‘De wereld is veranderd’, zei Jan Roelof van het college van bestuur (cvb) een jaar geleden, in een artikel over de declaraties van directeuren. Daarmee suggereerde hij al dat de regels weleens zouden kunnen mee veranderen. Dat lijkt nu te gaan gebeuren.

Afgelopen jaar deed de dienst auditing, monitoring & control (amc) onderzoek naar de declaraties van directeuren en naar de declaratieregels. Nu komt amc met enkele aanbevelingen en nieuwe regels. Want ‘in dit tijdsgewricht’ volstaan de oude regels niet meer. ‘Je moet hier duidelijke procedures voor hebben’, zegt collegelid Roelof nu over de controle van directeurendeclaraties, ‘geen controle meer op basis van steekproeven.’

Zelf tekenen
Tot nog toe was het gebruikelijk dat directeuren hun eigen declaraties tekenden of dat een collega of ondergeschikte dat deed. Amc zou dan om de zoveel tijd steekproefsgewijs naar die declaraties kijken. Maar omdat amc er de mankracht niet voor had, vond de voorlaatste controle in 2006 plaats. Dat probleem is nu opgelost: Voortaan gaan alle directiedeclaraties langs het cvb om gecontroleerd en getekend te worden.

Maar ook de vorm van de regels voldeed niet meer. De regels waren ‘versnipperd’, constateert amc. Het moet duidelijker zijn wie wat mag. Er komt nu één set met regels, met achter iedere re­gel kruisjes om aan te geven voor wie de regel geldt: medewerker, directie of cvb. Personeelsza­ken is verantwoordelijk voor de nieuwe regels, fi­nanciën is de uitvoerder ervan.

Er zijn ook nieuwe regels bijgekomen, met bedra­gen bij de te declareren vergoedingen. Zo is er nu een maximale vergoeding voor een werkgere­lateerd diner (70 euro per persoon) en een maxi­mum voor een overnachting in het buitenland (150 euro). Voor iedere medewerker geldt nu dat hij een vergoeding krijgt voor eersteklas dienst­reizen in de trein en voor een economy reis in het vliegtuig. Businessclass wordt alleen vergoed als dat van tevoren is afgesproken met het cvb.

Directeuren
Dat de declaraties van directeuren nu door het cvb getekend gaan worden (en die van een cvb-lid door de voorzitter, wiens declaraties weer door de raad van toezicht getekend zullen worden), is geen verrassing. Deze maatregel werd ook al aanbevolen in een rapport uit 2006, na het voorlaatste onderzoek van amc. In dat rapport concludeerde de interne accountant van de hogeschool dat directeuren hun eigen declaraties ondertekenen, wat volgens haar een ‘onwenselijke situatie’ oplevert. Vooral omdat er geen enkele controle op juistheid en rechtmatigheid van die declaraties plaatsvindt. Aan die situatie maakt het cvb nu een einde.

Dat die aanbeveling pas na zes jaar wordt opgevolgd, vindt Jan Roelof niet vreemd. Hij voelt zich daarin gesteund door de jaarlijkse financiële rapportages en dit amc-onderzoek. Hij wil ook niet spreken van ‘voortschrijdend inzicht’: ‘Je hebt regels, je kijkt of ze nog goed zijn en als dat niet zo is, dan pas je ze aan. Dit is kwaliteitszorg optima forma. We hebben dan ook geen bijzonderheden ontdekt. Als we kijken naar wat er gedeclareerd wordt, dan zijn we over het algemeen zuinig.’

Die verzekering heeft Anneke Kistemaker van de medezeggenschapsraad (cmr) ook gekregen van cvb-voorzitter Jasper Tuytel. ‘Hij vertelde ons dat amc door externen onderzoek heeft laten doen naar de declaraties van directeuren en vroeg ons hem op zijn woord te geloven dat er niets onoorbaars gevonden is.’

Kistemaker is blij dat de nieuwe regels er nu zijn. ‘Het gaat om geld dat voor onderwijs is bedoeld. Het is goed dat men zich bewust is – of wordt – dat daar verantwoording over moet worden afgelegd. We moeten alle schijn vermijden dat er gekke dingen mee gedaan worden.’

Vragen cmr
Maar ze heeft nog wel vragen. Waarom bijvoorbeeld eersteklas reizen, maar geen parkeerkosten? En wat als er achter een regel geen kruisje staat voor bijvoorbeeld het cvb, gelden dan andere regels? En waar komen die ‘toch wel stevige bedragen’ voor een diner of overnachting vandaan?

Kistemaker vindt het jammer dat het onderzoek zelf geheim blijft. Tuytel laat in een reactie weten dat de cmr niet over individuele declaraties gaat en daarom alleen de nieuwe regels toegezonden heeft gekregen.

Ook Profielen kreeg ondanks eerdere toezeggingen geen inzage in het onderzoek. Dat komt volgens Jan Roelof omdat de resultaten van het onderzoek herleidbaar zijn tot personen. In dat geval, zegt hij, gaat privacy voor openbaarheid. Kistemaker: ‘Hoe moeten wij nu bepalen wat redelijke bedragen voor een lunch of overnachting zijn, als we niet kunnen zien wat tot nu toe gebruikelijk is geweest?’

Olmo Linthorst

Eerdere artikelen over dit onderwerp:
– Wat zijn de regels op de HR?
– CMR wil declaraties directeuren controleren
– College gaat declaraties directeuren onderzoeken