Het hogeschoolbrede samenwerkingsverband StudieNet heeft voor een paar duizend studenten twee apps aangeschaft die studenten direct toegang geven tot allerhande praktische informatie. Het is een pilot waarmee de eerste studenten deze weken aan de slag gaan.

Voor RAC en drie bacheloropleidingen

De twee applicaties dienen verschillende doelgroepen. De RAC-app is voor alle ruim tweeduizend studenten die een tweejarige associate degree volgen op de Rotterdam Academy (RAC). Daarnaast is er de HR-app voor specifieke groepen studenten van drie verschillende bacheloropleidingen (alle studenten facility management, enkele Engelstalige tweedejaars international business and languages en alle eerstejaars ergotherapie).

Bij de RAC, waar afgelopen dinsdag al duizend studenten de app gedownload hadden, zijn de eerste reacties van studenten enthousiast. Ze hebben nog geen cijfers gehaald of roosterwijzigingen gehad, maar de app ziet er volgens de studenten goed uit en werkt makkelijk.

Van twee apps leer je meer

Sinds 2013 onderzoekt een team van onder andere IT’ers en communicatiespecialisten van de Hogeschool Rotterdam hoe ze de meest belangrijke informatie voor studenten daadwerkelijk studentgericht kunnen aanbieden. Codenaam: StudieNet.

In maart dit jaar ging de HR in gesprek met twee bedrijven die zich specialiseren in het leveren van studentinformatie: CACI, de makers van het veelgebruikte Osiris, en een jong bedrijf uit Utrecht, StuComm. Allebei hebben ze een app gemaakt met veel dezelfde functionaliteiten.

De hogeschool houdt twee applicaties naast elkaar in de lucht om veel informatie te kunnen verzamelen over de apps zelf en over de verschillende leveranciers, zegt Najang Klootwijk, programmamanager StudieNet.

Rooster, cijfers, voortgang

Studenten die aan de pilot meedoen, kunnen de app downloaden in de App Store van Apple of in de Play Store van Google. Als ze vervolgens inloggen (met het studentnummer en wachtwoord) kunnen ze met één druk op de app zien wat er op het lesprogramma staat en of er cijfers zijn binnengekomen. Via een menu kun je inzoomen op het rooster, op de cijfers of op de studievoortgang. De RAC-app toont ook hoeveel studiepunten je al gehaald hebt en hoeveel je nog moet.

Omdat de HR-app van de makers van Osiris komt, is het in die app ook mogelijk in te schrijven voor vakken of tentamens. Bovendien krijgen studenten een melding als de inschrijving open gaat. (In de RAC-app zou deze functie nog kunnen komen.)

Doorbraak: ook roosterwijzigingen…

Nu zijn dit op zich handige functies, maar een echte doorbraak zal voor veel studenten de mogelijkheid zijn om push-berichten aan te zetten voor het geval er belangrijke roosterwijzigingen zijn. Als een docent ziek is, krijg je dat bericht misschien wel binnen voor je van huis gaat.

Een eerstejaarsstudent crossmediale communicatie van de RAC maakt duidelijk dat hij alleen al voor deze meldingen de app zou installeren. Ook andere studenten noemen dit één van de belangrijkste functies.

…maar alleen voor de RAC

Helaas heeft alleen de RAC-app die functie. De HR-app heeft wel een rooster, maar geen berichtfunctie bij wijzigingen of bij ziekte van een docent. ‘We weten dat studenten dit graag willen’, zegt projectleider Marcelle Zeddeman van de HR-app. ‘Maar de makers van Osiris hebben een standaard app geleverd waarin dit nog niet mogelijk is.’

Tot nu toe hebben vrijwel alle 130 studenten die de HR-app nu al kunnen downloaden dat ook gedaan. (Volgende week pas krijgen de ongeveer 350 studenten van facility management toegang.) Bij de RAC lopen inmiddels zo’n 1300 studenten met de app rond, vertelt Corina Zomervrucht, projectleider van de RAC-app.

Hogeschool moet zelf ook aan de bak

Een nieuwe app in gebruik nemen is niet alleen een technische kwestie. De hogeschool moet ook oude methodes en routines opnieuw onder de loep nemen, zegt programmamanager Najang Klootwijk. ‘Zowel technisch als organisatorisch moeten we wel met elkaar aan de slag’.

Zo zou de hogeschool op een andere manier moeten gaan roosteren als het de apps standaard wil gaan gebruiken (RAC heeft nu de tentamenroosters enigszins aangepast voor de app). Of het moet studenten op een andere manier informeren, met berichten die binnen de maximaal 110 tekens van een push-bericht passen.

Lastig: persoonlijk rooster

Een voorbeeld daarvan is ook het persoonlijke rooster, vertelt Corina Zomervrucht. In de app zou iedere student een rooster moeten krijgen met daarin niet alleen de reguliere vakken, maar ook de minor- of keuzevakken. ‘In feite is het nog steeds niet gelukt om uit het roosterprogramma Untis een persoonlijk rooster samen te stellen. Om het toch gedaan te krijgen hebben we de app niet met het roosterprogramma laten praten, maar met de roosterwidget van de hogeschool.’

Het punt is dat de nieuwe apps zelf geen informatie bevatten. Die komt altijd uit een andere bron, zoals, indirect, uit roosterprogramma Untis, of uit Osiris in het geval van de cijfers. Zo blijven docenten hun cijfers dus op de oude manier invoeren; de app presenteert ze alleen op een nieuwe manier.

Dat het persoonlijke rooster niet uit de originele roostersoftware komt, heeft als bijkomend nadeel dat de app niet automatisch persoonlijke roosterwijzigingen naar studenten kan sturen. Om die ziekmeldingen of wijzigingen toch bij de student te krijgen, moeten medewerkers van het bedrijfsbureau van RAC handmatig een melding aanmaken. ‘Dat vereist grote zorgvuldigheid want het proces is gevoelig voor vergissingen’, zegt Zomervrucht. Deze functie wordt wat haar betreft zo snel mogelijk geautomatiseerd. Studenten moeten erop kunnen vertrouwen dat urgente berichten altijd ontvangen worden, benadrukt Zomervrucht.

Bugs en wensen

De studenten van RAC hebben naast lof voor de overzichtelijke vormgeving van de app ook nog wel wat suggesties. Toegang tot de studentenmail, bijvoorbeeld, of een planningsapplicatie waarmee je bijvoorbeeld je huiswerk kunt invoeren bij de vakken die toch al op je rooster staan, zegt Jesse van de associate degree maintenance & mechanics.

Eerstejaars logistiek management Lorenzo mist vooral een ‘terug’-pijltje naar het dashboard en snapt niet waarom in de RAC-app Engels en Nederlands door elkaar gebruikt worden. ‘Hier staat “studyprogress” en in hetzelfde menu “handige info”. Dat is gek.’ (‘Dat is een bekende bug die zich niet bij iedereen voordoet’, legt Zomervrucht uit. ‘Bij andere studenten volgt de app namelijk wel de taalinstellingen van de smartphone.’)

Eén jaar gebruiken

De applicaties zijn onderdeel van de pilot, die de komende maanden goed gevolgd gaat worden, zegt communicatieadviseur Anneke Olde Munnikhof van StudieNet. ‘In de komende maanden organiseren we workshops met studenten, docenten en experts om feedback te krijgen.’ En in ieder geval dit hele studiejaar kunnen de betrokken studenten de apps blijven gebruiken.

Tekst: Olmo Linthorst
Beeldbewerking: Demian Janssen