De dienstverlening aan studenten en medewerkers op de HR moet beter. Het is een van de opdrachten waar de projectgroep Kwaliteit Werkt Samen (KWS) zich al een paar jaar mee bezighoudt. De verbeteringen komen daarbij niet slechts van de managers en directeuren. Juist niet, bleek afgelopen week tijdens de netwerkbijeenkomst Continu Verbeteren. Daar lieten ‘gewone’ hogeschoolmedewerkers elkaar zien welke verbeteringen zij hadden doorgevoerd.

Algemeenheden
Het Instituut voor de Gebouwde Omgeving (IGO) stortte zich bijvoorbeeld op de module-evaluaties. ‘We werkten met papier maar studenten vulden de formulieren niet altijd even serieus in en er kwamen alleen maar algemeenheden uit’, vertelt Henriette de Keyser tijdens de bijeenkomst. Mede daardoor kon de informatie maar beperkt worden gebruikt om te verbeteren. Daarnaast waren de wel doorgevoerde verbeteringen niet zichtbaar voor de huidige studenten.

Hoe kan het anders? Beter? Een projectteam bestaande uit docenten, onderwijsmanager en medewerkers kwaliteitszorg ging aan de slag. Samen met Jolien de Weerdt (vanuit het programma Continu Verbeteren) werkte het projectteam een manier van evalueren uit waarbij er sneller bijgestuurd kan worden en huidige studenten er al voordeel van hebben. De Weerdt: ‘Niet langer evalueren voor de accreditatie of het management, maar evalueren om de kwaliteit van het onderwijs te kunnen verbeteren.’

‘Praat met ons’
Er werd gesproken met studenten en docenten. De Weerdt: ‘Studenten zeiden: “Wij willen best informatie leveren, maar praat gewoon met ons!” Ook veel docenten gaven aan vooral te verbeteren op basis van directe interactie en signalen die zij krijgen van studenten.’

In de nieuwe methode wordt van de docent verwacht dat hij aan het eind, maar ook in week 3 of 4 van de module kort met studenten evalueert in de klas. Op die manier kan er eerder worden bijgestuurd, zo mogelijk nog in het lopende kwartaal zodat ook de huidige student van de verbeteringen kan profiteren.
De manier waarop dit gebeurt, is vormvrij. De Weerdt: ‘Het enige wat vastligt, is dat de modulehouder na afloop van een module een document van één A4’tje naar de onderwijsmanager en de curriculumcommissie stuurt met daarin de punten die verbeterd gaan worden.’ Daarmee komt de mogelijkheid en de verantwoordelijkheid om het onderwijs te verbeteren meer bij de docent te liggen.

Weerstand
Is het een verbetering? ‘Ja, er kan sneller worden bijgestuurd. Maar er was ook wel weerstand van docenten die bezorgd waren over de tijd die het kost om zelf te evalueren’, vertelt De Weerdt. De Keyser: ‘We zijn er nu mee aan het werk, steeds meer docenten doen mee. In het nieuwe studiejaar wordt bekeken hoe het loopt.’

Tijdens de netwerkbijeenkomst kwam meerdere malen het woord ‘lean’ voorbij. Lean is een verbeterfilosofie waarbij processen in een organisatie tegen het licht worden gehouden. Welke verspillingen kunnen we elimineren, is daarbij een van de kernvragen. Medewerkers die tot verbeteringen willen – of moeten – komen, zijn vaak ook medewerkers die Leantrainingen hebben gevolgd.

Verspillingen
Monique Beekhuis van de mediatheek is een van die medewerkers. ‘Augustus 2014 volgden we met het hele team de Lean Blikopener (een introductie voor de Leantraining, red.). We hadden tijdens de Blikopener veel lol, maar we hebben ook serieus gekeken ook naar de verspillingen bij de mediatheek. Daarna zijn we gaan kijken waarom we dingen doen zoals we die doen, en hebben we bijvoorbeeld, omdat dat kon, een aantal controle- en wachtmomenten in ons werk geschrapt.’

Lean is bij de mediatheekmedewerkers een begrip geworden. Beekhuis: ‘Als we ideeën met elkaar bespreken, hoor je vaak zoiets als: Nee, dat moeten we niet doen, want dat is niet lean. Je hebt een taal om met elkaar te spreken.’

Jos van Nierop