Een directeur van de Hogeschool Rotterdam kan, omdat hij ook budgethouder is van een instituut of dienst, zelf tekenen voor de juistheid van zijn declaraties.
Vervolgens voert de dienst financiën slechts een ‘marginale toets’ uit op de declaraties: alleen bij bijzonderheden gaat financiën vragen stellen. Vergeleken met declaraties van overige personeelsleden is dat een behoorlijk verschil. Daar gaan vaak twee leidinggevenden overheen voordat de dienst financiën er nog eens globaal naar kijkt.

Een rapport van de dienst auditing, monitoring & control (amc) uit 2007 (zie kader) spreekt van een ‘onwenselijke situatie’ waar het de declaraties van directeuren betreft.
Collegelid Jan Roelof is ‘dubbel verbonden’ aan dit rapport: hij heeft het destijds als directeur van het amc laten uitvoeren en was net lid van het college van bestuur (cvb) toen het rapport aan het cvb werd aangeboden. Hij geeft antwoord op de vraag waarom het cvb op basis van die rapportage niet alle aanbevelingen heeft gevolgd om zelf de declaraties van directeuren te controleren.
‘Wij hebben ervoor gekozen om het amc periodiek te laten controleren en dat heeft tot nu toe altijd goed gewerkt. Dit jaar doet het amc weer een onderzoek naar de declaraties over 2010 en het zou kunnen dat ze de aanbeveling doen om het strakker te regelen. Maar ik vind dat je mag uitgaan van vertrouwen, niet van bureaucratie. Vertrouwen, maar wel met de nodige controlemomenten.’

Maar die controlemomenten missen juist, staat in het rapport.
‘Toch hebben we toen besloten de procedure niet aan te passen. Wij hebben gekozen voor de laatste oplossing die in het rapport staat: het risico accepteren en het amc periodiek laten controleren.’

Tussen de laatste controle over de declaraties uit 2004 en 2005 en de controle die nu gaat plaatsvinden, zit wel een groot gat.
‘Daar zit een groot gat tussen ja, dus dat is niet helemaal goed gegaan. Maar we hebben ook nog een accountant die elk jaar naar dit soort zaken kijkt. Verder controleert de afdeling financiën ieder kwartaal hoe leeg de potjes zijn die een instituut heeft begroot. Daar zit een patroon in. Als een potje ineens sneller leeg is dan normaal, gaan de bellen rinkelen. En wat betreft de declaraties is dat de afgelopen vijf jaar niet gebeurd.’

Zou het veel werk zijn voor het cvb om de declaraties van directeuren te controleren?
‘Nee hoor, dat is weer wat bureaucratie erbij. Maar ik weet zeker dat niemand daar bezwaar tegen zou hebben. We hebben daar echter niet voor gekozen omdat uit voorgaande onderzoeken blijkt dat dat niet echt nodig is.
‘Overigens zou het best kunnen dat we, gezien alle gevoeligheid rond dit onderwerp, besluiten de procedure aan te passen. Dat de declaraties bijvoorbeeld wel eerst naar het cvb gaan, of met een tussenstap via het amc. De wereld is veranderd, misschien moeten we dit gelijktrekken met de andere declaratieprocedures. Ik sluit niet uit dat we dat doen. Dat komt dan niet door de declaraties, maar door het veranderende sentiment.’

‘Directeur tekent voor zichzelf ‘
In 2006 onderzocht een registeraccountant van de dienst auditing, monitoring & control (amc) alle directiedeclaraties die in anderhalf jaar waren ingediend. Uit de bevindingen van het rapport: ‘In eerdere onderzoeken […] is opgemerkt dat directeuren hun eigen declaraties ondertekenen bij akkoord budgethouder. In de meeste gevallen gebeurt dit nog steeds […].’
‘Dit is – strikt genomen – een onwenselijke situatie omdat , in het geval de directeur zelf tekent , er geen onafhankelijke controle op de juistheid , rechtmatigheid en doelmatigheid van de kosten conform de Richtlijn is geweest .’ De accountant geeft zes mogelijke oplossingen voor dit probleem, waarvan er maar twee geen substantiële haken en ogen hebben: het cvb controleert alle declaraties (omdat het cvb ‘hiërarchisch boven de directeuren’ staat) of het amc controleert de declaraties elk heel of half jaar achteraf. Het cvb koos een andere oplossing: ‘het risico op niet naleven van de richtlijnen accepteren’ en het amc een globaal onderzoek laten doen naar het naleven van de richtlijnen. ‘De vraag is of deze regeling niet te vrijblijvend is’, aldus de accountant.

Correcties en aanvullingen
In ons vorige artikel over dit onderwerp (Profielen 84) zei Peter van der Made, directeur amc, dat het cvb een lijst krijgt met alle declaraties van directeuren om ze te kunnen controleren. Het cvb ontkent echter zo’n lijst te krijgen. ‘De enige die achteraf de declaraties controleert, is het amc, niet het cvb’, zegt bestuurslid Jan Roelof. ‘Wel worden de buitenlandse reizen van tevoren met ons overlegd. De doelen én de begroting ervan.’ Verder zegt Van der Made in het artikel dat een dergelijk onderzoek voor het laatst in 2007 plaatsvond. Dat is echter het jaar waarin het rapport werd aangeboden. Het (laatste) onderzoek vond plaats in 2006 en betrof alle declaraties van alle directeuren uit de periode 1 juli 2004 tot en met 31 december 2005.

Olmo Linthorst

Lees hier het interview met Peter van der Made of lees de aankondiging van Jasper Tuytel over scherpere declaratieregels voor directeuren.