Om een computer te laten installeren zijn twee diensten nodig, om een stagiaire aan te nemen ook. En dat is nog niets vergeleken bij een toelatingsonderzoek. De dossiers van studenten die zo’n onderzoek nodig hebben, worden 34 maal overgedragen en gaan via tien ICT-systemen. Dat vat samen waar het bij veel ondersteuningsdiensten van de hogeschool misgaat.

Er is relatief veel ondersteuning, maar de waardering is niet erg hoog en de dienstverlening sluit niet goed aan bij de behoefte van opleidingen en instituten. Er zijn veel diensten, veel schijven, de dienstverlening is ingewikkeld, versnipperd en verkokerd, het is niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is en sommige diensten zijn zelfs voor een deel onzichtbaar. De gevolgen zijn dan ook dat diensten langs elkaar heen werken, naar elkaar wijzen, dat er fouten worden gemaakt, werk dubbel wordt georganiseerd en dat de ondersteuners niet doen waar om wordt gevraagd.

Iedereen doet zijn best, maar het totaal is niet efficiënt en soms niet professioneel. Dit zei Erwin van Braam, directeur concernstrategie, vorige week tijdens een bijeenkomst voor de medewerkers van de diensten.
Hoe moet het wel? ‘De ondersteuning moet zo geregeld zijn dat docententeams hun werk goed kunnen doen. De vraag van het onderwijs wordt leidend.’

Aan welke ondersteuning heeft het onderwijs behoefte?
Van Braam: ‘We hebben een ronde gemaakt langs studenten, docenten, managers bedrijfsvoering, onderwijsmanagers en directeuren. Ze vragen om ‘ontzorging’, willen dat wij als diensten meer en beter samenwerken en willen variëteit in de dienstverlening: geen eenheidsworst. De diensten moeten inspelen op specifieke behoeften van opleidingen.’

Ontzorgen, samenwerken, dat blijven toch vrij abstracte begrippen.
‘Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van de werkruimtes. Nu heb je daarvoor te maken met hrs, de fadi en communicatie. Eén dienst en één aanspreekpunt zou de organisatie al gemakkelijker maken. Hetzelfde geldt voor het aannemen van een nieuwe docent, medewerker of stagiair. Ook dan heb je met minimaal twee andere diensten te maken: hrs en p&o. Hrs zorgt ervoor dat iemand toegang krijgt tot het netwerk en geeft de digipassen uit. P&o zorgt voor de personeelsadministratie en de personeelskaart. Ook dan zou één loket beter zijn, zo zeggen de mensen die wij hierover hebben gesproken.

‘Nog een voorbeeld: Bij het nakijken van tentamens heb je de systemen nodig van hrs en de medewerkers van bedrijfsbureaus om de resultaten in te tikken. Ook daar gaat weleens wat mis.
‘Het onderwijs heeft ons ook gevraagd mee te denken om hun ondersteuningsvraag beter te kunnen formuleren. Het is nog niet zo makkelijk om goed te kunnen verwoorden waaraan je precies behoefte hebt.’

Hoe wordt de nieuwe dienstverlening georganiseerd?
‘We willen van de huidige negen naar vier diensten: onderwijs en ontwikkeling, voorzieningen, administratie en concernstaf.’ (Onderaan deze tekst kun je zien welke taken bij die diensten worden ondergebracht, red.)

Tijdens een bijeenkomst vorige week, waarin de medewerkers van de diensten over de plannen werden geïnformeerd, werd duidelijk dat er zorgen zijn over de samenstelling van de teams. Het is voor veel collega’s belangrijk dat hun team bij elkaar blijft.

Kun je die zorgen wegnemen?
‘Nee, dat kan ik niet. In elke dienst gaat geknipt worden. Er is geen dienst die daaraan ontkomt. Maar we leggen geen blauwdruk neer, leggen niet van hogerhand op: zo moet het. Met de managers gaan we kijken hoe we die vier nieuwe diensten zo goed mogelijk kunnen samenstellen om het onderwijs zo goed mogelijk te bedienen. Voor de zomervakantie moet duidelijk zijn hoe de teams eruit komen te zien. Dat betekent overigens niet dat er dan al voor elk individu duidelijkheid is.’

Hoe worden de nieuwe diensten aangestuurd? Er zijn nu elf dienstendirecteuren. Dat moeten er vier worden. Is al duidelijk wie de vier diensten gaan leiden?
‘Nee, dat is nog niet zeker. Uiteindelijk is het aan het college om die directeuren te benoemen.’

En de ondersteuning van de ondersteuners? Zijn er straks niet te veel secretaresses bijvoorbeeld?
‘Ook dat is nog niet helemaal duidelijk. Aan het einde van het jaar moet er een formatieplan en een begroting per dienst liggen. Daarvoor is het nu nog te vroeg. Het is de bedoeling dat de nieuwe diensten per 1 januari 2015 operationeel zijn.’

Al eerder is duidelijk geworden dat het terugdringen van de overhead met 100 fte niet gepaard zal gaan met gedwongen ontslagen. Maar hoe zit het met de medewerkers met een tijdelijk contract?
‘Die 100 fte vangen we inderdaad op door natuurlijk verloop. Ik kan niet zeggen hoeveel tijdelijke contracten niet zijn verlengd of niet verlengd gaan worden. Het is niet zo dat de tijdelijke contracten per definitie niet meer verlengd worden.’

Is het de bedoeling dat er gesneden wordt in het werk dat nu wordt uitbesteed?
‘Dat zou kunnen, maar daar hebben we nog niet over gesproken.’

Zijn er werkzaamheden waar we mee gaan stoppen? Kunnen we met 100 fte minder hetzelfde werk blijven doen?
‘De openstelling van de gebouwen is zo her en der aangepast. Niet alle locaties zijn meer tot 22.00 uur ’s avonds open. Maar verder verwachten we dat er door ontkokering en betere samenwerking veel werk gedaan kan worden als voorheen. Anders werken hoeft niet te betekenen dat het minder wordt.’

Dorine van Namen

Later vandaag een reactie van het Inspraakorgaan Diensten op deze plannen.

DE VIER NIEUWE DIENSTEN

Concernstaf

• strategische beleidsontwikkeling
• auditing en beleidsonderzoek
• juridische en bestuurlijke ondersteuning
• concerncommunicatie
• bestuurlijke informatievoorziening
• communicatie en relatiebeheer
• Profielen

Onderwijs en ontwikkeling

• HR-academie/talentmanagement
• duurzame inzetbaarheid, personeelsadvies en (team)ontwikkeling
• werving, voorlichting en begeleiding
• studentbegeleiding
• ondersteunend onderwijs, ondersteuning gebruik media
• ondersteuning onderwijsteams en commissies
• kwaliteitszorg
• operationele ondersteuning
• onderwijsorganisatie
• toetsservices
• evenementenorganisatie en drukwerk

Administratie

• financiële administratie
• personele administratie
• studentadministratie
• control

Voorzieningen

• vastgoed en huisvesting
• integrale veiligheid
• inkoop en contracten
• facilitaire dienstverlening
• ICT-voorzieningen
• ICT-dienstverlening
• toetscentrum