Hoe zagen uw eerste maanden op de hogeschool eruit?

‘De voltallige raad van toezicht (rvt) en het college van bestuur (cvb) komen minimaal vier keer per jaar bij elkaar om te vergaderen. Vaste agendaonderdelen zijn financiën, het naleven van wet- en regelgeving en de performance van de hogeschool. Wat is de stand van zaken in het onderwijs? Hoe gaat het met de reorganisatie van de diensten? Hoe doen we het volgens studenten en medewerkers? Elke vergadering krijgen we ook een rapportage over de nieuwbouw aan de Kralingse Zoom. We zijn een school, geen aannemer, dus daar liggen potentieel risico’s; dat houden we extra in de gaten.

‘Buiten de vergaderingen om heb ik vier instituten bezocht. Eén van die instituten was COM, het commerciële onderwijs, omdat daar dit jaar een experiment is met een 60-punten bsa. Ik heb gesproken met docenten en studenten om te vragen hoe ze de nieuwe studiemethode ervaren. Dat geeft ons in de rol van toezichthouder veel meer affiniteit met zo’n instituut dan dat we alleen naar de cijfers kijken. Ik kan alleen goed toezicht houden als ik het gras ruik. En dat betekent dat ik ook contact heb met studenten en docenten.’

Hoe combineert u uw toezichthoudende taken met uw functie als directeur van de Rabobank?

‘Praktisch. Voor mijn werk bij de bank ben ik 24/7 beschikbaar, maar dat ben ik ook als toezichthouder van de hogeschool en van de Efteling. Met de bank heb ik goede afspraken kunnen maken over mijn nevenactiviteiten.

‘Natuurlijk ben ik niet elke dag de hele dag bezig voor de hogeschool, maar ik probeer dingen wel slim te combineren. Ik ben zo veel mogelijk bij klanten en als ik in de regio Rotterdam ben, maak ik ook afspraken op de hogeschool. En voor een tussentijds beraad met de vicevoorzitter bijvoorbeeld pak ik ook weleens de telefoon; het is niet altijd nodig om elkaar fysiek te treffen.

‘Je hebt volle verantwoordelijkheid, ook en misschien wel juist als er volle storm is.’

‘Op het moment dat je een toezichthoudende functie aanvaart, moet je rekening houden met het worstcasescenario. Ik was in een moeilijke tijd commissaris bij de prachtclub Feyenoord. In de periode dat bestuursvoorzitter Van den Herik aftrad, werd ik benoemd. Dat kostte heel veel tijd. Toen kwam het weleens voor dat ik naar de bank moest bellen om een vergadering op te schuiven omdat ik echt niet weg kon. En dat is dan voor een nevenfunctie. Dat was weleens lastig, ja. Maar dat hoort erbij, want je hebt volle verantwoordelijkheid, ook en misschien wel juist als er volle storm is.

‘Ik heb de attitude: ik ben er. Als je alleen je vergaderingen volgt en je niet verder oriënteert in een organisatie, dan kun je aan het einde van de dag niet de beslissingen nemen die die organisatie op dat moment verdient.’

Is de manier waarop u uw taak uitvoert veranderd na debacles bij organisaties als Meavita, Woonbron en Amarantis?

‘Ik ben altijd al een scherpe toezichthouder geweest. Nee, dat is niet veranderd.’

Hoe informeert de raad van toezicht zich? Hoe weten jullie wat er goed of minder goed gaat?

‘Het begint ermee dat het college van bestuur informatieplicht heeft. Als ik een toezichthoudende functie aanneem, kijk ik scherp naar de profielen van de bestuurders. Geven ze je de informatie die nodig is voor jouw rol? Zijn ze zo transparant dat je de organisatie in kunt en die zelf kunt leren kennen? Dat is voor mij heel belangrijk en dat is bij de hogeschool in orde. Als toezichthouder kan ik binnen de hogeschool vrij bewegen en als ik op bezoek ga bij een van de instituten wordt daar gelukkig heel open met mij gesproken. Het cvb voelt zich ook niet verplicht om mij bij deze bezoeken te begeleiden. Daarnaast kunnen wij direct contact hebben met de directeuren en hebben we een open verbinding met de riskmanager (interne accountant) en de complianceofficer (iemand die toeziet op de naleving van wet- en regelgeving, red.). Ik heb laten vastleggen dat er een rechtstreekse lijn van hem naar mij kan gaan op het moment dat dat nodig is en dat daar ook bescherming voor hem in zit. Dat wordt door het cvb als zeer normaal ervaren.

‘En ten slotte is het natuurlijk essentieel dat wij de juiste vragen stellen. Ik ken beide rollen: die van bestuurder en van toezichthouder. Ik denk dat ik daarom goed kan beoordelen wat ik aan informatie nodig heb.’

Welke knowhow is er aanwezig in de raad van toezicht?

‘Er zit een registeraccountant in, een jurist, iemand uit het onderwijs en professionele bestuurders. Het is prima als iemand op een bepaald gebied meer weet, maar dat ontslaat je niet van de verplichting om als toezichthouder over de volle breedte de kritische tegenrol te vervullen. Het moet niet zo zijn dat de financieel specialisten van de raad van toezicht en het cvb een dialoog hebben en dat de overige aanwezigen dan volledig kunnen vertrouwen op hun expertise. Ook degenen die niet zo vaak met financiële verslaglegging hebben gewerkt, moeten kunnen begrijpen waar het over gaat en mede beslissingen kunnen nemen. Besluiten worden collectief gedragen. Stel je voor dat ik zou zeggen: ik ben geen specialist op het gebied van onderwijs en ik vaar op het kompas van een ander, dan zou ik op mijn vingers moeten worden getikt.’

Waaraan merken wij, als medewerker of student van de hogeschool, dat de raad van toezicht zijn werk goed doet?

‘Als het goed is, merk je niks van ons. In de anonimiteit horen wij te zorgen dat we zo faciliteren, controleren en toezicht houden dat de boel op rolletjes loopt.’

Is er weleens verschil van inzicht tussen het college van bestuur en de raad van toezicht?

‘Dat heb ik nog niet meegemaakt, maar ik ben ook pas een paar maanden voorzitter. Ik merk dat het cvb niet in de verdediging schiet als het rapportcijfer eens een keer niet zo goed is of als wij het even iets minder doen bij bepaalde doelgroepen of vergeleken met andere hogescholen. Natuurlijk bespreken we met elkaar de mogelijke oorzaken en verbeterplannen, maar dat heeft tot nu toe nooit gebotst.’

Hoe verhoudt de raad van toezicht zich tot de interne auditors, de complianceofficer, riskmanager en tot de externe accountant?

‘De auditors, riskmanager en complianceofficer controleren de zaken waar de rvt toezicht op moet houden. Zij hebben een onafhankelijke positie binnen de HR en rapporteren ook in een rechtstreekse lijn aan ons.

‘Als het goed is, merk je niets van ons.’

‘De rvt is de opdrachtgever van de externe accountant. Wij kunnen vragen om, naast de wettelijke controletaken die de accountant heeft voor bijvoorbeeld declaraties en salarissen, specifieke thema’s te onderzoeken zoals de uitgifte van mobiele telefoons en laptops. Of zo’n opdracht de laatste jaren gegeven is, weet ik niet.

‘De rvt kan ook interne audits (onderzoeken, red.) laten uitvoeren, naar de cultuur van de organisatie bijvoorbeeld. Is die dienend, hiërarchisch, open of gesloten? Wordt er voldoende gecommuniceerd en wat? Hoe zit het met de soft controls van de organisatie zoals voorbeeldgedrag van het (midden)management, de mogelijkheid om incidenten te rapporteren, integriteit van het bestuur, vertrouwen en loyaliteit? Belangrijk is ook het personeelsbeleid. Wat zijn de carrièremogelijkheden? Is het personeelsbeleid gericht op functie of op loopbaan? Ook een onderwerp als duurzaamheid leent zich goed voor een audit. In de korte tijd dat ik bij de hogeschool ben, hebben we zo’n opdracht nog niet gegeven.’

Heeft de raad van toezicht budget om zelfstandig onderzoek te laten doen bijvoorbeeld?

‘Er is in de begroting geen geld gereserveerd voor uitgaven door de raad van toezicht, maar wij kunnen het cvb wel het advies geven om een externe in te huren. Als het nodig is dat de rvt dit zelf doet, dan is er sprake van een bijzondere situatie en zal er budget voor beschikbaar worden gesteld.’

Welke beslissingen heeft de raad van toezicht het afgelopen jaar genomen?

‘De herbenoeming van Ron Bormans als collegevoorzitter was wat mij betreft het belangrijkste besluit. We hebben dat genomen door te kijken naar het performen van de hele organisatie en uitvoerig te spreken met hem, de mensen om hem heen en de medezeggenschapsraad. Voor ons is het belangrijk dat een bestuursvoorzitter past bij de fase waarin de organisatie zich bevindt. De hogeschool is aan het professionaliseren en in deze fase vinden wij Bormans de perfecte match.

‘Besluiten worden collectief gedragen.’

‘Het feit dat de bestuurders en toezichthouders van ROC Leiden, van wie Bormans er één was, een algemene aansprakelijkheidstelling hebben gekregen (vanwege forse budgetoverschrijdingen bij het neerzetten van nieuwbouw, red.), heeft geen rol gespeeld bij zijn herbenoeming. Ik heb daar in de gesprekken ook niemand over gehoord.’

Op dit moment zijn er drie bestuurders. Volgend jaar gaat bestuurslid Jan Roelof met pensioen. Bent u voor de periode daarna voor een twee- of driekoppig college?

‘Dat is inderdaad een vraag die hoog op onze agenda staat. Wat ik er nu over kan zeggen, is dat je met minder bestuurders toe kunt als je ruimtegevend leiderschap hebt, maar dan moeten de kaders wel duidelijk zijn.

‘Ergens tussen december 2016 en februari 2017 moeten we daarover een besluit nemen. Om een afgewogen oordeel te kunnen vormen, zullen we goed luisteren naar mensen en organen binnen de school die hier ook ideeën over hebben. Dit soort beslissingen nemen we niet als raad van toezicht alleen.’

Wat zou u vinden van een student in de raad van toezicht, ook wel een studentassessor genoemd?

‘De toezichthoudende rol is niet vrijblijvend, maar het is interessant om over zoiets na te denken. Misschien in de rol van toehoorder? We zijn wel bezig om de relatie met de medezeggenschapsraad, waarin ook studenten zitten, opnieuw vorm en inhoud te geven. Medezeggenschapsraden zijn de laatste jaren dichter bij het bestuur komen te staan. Dat is wel iets om op te letten, want ieder heeft zijn eigen verantwoordelijkheid die uiteindelijk natuurlijk wel uitmondt in gezamenlijke verantwoordelijkheid, maar het bewaken van de onafhankelijkheid is cruciaal.

‘Ik wil het eigenlijk omdraaien. Wij moeten niet in isolement onze dingen doen. Ik hoop dat medewerkers én studenten zich realiseren dat wij benaderbaar zijn, niet op een voetstuk staan, dat je gewoon met ons kunt praten. Dat ze voelen dat je dingen tegen ons kunt zeggen en dat we daar dan nog wat mee doen ook. Als je vertrouwen hebt in de mensen die je voor het toezicht hebt ingehuurd, heb je geen assessor nodig denk ik. Maar niets is voor eeuwig. We leven in een tijd waarin de samenleving om transparantie van bestuur vraagt. Dus zeg nooit nooit.’

Dorine van Namen