Onder de naam Studienet is een aantal medewerkers van de Hogeschool Rotterdam al een paar jaar bezig met het verbeteren van de digitale dienstverlening om het voor studenten makkelijker te maken hun studie te organiseren.

Studie-informatie nu niet makkelijk te vinden

Makkelijk te vinden en toegankelijk is de benodigde studie-informatie nu namelijk niet echt, vertelt Tim Fleumer, digitaal strateeg op de HR. ‘Sommige slc-gesprekken gaan voor een deel over de vraag hoe je studievoortgangsoverzicht werkt. Dat vinden we niet goed, want zo’n gesprek zou over de inhoud moeten gaan, bijvoorbeeld over welke minor en keuzevakken de student het beste kan doen. We willen dat de studenten zich – zonder veel hindernissen – kunnen focussen op het leren.’

Uitzoeken naar welk lokaal je moet, wanneer je kunt herkansen of wat die ene 5 betekent voor je studievoortgang, levert veel stress op. Dat weet Fleumer uit de vele gesprekken die de afgelopen jaren zijn gevoerd met studenten.

‘Ze willen graag weten wat hun cijfers zijn’

Fleumer: ‘Allemaal zeggen ze dat ze vooral graag willen weten waar ze naartoe moeten en wat hun cijfers zijn. Daar hechten ze de meeste waarde aan. Daarna volgt dat ze hun e-mails graag in een oogopslag willen zien. Belangrijk vinden ze vooral de berichten die studievertraging kunnen opleveren.’ Dan gaat het onder andere over inleverdata, toetsdata en inschrijfdeadlines voor keuzevakken. De studenten zijn met andere woorden constant op zoek naar zekerheid over hun studievoortgang.

Die zekerheid is er nu niet altijd. Fleumers collega Najang Klootwijk: ‘Soms gaan bedrijfsbureaus “voor de zekerheid” een keer extra mailen met informatie over bijvoorbeeld een zieke docent. De student denkt dan misschien dat het een update is van een eerder bericht en raakt in verwarring.’

App vraagt ook iets van docent en bedrijfsbureau

En dat is nou precies niet de bedoeling. Dit voorbeeld laat meteen zien dat een actuele, gepersonaliseerde app ook iets vraagt van de organisatie die de juiste informatie ‘aan de app moet leveren’. Een docent die ziek is moet dat tijdig melden en het bedrijfsbureau moet dat vervolgens ook snel invoeren.

Ziekmeldingen en andere belangrijke actuele berichten zitten waarschijnlijk nog niet in de app die in september – gratis – beschikbaar komt. In de eerste release kan de student zijn rooster en zijn cijfers vinden. Actuele berichten, bijvoorbeeld over zieke docenten, volgen in oktober. Vanaf februari wordt het, zoals het er nu naar uitziet, ook mogelijk om je via de app in te schrijven voor vakken en toetsen.

Pilot-apps blijven in gebruik

Dat is het moment waarop de app van de HR de functionaliteiten heeft die nu al in de pilot-apps van de opleiding facility management en van de RAC-opleidingen zitten. Deze pilot-apps blijven voorlopig in gebruik.

Studenten zijn niet verplicht de HR-app te gebruiken maar Klootwijk en Fleumer verwachten dat ze de app vanzelf tegenkomen in de appstore en zullen downloaden. Daarnaast komt er een campagne die bekendheid geeft aan de app. Fleumer: ‘De app is in eerste instantie bedoeld om het leven van de studenten makkelijker te maken. Maar je kunt je rooster ook gewoon vanaf je laptop blijven bekijken.’

Relevante artikelen Profielen en Hint in de app

Hoe de app er over een paar jaar precies uitziet is niet bekend, maar daar wordt wel over nagedacht. Fleumer: ‘Relevantie zal in elk geval belangrijk blijven. Misschien wordt het bijvoorbeeld mogelijk dat studenten vlak voordat ze gaan beslissen waar ze stage gaan lopen, in de app artikelen van Profielen of Hint te zien krijgen over stage lopen.’ Klootwijk: ‘Je kunt dan wel aanvinken dat je dergelijke berichten niet wilt ontvangen.’

Een goeie app moet in eerste instantie dienstverlenend zijn voor de studenten. Maar ook docenten en andere medewerkers van de HR hebben daar baat bij. Klootwijk: ‘Als de student minder vragen heeft over de organisatie van zijn studie, worden de frontdesks van de opleidingen daar minder mee belast. Het is dus goed voor de hele organisatie.’

Tekst: Jos van Nierop
Beeld: Hogeschool Rotterdam
Beeldbewerking: Demian Janssen

Volg ons op Instagram