Docenten en studenten ergeren zich aan elkaars mailverkeer
Gepubliceerd: 14 January 2016 • Leestijd: 2 minuten en 30 seconden • Nieuws Dit artikel is meer dan een jaar oud.Het staat hoog in top 3 van studentenergernissen: docenten die niet of heel laat terugmailen. Maar ook docenten klagen. De mailstroom is soms niet bij te benen.
Jan van Es gaat al dertig jaar mee als hbo-docent bij logistic engineering. Hij heeft het mailverkeer met studenten flink zien toenemen. ‘Niet alleen bij mezelf. Ook de mailboxen van mijn collega’s zien vaak zwart van de ongeopende mails. Als je even wegloopt en weer terugkomt, loop je alweer achter.’
Volgens verschillende docenten ligt dat voor een deel aan de vele mails met ‘open-deurvragen’: de antwoorden staan in veel gevallen gewoon in handleidingen en op intranet Hint. Marieke Klip, onderwijsmanager maritiem officier: ‘Docenten van mijn opleiding ontvangen gemiddeld veertig tot vijftig mails per dag waarvan in twintig procent van de gevallen het antwoord op de vragen gewoon in de modulehandleiding staat. Even mailen is voor een student makkelijker dan iets terugzoeken.’
Mailen in het weekend
Sommige docenten merken dat studenten vaak te snel een reactie willen. Klip: ‘Studenten verwachten dat docenten in het weekend of ’s avonds werken. Zelf krijg ik op zondag weleens een reminder over een mail die op vrijdag na vijven is verstuurd.’ Joke van Foeken, onderwijsmanager leisuremanagement en dbkv van de Willem de Kooning Academie (WdKA) geeft aan dat het misschien iets van deze generatie kan zijn. ‘Als studenten iets niet weten, vragen ze dat via social media aan hun vrienden. Dat doen ze dan bij docenten ook en dan verwachten ze snel antwoord. Dat is hun manier van informatie verwerven.’
Maar snel reageren is volgens Van Es ook niet altijd goed. Zijn ervaring is dat wanneer je sneller op mails gaat reageren, je er ook meer gaat krijgen.
‘Even mailen is voor een student makkelijker dan iets terugzoeken’
Bij sommige opleidingen worden maatregelen genomen om het mailverkeer in betere banen te leiden. Zo heeft de Rotterdam Business School (RBS) een ‘gedragscode’ opgesteld waarin staat dat docenten én studenten binnen vijf dagen op een mail moeten reageren. WdKA heeft twee werkdagen vastgesteld als reageertermijn. Ook moeten de docenten van dit instituut volgens de regels wél de mail beantwoorden, maar niet de vraag als studenten het zelf kunnen opzoeken. IGO (gebouwde omgeving) en IvG (gezondheidszorg) zeggen geen reageertermijn of andere regels te hebben.
De docenten van de opleiding werktuigbouwkunde reageren wel op alle mails, maar hanteren hierbij een doorverwijsfunctie. Ze geven aan waar bepaalde informatie staat of nemen de vragen uit de mail mee naar de les. Ook heeft de opleiding een flyer gemaakt waarop staat wat waar gecommuniceerd wordt: wat gaat er per mail, wat via Hint, etc. Bij de opleiding communicatie hebben ze zelfs een studentenbalie ingericht zodat studenten ook daar hun vragen kunnen stellen.
Facebookgroep
Om de mailstroom te beperken, zijn er docenten die toegevoegd willen worden in Facebook- of WhatsApp-groepen van de klas. Dit wordt niet overal gewaardeerd. Van Foeken: ‘Wij zijn op dit moment bezig om docenten erop aan te spreken geen contact te leggen via sociale media. Dit gebeurt en dat kan niet. Als docenten bijvoorbeeld tentamenresultaten via Facebook gaan publiceren is dat een risico. Volgens de privacywetgeving mag dat niet.’
Martine Borggreve-Weenink, onderwijsmanager communicatie, heeft geen problemen met communiceren via social media. ‘Als studenten en docenten daar akkoord mee zijn, waarom dan niet?’
Brian van der Sluijs, voorzitter van de studenten van de medezeggenschapraad, vindt dat het tijd wordt om de kanalen te gebruiken waar studenten veel mee communiceren. ‘Stel je voor dat een vak een soort Facebookpagina heeft waar de studenten vragen over het vak kunnen stellen. Iedereen die dat vak ‘volgt’, ziet alle gestelde vragen en de antwoorden. Dan ontvangt de docent in ieder geval geen dubbele vragen meer. In plaats van dit soort dingen te ontwikkelen, houden we allemaal vast aan een mailadres en een mailbox die elke dag weer volstroomt.’
Saskia Stavenuiter
Op basis van wat is genoteerd dat WTB docenten altijd mailen? Ik ben het hier verre van mee eens. Een aantal gaan zeer goed om met mails, maar genoeg docenten ook niet. Ooit PVA voor stage ingeleverd en nooit antwoord op gehad, waarop de docent (zal geen naam noemen) zei: als ik teveel ongelezen mails heb verwijder ik alles en als het belangrijk is mailen ze wel nog een keer…
Even het argument van dat wij als studenten in het weekend mail terug verwachten onderbouwen. Ik merk zelf dat docenten in het weekend e s’avonds vaak genoeg mailtjes naar ons studenten sturen. Vaak genoeg zelfs op de zondag avond rond een uur of 11 soms zelfs 12 uur. Vaak ging deze mail ook nog eens over maandag. Gezien docenten dit doen geven ze zelf aan dat ze s’avonds en in het weekend hun mail lezen en mail actief gebruiken.
Tuurlijk niet elke docent doet dit. Maar er zijn zat docenten die dit wel doen en dan niet reageren of mopperen over het feit dat wij hun op vergelijkbare tijdstippen mailen
Mail is zo hopeloos ouderwets om met elkaar te communiceren en informatie/kennis uit te wisselen. Niet alleen in het onderwijs maar ook in het bedrijfsleven. Toch is het nog het meest gebruikt en dat komt door een groot gedeelte omdat de afdeling ICT alleen mail kan faciliteren. Individuen zoeken zelf hun oplossingen en die liggen, zeker waar het om studenten gaat bij Facebook/Whatsapp. ICT is dan geen belemmering meer. Dan ontstaat een spanningsveld in het gebruik en wie wel/niet en gedragscodes en regels. Kijk eens naar andere oplossingen die iedereen kan gebruiken. Kijk eens naar de mogelijkheden van. basecamp.com (geen aandelen…) of Slack. Alleen al omdat de studenten later ander moeten kunnen samenwerken dan via email en whatsapp is het niet alleen een manier om het onderwijs te verbeteren maar ook een essentiele toevoeging om ervoor te zorgen dat afgestuurden klaar zijn voor een duurzaam leven in de ‘werkende’ wereld.
Ik vind het telkens weer verbazingwekkend als mensen van de hogeschool zeggen dat er geen sociale media gebruikt mogen worden met studenten. In welke eeuw leef je als je dit wilt verbieden? It’s here, people, whether you like it or not! In plaats van een verbod, stel gedragsregels op over wat wel en niet kan en spreek daar mensen op aan. Tentamenresultaten, nee. Antwoord op vragen, ja. Wat het ook zo bizar maakt, is dat de Hogeschool wel zelf Twitter, Facebook en Instagram inzet in de werving van nieuwe studenten en een webcare team heeft.
Al een paar jaar houden wij een Facebookgroep bij voor communicatie met studenten voor, tijdens en na hun stage. Omdat het een gesloten groep is, kunnen alleen goedgekeurde leden de informatie zien en is het niet nodig om rechtstreeks met de studenten vrienden te worden. Sinds de oprichting van de groep is de studenttevredenheid over stages flink toegenomen, zoals blijkt uit de NSE. De groep verlicht de druk op de mailbox, omdat een vraag van een student snel beantwoord kan worden en dan door iedereen kan worden gelezen. Je kunt makkelijker en sneller informatie delen, zoals stagevacatures, documenten en tips. Het creëert betrokkenheid voor studenten onderling en naar docenten toe om een gezamenlijk communicatiekanaal te hebben als ze op stage zijn. Tijdens de aanslagen in Parijs wist ik via Facebook binnen tien minuten dat al mijn stagiairs veilig waren en daarmee ook alle andere stagiairs die zich mogelijk zorgen maken over hun medestudenten.
Als je op een doordachte en duidelijke manier omgaat met sociale media, biedt het alleen maar voordelen.
@Chantal: Dat kan ik me best voorstellen. Facebook kan namelijk best persoonlijk zijn(iets met bedrijfsleven dat je opzoekt en vervolgens afwijst vanwege je dronken berichten). Zelfde geldt dus voor de leraren. Evenals dus de rest van de (social) media(zoals WhatsApp). Verder ga je er eigenlijk vanuit dat iedereen vollop gebruik maakt van o.a. Facebook. Dan heb ik nieuws voor je, er zijn er genoeg die dat niet doen(waaronder mezelf en nog een aantal klasgenoten). Ik heb niet zo’n behoefte om alles met de wereld te delen, en vindt het niet echt belangrijk wat iedereen aan t doen is. Als ze t me zo graag willen vertellen, dan doen ze dat maar persoonlijk. Verder wel mee eens dat het een aanvulling KAN zijn. Kan me voorstellen dat communicatie-studenten hier veel meer mee bezig zijn 🙂
@WTB-Student, klinkt bekend, maar houd er rekening mee dat er een aantal docenten zijn die WEL altijd hun mail beantwoorden, hetzij wat laat 🙂 ik herken in de tekst zeer duidelijk een aantal docenten namelijk ^^
@Martin: wellicht omdat mail het makkelijkst te onderhouden & beveiligen is? Het gaat tenslotte over je eigen servers heen. Met basecamp e.d. is dat niet(dacht ik?) en ben je afhankelijk van derde partijen. Zeker voor grotere bedrijven is dingen in eigen beheer houden fijner dan uit handen geven.
@student: tja… maar heb jij wel eens 50 mails p dag moeten beantwoorden?:) Ik snap wel dat t af en toe niet gebeurt.. en als je dan rond n uur of 11 ‘s avonds nog n mail stuurt is dat voor de student flink klote ja. Maar dan ga ik er meestal vanuit dat het een ‘ohja, s***. dat moest ik nog mailen’ moment is. Mails beantwoorden kost gewoon veel tijd, en dan lees je (soms) over mails heen die meer prioriteit hebben. Die mensen moeten ook nog les kunnen geven, het voor kunnen bereiden en dingen na kunnen kijken. Jij bent 1 student, en je hebt 1 docent, zij hebben flink wat meer studenten(en dus e-mails) 🙂
Jullie maken je te druk om helemaal niks. Mailen worden wel beantwoordt, geduld is een schone zaak.
@Gefrustreerde WTB’er
Al mijn persoonlijke zaken op Facebook zijn afgeschermd, zodat alleen vrienden deze kunnen zien. Mijn studenten zien dus niets, want die accepteer ik niet als vriend. Studenten zijn hier vaak lakser in en laten al hun posts op openbaar staan, maar dat is een eigen keuze. Dit kan dan inderdaad allerlei gevolgen hebben voor later: niet handig.
Ik neem niet aan dat iedereen gebruik maakt van Facebook: ik neem aan dat er zoveel gebruikers zijn onder mijn studenten dat het voor mij loont om de groep bij te houden. Lidmaatschap van de stagegroep is niet verplicht en belangrijke zaken worden nog steeds via mail en N@tschool gedeeld. Waar de Facebookgroep het verschil maakt, is de snelheid en het gemak, bijvoorbeeld in het beantwoorden van vragen of door te wijzen op vacatures voor goede stages. Het is ook een middel om tijdens de stage in het buitenland (in het geval van mijn opleiding IBL is dat 95% van alle stagiairs) contact te houden en onderlinge uitwisseling van ervaringen te bevorderen. Op die manier hoop ik te bereiken dat de studenten merken dat de docenten bij hen betrokken zijn en dat ze met elkaar kunnen delen waar ze mee bezig zijn. Is dit absoluut noodzakelijk om een goede stage af te ronden? Nee, maar prettig is het wel.