De centrale medezeggenschapsraad (cmr) heeft zorgen over IT en AI (artificial intelligence) op de HR. De raad wil graag antwoorden op vragen erover voordat de hogeschoolbegroting voor 2025 wordt vastgesteld. Profielen legde de zorgen van de cmr voor aan IT-directeur Van Kelckhoven.

‘Digitalisering en AI hebben een enorme impact op het onderwijs’, stelt cmr-lid Kees Machielse, die de zorgen van de cmr over de inbedding van IT en AI in het onderwijs uitlegt. Blijft de HR wel bij met ontwikkelingen en innovaties in de maatschappij en wordt daar voldoende geld voor vrijgemaakt?
Vorig jaar heeft de cmr bedongen dat er 6 miljoen euro extra aan IT wordt besteed. Dat noemt Machielse ‘een prima bedrag’, waarbij hij opmerkt dat een deel ervan naar personeel gaat.

‘Bij begroting moet HR keuzes maken’

Anjo van Kelckhoven, directeur van de dienst IDT, begrijpt de zorgen. ‘De afgelopen jaren is ons landschap op bepaalde plekken – denk aan het leer managementsysteem Brightspace, studentinformatiesysteem Osiris en HRM-systeem HR2day – gemoderniseerd, maar we zijn er nog niet. Hiervoor zijn structureel mensen en geld nodig’.

Maar de HR moet bij het opstellen van de begroting keuzes maken: ‘Als we aan een onderwerp meer geld uitgeven, betekent het dat we aan iets anders minder uit kunnen geven. Het inzetten van nieuwe technologie betekent sturen op de kosten van die technologie maar ook op het echt pakken van voordelen die de technologie oplevert’, zegt Van Kelckhoven. Onlangs gaf cvb-lid Wijnand van den Brink daar in een cmr-vergadering een voorbeeld van: door digitaal efficiënter te ‘roosteren’ kun je vierkante meters besparen.

Niet goed te voorspellen wat nodig

Van Kelckhoven legt uit dat slimme keuzes nodig zijn: ‘Nieuwe technologieën die we op de hogeschool een plek willen geven, zoals AI en immersive technologies zijn zo nieuw of kunnen zo breed ingezet worden, dat nog niet kristalhelder is hoe we dat doen en wat daarvoor nodig is. De labs die nu vanuit de strategische agenda worden opgezet zijn er een eerste antwoord op. Een ding is zeker: ook deze nieuwe technologieën kosten geld en het is iets wat we vroeger nog niet hadden. Omdat de technologische ontwikkelingen snel gaan kunnen we niet meer zoals vroeger voorspellen wat we nodig gaan hebben en welk prijskaartje daaraan hangt. Het vraagt om slimme keuzes, want we kunnen niet alles tegelijk.’

‘Omdat de technologische ontwikkelingen snel gaan kunnen we niet meer voorspellen wat we nodig gaan hebben en welk prijskaartje daaraan hangt.’

De snelheid waarmee de hogeschool veranderingen kan absorberen is een uitdaging, reageert Van Kelckhoven op de zienswijze van de cmr dat de HR ‘worstelt met de snelheid van IT-ontwikkelingen’. De directeur: ‘Het is een uitdaging waar de hele onderwijssector mee worstelt. Er is tijd nodig om de nieuwe technologie in alle organisatieonderdelen te leren gebruiken, en daar kunnen we niet zomaar alles voor opzij schuiven’.

Cmr wil betere afstemming met het onderwijs

De cmr ziet graag een betere afstemming met het onderwijs wanneer er IT-systemen of software moeten worden aangepast. Doe dat zo min mogelijk op piekmomenten in het onderwijs en dus bijvoorbeeld niet meteen bij het begin van het studiejaar, stelt de cmr. ‘Het kan het dagelijkse werk van velen in de weg zitten en veel stress en ontevredenheid creëren.’ De cmr denkt dat betere afstemming zowel de implementatie van nieuwe systemen als de ervaren werkdruk positief zal beïnvloeden.’

Bij IDT stelt men dat de intentie er zeker is en dat er veel wordt afgestemd. Van Kelckhoven: ‘Gebruikersraden, klankbordgroepen, managers bedrijfsvoering; we wisselen steeds beter met elkaar uit. En de afstemming gebeurt tussen mensen, dus er gaat ook wel eens iets niet goed. Als we daar maar van leren en het de volgende keer een stapje beter doen.’

‘Alertheid op wat je uploadt doet ertoe’

Bezorgd is de medezeggenschapsraad ook over de informatieveiligheid op het gebied van IT.  ‘Wij zijn bevreesd dat werkstukken en dergelijke op internet verschijnen. Op het moment dat je iets uploadt via Co-pilot of ChatGPT staat het direct in het systeem cq op internet’, vertelt Machielse. ‘Dus die alertheid op wat je uploadt doet er zeker toe.

‘Het zomaar uploaden van een werkstuk in een AI-prompt kan soms betekenen dat de AI het werkstuk onthoudt.’

Dat het gebruik van technologie risico’s met zich meebrengt, beaamt Van Kelckhoven. ‘Op bepaalde gebieden zorgen we als hogeschool voor de beveiliging van informatie, we hebben collega’s die gespecialiseerd zijn in cyber security en met onze leveranciers zorgen we dat de informatiesystemen veilig zijn en blijven.’ Maar niet alles is te controleren, stelt de IDT-directeur. ‘Een documentje op een website publiceren zorgt ervoor dat de informatie voor de hele wereld beschikbaar is. Het opslaan van informatie in een niet door de hogeschool aangeboden tooltje zorgt ervoor dat we geen zekerheid hebben over de veiligheidsmaatregelen die de leverancier toepast. En het zomaar uploaden van een werkstuk in een AI-prompt kan soms betekenen dat de AI het werkstuk onthoudt’.

Het gevaar van schaduw-software

Het vraagt van iedereen, studenten en medewerkers, bewustzijn van de risico’s van het gebruik van technologie. Dat noodzaakt dat we ons een beetje verdiepen in hoe de technologie werkt, benadrukt Van Kelckhoven. ‘Om veilig te kunnen werken en experimenteren met AI en andere technologieën worden binnen de hogeschool labs ontwikkeld waarin je als student, docent, onderzoeker, ondersteuner of gewoon geïnteresseerde je vragen kunt stellen en met nieuwe technologie kan werken in een veilige en afgeschermde omgeving’.

Het gebruik van zogenoemde ‘schaduw-software’ zou ook een vraag voor die labs kunnen zijn. Kees Machielse ziet er het gevaar van in. ‘Als een opleiding iets specifieks nodig heeft datniet in het Microsoft-pakket van de HR zit kan dat worden aangevraagd en wel of niet worden goedgekeurd. Maar daarnaast wordt er door Jan en alleman zelf software gedownload en geïnstalleerd. Die wildgroei willen we niet omdat het de veiligheid van het systeem in gevaar kan brengen’.

‘Zijn alle “checks and balances” aanwezig om de technologie verantwoord te gebruiken?’

Dat is al langer een probleem, reageert Van Kelckhoven. ‘We weten als hogeschool niet dat het gebruikt wordt, daarom heet het ook schaduw-IT. De hogeschool loopt risico’s wanneer een individu een toepassing gebruikt met onvoldoende waarborgen op bijvoorbeeld privacy, security of continuïteit. Het gebruik van programmatuur of apparatuur die niet door onze hogeschool beheerd wordt, brengt met zich mee dat je zelf de verantwoordelijkheid moet kunnen dragen over het gebruik. Zijn alle “checks and balances” aanwezig om de technologie verantwoord te gebruiken?’ Het is een vraag die iedere gebruiker zich zou moeten stellen.

Elk kwartaal bijsturen

Om de IT-uitgaven in balans te houden met andere uitgaven van de HR) is er bij de dienst IDT sinds anderhalf jaar een nieuwe manier van werken. De directeur: ‘Het is een werkwijze waarbij alle teams elk kwartaal bepalen wat er gedaan wordt en waarbij we met andere organisatieonderdelen hogeschool breed hierop sturen’.

Ook voor de door cmr en Van Kelckhoven gewenste betere afstemming met het onderwijs is de nieuwe werkwijze van IDT belangrijk; er is continu, en steeds meer afstemming met onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering’.

Tekst: Jos van Nierop
Illustratie: Demian Janssen