.

Rondje
Jan Roelof is bezig met een rondje langs de velden. ‘Ik ben bij verschillende afdelingen van alle diensten op bezoek geweest. Dat heb ik gedaan omdat uit het medewerkersonderzoek bleek dat ons personeel vindt dat het college van bestuur te weinig kennis heeft van wat er op de werkvloer leeft. Toch heb ik weinig gehoord wat ik niet al wist. Ik zie dat de teams zelf meer initiatieven kunnen nemen en nog veel naar de directeur kijken voor het nemen van beslissingen of het aangeven van de koers. Ik heb de indruk dat veel teams de gedachte achter KWS, achter het hele Focusbeleid eigenlijk, toch niet helemaal goed hebben begrepen. Daardoor zijn de directeuren nog steeds te zwaar belast. Directeuren die op hun beurt nog te weinig delegeren.

‘Verantwoordelijkheden lager in de organisatie neerleggen wordt door iedereen met de mond beleden, maar om dit in de praktijk ook echt uit te voeren blijkt toch een ander verhaal. Ik hoop nog steeds op teams die zich durven uitspreken, advies durven geven, scenario’s kunnen neerleggen en zicht kunnen geven op de voor- en nadelen van die scenario’s.’

Rob van Roon ziet dat anders. ‘Teams hebben de KWS-boodschap (meer en beter samenwerken) al lang begrepen, maar worden veel te weinig betrokken. Er is te weinig gesprek met medewerkers en te weinig gesprek met de klant. Een voorbeeld. We vragen als IOD elke keer als we een concept aangeleverd krijgen of dit gedeeld is met bijvoorbeeld de eigen managers. Dat blijkt dan niet het geval te zijn. Dat is toch de totaal verkeerde manier om met veranderingen bezig te zijn? De vraag is niet of het proces kort of lang gaat duren, maar of er een goede aanpak gekozen is. Het IOD vindt van niet. Het KWS-team is te solistisch bezig en toont te weinig zichtbaar leiderschap. Er moet meer samengewerkt worden met de managers.’

Dit is Van Aken met hem eens. ‘We zijn inderdaad onvoldoende in gesprek gegaan met de managers. Dat is een heel terecht punt. We zijn allemaal druk op ons eigen niveau. Dat trekken we onszelf aan, dat moet beter en anders.’

‘Maar er is nog helemaal geen man overboord’, relativeert Roelof. ‘De weg die we moeten afleggen is best lang, dat gaat niet vanzelf. Iedereen moet wennen. De implementatie van de reorganisatie van de diensten moet eind 2016 een feit zijn. En daarvoor liggen we goed op koers.’

Nog een rondje
Ook de cmr (medezeggenschapsraad) maakt een (informeel) rondje, niet langs de diensten zoals Jan Roelof deed, maar langs de instituten. Merkt het onderwijs al iets van een verbetering van de dienstverlening? Tot nu toe is daar niets spectaculairs uitgekomen, vertelt voorzitter Fons van Maldeghem. ‘Het lijkt erop dat men de oude contactpersonen belt en zo op het spoor van een eventuele nieuwe terechtkomt. Op intranet Hint is nog onvoldoende terug te vinden hoe de nieuwe diensten zijn ingericht en wie waarvoor verantwoordelijk is. Wij merken wel dat de onderlinge afstemming op het gebied van regelgeving onvoldoende is. Er is binnenkort een workshop voor directeuren over hoe zij zich dienen te verhouden tot formele gesprekspartners als het IOD, de imr (instituutsmedezegenschapsraad), de cmr, examencommissies enzovoort. Zie het als een soort Hogeschool Rotterdam-verkeersles.’

Zijn er al good practices? ‘Jazeker’, zegt Roelof. ‘Op het Academieplein zijn de balies van de oude facilitaire dienst en hrs (ict) al geïntegreerd. Er waren twee meldingssystemen, twee telefoonnummers en verschillende manieren van opvolging van meldingen. Dat is nu eenvormig gemaakt en dat is winst. Het inkoopproces is strak getrokken. En het nakijken van digitale toetsen is enorm versneld. Dat duurde lang en niemand begreep waarom. Tot duidelijk werd dat die taak vier keer drie dagen op bureaus van collega’s bleef liggen omdat ze wachtten tot ze een stapel hadden om in één keer te verwerken. Niemand had dat in de gaten. Nu is de instructie dat je uitslagen meteen verwerkt ook al heb je geen stapel, en nu gaat de verwerking zo’n negen dagen sneller dan voorheen. Om dit soort processen in kaart te brengen gebruiken we de lean-methode (het terugdringen van verspillingen in de processen, red.). Daar ben ik erg tevreden over.’

Dorine van Namen

Dit artikel is geüpdated op 20 mei om 14:30 (bevestiging AOB).