Blog Vivian: Weg met de lichtkrant!
Gepubliceerd: 29 April 2016 • Leestijd: 1 minuten en 15 seconden • Vivian Dit artikel is meer dan een jaar oud.De lichtkrant: vanaf het eerste jaar krijg je ingeprent dat je die in de gaten moet houden als je niets wilt missen van de ins en outs van je opleiding. En dus check je braaf elke ochtend de afwezigen, de mededelingen, de speciale roosterwijzigingen, de aankondigingen.
Elke dag weer, zelfs als je geen college hebt – want je weet maar nooit. Zo hoef je niets te missen, ben je overal op voorbereid. Voorkom je dat je voor niets naar school moet of belangrijke dingen vergeet. Perfect, toch? Nou, niets is minder waar. Na bijna drie jaar op de hogeschool ben ik er wel zo’n beetje uit: de lichtkrant is lariekoek.
Wanneer wordt dat ding in hemelsnaam bijgewerkt? ’s Avonds laat? ’s Ochtends vroeg? Dat zouden de meest logische opties zijn, maar nee… wie dat vrolijke kadertje op de HINT-homepagina goed in de gaten houdt, ziet dat dat bijwerken vaak pas ergens halverwege de dag gebeurt. En dan heb je er dus helemaal niks aan. Zeker niet als je de lichtkrant vooral bekijkt om te zien welke docenten afwezig zijn. En je hebt er zeker niks aan als je afhankelijk bent van rolstoelvervoer en soms voor niets naar school komt omdat pas twee minuten voor het college duidelijk wordt dat de docent ziek is. En dan heb ik het nog niet over de docenten die op afwezig staan terwijl ze er gewoon zijn. En de lange lappen tekst die wegvallen. En de dingen die er wel in zouden moeten staan, maar nergens te vinden zijn.
Kunnen we die hele lichtkrant niet gewoon schrappen? Kunnen we docenten niet gewoon gaan verplichten om belangrijke mededelingen naar studenten te mailen en ze daar desnoods wat extra salaris voor geven? Of de lichtkrant vervangen door een mailserver, een systeem dat automatisch een mail stuurt als docenten aangeven of ze er wel of niet zijn? Is dat echt te veel gevraagd? Want laten we eerlijk zijn… we bekijken die lichtkrant voor de afwezigen. De rest is negen van de tien keer niet belangrijk. Dus… mag er een ander systeem komen, alsjeblieft?
Geweldig artikel!
Hulde. Helemaal mee eens!
Helemaal mee eens, schrappen en een mail versturen!
Herkenbare en begrijpelijke frustratie! Ik ken een mooie oplossing: http://www.myschoolapp.nl. Wellicht handig en leuk om eens naar te kijken!
In eerste instantie ben ik het geheel met je eens: weg met die lichtkrant. Zeker als het gaat om essentiële meldingen als afwezigheid of ziekte zou een mededeling op je smartphone, helemaal als je nog thuis bent, moeten voldoen en is het mosterd na de maaltijd als je het pas op school ziet.
Het is echter complexer dan slechts aankaarten van een verkeerd systeem. Alles valt of staat met een efficiënte organisatie en juist daar wrikt het vaak. Het maakt niets uit of je ziekmeldingen, afwezigheid of überhaupt meldingen die een acute nieuwswaarde hebben, deelt via lichtkrant, mededelingenwidget of mailserver. Wat je ook gebruikt, een efficiënte organisatie moet aan de volgende voorwaarden minimaal voldoen:
1. gebruik geen meerdere kanalen voor dezelfde meldingen maar maak een keuze en zorg dat studenten altijd ervan op aan kunnen dat er één kanaal is waar ze essentiële meldingen kunnen halen. Kies je vanwege diversiteit in aanbod voor meerdere (max. twee) kanalen, zorg dan dat beide putten uit één bron.
2. Een ziekmelding is slechts van essentieel belang als dit uitval van les tot gevolg heeft en een student voor niets of te vroeg naar school dreigt te komen. Een opsomming van ziekmeldingen op een lichtkrant wekt dan in veel gevallen verwarring, omdat wanneer lessen worden waargenomen – zeker als het gaat om langdurige afwezigheid van een docent – er voor de student logistiekgewijs niets verandert; de les gaat gewoon door. Pas wanneer lokalen wijzigen of tijden veranderen is dit van belang om te melden. Ook dan geldt: wees als organisatie op tijd, helder en eenduidig in de keuze voor het kanaal waarop je dit meldt.
3. Van de ziekmelding van de docent tot aan de melding op het gekozen kanaal moet helder zijn wat de impact is van de melding en welke gevolgen dit heeft voor welke doelgroep. Maak dus duidelijke afspraken met betrokkenen binnen de organisatie wie wat doet en wat en hoe gecommuniceerd wordt met studenten.
4. Maak een duidelijk onderscheid tussen ‘nice to know’ en ‘need to know’ en handhaaf dit te allen tijde. Je ziet nog te vaak dat acute meldingen met een hoge impact binnen een beperkte tijdsduur, ondergesneeuwd raken door algemeenheden en nieuws. Wederom: kies welk kanaal je met welk doel inzet.
Sleutelwoorden blijven eenduidigheid en efficiëntie, los van welk kanaal dan ook. Voorkomen moet worden dat studenten van kastje naar muur worden gestuurd en aan het einde van de rit nog niet zeker weten wat de exacte status is.
Het simpelweg afschaffen van de lichtkrant gaat dat niet oplossen.
Madeleine Willemse
Functioneel beheerder Webcentrum