Vorige week vielen de uitslagen van het werkbelevingsonderzoek in de mailbox van elke medewerker en manager. Werkdruk is een groot onderwerp in het onderzoek, en in het hele onderwijs. Wat je eraan kunt doen onderzoekt het netwerk ‘Van werkdruk naar werkgeluk’. ‘Wij zijn er om mensen te laten floreren.’

Het percentage medewerkers van de HR dat de werkdruk te hoog of veel te hoog vindt is dit jaar gedaald van 31 naar 29 procent. Maar nog altijd vindt dus bijna een derde van de hogeschoolmedewerkers de werkdruk te hoog, en het is dan ook een van de terugkerende thema’s in het beleid.

Krachtigere aanpak

Het netwerk Van werkdruk naar werkgeluk – inmiddels vijftien mensen sterk – is nu ongeveer driekwart jaar bezig om dit onderwerp gestructureerd aan te pakken. ‘Want er gebeurt al veel, maar vaak weten we het niet van elkaar. Met als gevolg dat sommige dingen niet gebeuren, en andere dingen dubbel, of dat op verschillende plaatsen het wiel wordt uitgevonden.’ Aan het woord is Tineke de Haan, senior beleidsmedewerker HRM. Zij is al lang bezig met de onderwerpen vitaliteit en duurzame inzetbaarheid en door het cvb gevraagd om lijn te brengen in allerlei activiteiten op het gebied van werkdruk.

De Haan: ‘Mijn idee was: het kan veel krachtiger als we eens in de zoveel tijd bij elkaar gaan zitten en ik heb een voorstel gemaakt om een netwerk op te zetten. Het cvb vond dat een prachtig idee. Vervolgens heb ik een hoop mensen uitgenodigd, die op de één of andere manier al met dit onderwerp bezig zijn, om deel te nemen en Mirjam van den Bosch (directeur EAS, red.) gevraagd onze ambassadeur te worden. We overleggen eens in de twee maanden en merken dat we elkaar steeds beter kunnen helpen en inspireren. En we kunnen ook initiatieven bedenken om het op de agenda’s te krijgen van bestuur en management. Onze samenwerking en onze zichtbaarheid worden nu beter.’

Werkgeluk: een diamant

De boer op met het ‘prachtige aanbod’ is het devies van het netwerk; workshops, trainingen en interventies kunnen ingezet worden tijdens team- of professionaliseringsdagen, of op elk gewenst moment. Om te zorgen dat teams weten dat er aanbod is, is communicatie belangrijk. Zo werkt het netwerk aan een menukaart op het gebied van werkgeluk en aan een magazine over werkdruk en werkgeluk. Dat laatste is een wat nieuwere invalshoek om tegen werk(druk) aan te kijken.

Maureen Crijns zorgt als lid van het netwerk dat ‘werkgeluk’ meer bekend wordt binnen de HR. Ze heeft als docent gelukskunde een speciale focus op het thema. Zo bedacht ze de minor Happy@Work (link op intranetsite Hint) waar ze ook lesgeeft, geeft ze trainingen en cursussen en houdt ze de werkgeluk-pagina’s op Hint bij met nieuws, tips en achtergronden. Een van de dingen die ze benadrukt is dat werkdruk niet per se slecht hoeft te zijn. ‘Je kunt heel druk zijn en heel gelukkig’, stelt ze. ‘En het omgekeerde geldt ook: als je werkdruk wegneemt, hou je niet meteen werkgeluk over.’ Op de Werkgelukpagina’s op intranetsite Hint wordt werkgeluk voorgesteld als een diamant. ‘Je moet elk facet van de diamant oppoetsen om hem helder te houden’, zegt Crijns over de factoren autonomie, meesterschap, zingeving, vitaliteit en relaties die allemaal kanten van de diamant zijn. ‘Maar niet alles is op hetzelfde moment voor iedereen even belangrijk.’

Team werkdruk

Je kunt niet alles tegelijk doen, dus is het zaak te bekijken welke facetten prioriteit moeten hebben. Dat is waar ‘Team werkdruk’ in beeld komt. Van dat team zijn Maaike van der Elst en Mariska van Langeveld sinds begin 2022 trekker. Vanwege, jawel, te veel werkdruk bij dit duo – het wbo wordt net afgerond op het moment van het interview – is Elbert Visser als lid van team werkdruk aangeschoven. Zijn ‘hoofdbaan op de HR’ is coördinator van de Afstudeerzaak, waar sinds een aantal jaar langstudeerders die het contact met de studie flink kwijt zijn, met de hulp van docenten die re-integreren, samenwerken aan het succesvol afronden van hun studie. ‘We benaderen de re-integrerende collega’s en de studenten met dezelfde filosofie: werken aan welzijn via een route die de student of medewerker zelf kiest. Daarbij vragen we ‘hoe is het met jou?’, in plaats van dat we kijken hoe het ervoor staat in Osiris.’

Waar komt werkdruk vandaan?

Visser praat met teams en daarbij kunnen de wbo-resultaten – met meestal een te hoog ervaren werkdruk – het startpunt zijn. ‘Als we gaan kijken blijkt vaak dat de werkdruk ergens anders aan ligt dan puur aan het werk’, zegt Visser. ‘Als eerste kijkt men of de basis op orde is, er moet geen toxische werkomgeving zijn of een onwerkbaar ptd, zegt Crijns. ‘Werkdruk komt vaak uit wat Petra van Gelderen noemt “gedoe”.’

Dat ‘gedoe’ heeft vaak te maken met onduidelijkheid, legt senior beleidsadviseur lean management en continu verbeteren Petra van Gelderen uit. ‘Onduidelijkheid over al dan niet gemaakte afspraken, verwarring over taken en verantwoordelijkheden, gebrek aan inzicht welk werk er op de plank ligt, wat er precies moet gebeuren, wie dat gaat doen en hoeveel tijd ervoor nodig is om die werkzaamheden uit te voeren et cetera, et cetera. Dat uit zich in zaken als roosters en curricula die voortdurend wijzigen, it-systemen en apparatuur die het werk niet of niet goed ondersteunen, deadlines die overschreden worden, vaak en lang vergaderen om het werk met elkaar af te stemmen en ga zo maar door.’

Dat gevoel van meer bezig zijn met brandjes blussen en met het organiseren van je werk dan met je werk zijn volgens haar ‘allemaal symptomen dat er in de interne organisatie zaken niet op orde zijn, waardoor werkzaamheden onnodig veel tijd en – negatieve – energie kosten. Slechte werkprocessen zijn daarmee een belangrijke veroorzaker van werkdruk.’

De lean-aanpak: weg met tijdverspilling

Die werkprocessen verbeteren vergt meer dan ‘communicatie’, ‘was het maar zo makkelijk’, zegt Van Gelderen. ‘Het vraagt om een degelijke grondoorzakenanalyse en het daadwerkelijk implementeren en borgen van verbeteringen. De Lean-methode kan teams helpen om meer ‘flow’ te krijgen in het uitvoeren van werkzaamheden en in de onderlinge samenwerking die daarbij nodig is, en daarmee de werkdruk helpen verminderen’, zegt ze.

‘Lean’ is erop gericht activiteiten die geen waarde toevoegen aan het proces te verminderen of te schrappen; weg met tijdverspillende onzin, zou je kort door de bocht kunnen zeggen. Van Gelderen: ‘Als dat in de slipstream ook nog werkgeluk oplevert, dan ben ik helemaal blij.’

Visser is een van de mensen die onderzoekt ‘welke draadjes er loshangen’ in een team waar de werkdruk is opgelopen. ‘Ik laat liefst het team zelf formuleren wat ze nodig hebben’, zegt hij. ‘Als er sprake is van slapeloosheid en buikpijn over het werk, dan is een leuke teamdag niet meer voldoende, dan moet je “curatief” aan de slag.’ Op basis van de analyse biedt Visser interventies aan. ‘Vervolgens blijven wij erbij, we komen niet even langs voor een quick fix.’

Helpen floreren

‘Het is ook belangrijk dat mensen het zelf willen’, zegt Crijns. ‘Je kunt mensen bijvoorbeeld niet dwingen om minder stressgevoelig te zijn. Wij moeten mensen helpen floreren, en dat kan ook zijn: versterken wat goed gaat.’ Het aanbod is maatwerk, benadrukt ze, ‘we moeten soms goed graven om achter de werkelijke vraag te komen. Dus het is niet u vraagt wij draaien. Het is goed onderzoeken hoe we daadwerkelijk kunnen begeleiden of helpen.’

Daarbij blijkt communicatie toch vaak een belangrijk middel om ‘gedoe’ te voorkomen of op te lossen. Het gaat bijvoorbeeld mis in teams als mensen hun eigen standaarden op anderen plakken. ‘Voor de een is een deadline, op tijd zijn, heilig, voor de ander is iets pas klaar als het inhoudelijk helemaal perfect is en mag het daarom wat langer duren’, geeft Crijns als voorbeeld. ‘Heb het erover, begrijp “ah, jij zit zo in elkaar”. Iedereen heeft zijn eigen standaard van professionaliteit.’

Cultuur is taai

‘Als het om de cultuur in een team gaat is dat vaak taai’, vult Visser aan, ‘bijvoorbeeld als de sfeer is “hard werken hoort er nu eenmaal bij”. Dan stel ik de vraag: Oh, is dat zo? Maar ook op de HR leeft ‘silent quitting’ al een beetje.’ ‘Als je zelf de keuze maakt om over te werken, is er niets mis mee’, zegt Crijns. ‘Soms is het nodig’, valt De Haan bij, ‘Als er daarna maar hersteltijd is. Blijf je achter de feiten aanlopen met een mailbox die blijft ontploffen, dan is het geen probleem als je een keertje tot 23.00 uur doorgaat. Het mooie van de plek waar wij werken is de autonomie, dat je de volgende dag ook lekker om 15.00 uur kan zeggen: ik ga in het park zitten’.

In coronatijd zijn die zaken overigens ook gaan schuiven. We zijn door al het thuiswerken wat meer doorgeslagen in autonomie en binding met je team ging min of meer vanzelf toen iedereen voornamelijk op school te vinden was, en is nu soms een uitdaging.

‘Geen hobby’

Tineke de Haan ziet over de hele linie vooruitgang in de aandacht die er is voor werkdruk en werkgeluk. ‘De cmr heeft nu bijvoorbeeld ook een hrm-commissie. Die zijn mijn partners in crime om aan de deuren te rammelen met het management. Samen met de cmr en met Wijnand van den Brink (cvb, red.) steken Mariska van Langeveld en ik om de drie maanden de thermometer in de organisatie: hoeveel teams zijn geholpen, hoe zijn de wbo-resultaten, hoe staat het met onze menukaart, hoe is het met de sociale veiligheid, et cetera. En Wijnand (van den Brink, red.) belt ons ook zelf of we mee willen denken. Het cvb gaat in mei de directeuren vragen de resultaten te bespreken in hun teams. Ze vragen hen te rapporteren wat nog niet goed gaat en hoe ze dat willen verbeteren, en wat ze willen behouden – de zaken die wel goed gaan. Ik zie die rapportages en zie vooruitgang, soms is het nog een beetje window dressing, maar vaak een heel concrete lijst van acties en plannen.’

Visser: ‘Ik vind het mooi hoe dit in de verticale lijn gaat, maar ook in de horizontale lijn, bij de teams die zelf meer mondig worden om dit punt te agenderen.’ De Haan: ‘Het besef wordt groter dat dit geen hobby is, maar de basis.’

Tekst: Edith van Gameren
Illustratie: Marit Breuker

Profielen, het onafhankelijke nieuwsmedium van de Hogeschool Rotterdam, deelt wekelijks artikelen op Linkedin. Ben jij onze nieuwe connectie?