Examencommissies zijn verantwoordelijk voor de borging van tentamens en examens van hun opleiding. Serieuze twijfels daarover moeten via de jaarverslagen van examencommissies bij het college van bestuur (cvb) terechtkomen. Het is daarna aan het bestuur, de directie, het management en de docenten om mankementen te verhelpen en kwaliteit te leveren.

Afgelopen september staken de examencommissies van de HR de koppen bij elkaar om hun eigen jaarverslagen onder de loep te nemen. De conclusie van die sessie is helder, zegt Eefje van Herwijnen, voorzitter van het platform examencommissies, nu: ‘We moeten beter met bewijs laten zien hoe we de afstudeerkwaliteit borgen en wat onze conclusies zijn over de kwaliteit.’

Hersteltermijn

De examencommissies namen hun eigen jaarverslagen onder de loep op aandringen van het college van bestuur. Het college ontving in februari de negatieve uitkomst van een accreditatie van international business and languages (ibl). De opleiding blijft geaccrediteerd, maar moet zich binnen een jaar herstellen van een onvoldoende voor het afstudeerniveau. Ondertussen zoemde al rond dat er ook een onvoldoende voor fysiotherapie zat aan te komen, eveneens voor de afstudeerkwaliteit. Een paar maanden later kreeg fysiotherapie inderdaad twee jaar de tijd om zich te herstellen.

Vlak nadat de onvoldoende voor ibl viel, schreef toenmalig compliance officer Herman Veenema dat slechts vier van de zeventien examencommissies inhoudelijk verantwoording afleggen over hun toezicht op de afstudeerkwaliteit. Veenema stelde dit in zijn jaarlijkse analyse van de jaarverslagen van examencommissies uit studiejaar 2016-2017. Hij stelt vast dat het ‘kennelijk nog steeds een te grote opgave is voor diverse examencommissies’ om in de jaarverslagen ‘systematisch aandacht te besteden’ aan de borging van het niveau van de opleiding en van afstudeerders.

Inhoudelijke verantwoording

Examencommissies kunnen bijvoorbeeld de afstudeerkwaliteit in de gaten houden door steekproefsgewijs afstudeerzittingen bij te wonen of door buitenstaanders te laten meekijken naar scripties. Ook kunnen ze naar de cursussen kijken en naar de manier waarop er getoetst wordt. Daarnaast is er bijna altijd een toetscommissie die namens de examencommissie de toetskwaliteit controleert.

Veel examencommissies vertellen in hun verslagen wel dat ze dit soort dingen doen, maar leggen niet uit wat hun bevindingen zijn geweest, constateert de inmiddels gepensioneerde compliance officer. Hij adviseert commissies daarom om ook een inhoudelijk oordeel te vellen over hoe het systeem van toetsen en beoordelen functioneert. Hoe was de kwaliteit van het afstudeerwerk? Wat moet er verbeterd worden aan tentamens? En wat heeft het management met aanbevelingen van de commissie gedaan?

Risico voor accreditatie

Dat examencommissies geen inhoudelijk oordeel geven over hun bevindingen, levert tevens een risico op bij accreditaties, staat in het rapport van Veenema. En het roept de vraag op of de borging wel in orde is. Doen examencommissies hun werk niet goed of schrijven ze ‘alleen maar’ niet goed op wat ze doen? Het kan best zijn dat examencommissies de afstudeerkwaliteit op ‘gedegen’ wijze in de gaten houden, schrijft Veenema, maar: ‘Zeker is dit evenwel niet.’

Deze kritiek en de accreditatieproblemen waren directe aanleiding voor het college van bestuur om een betere verantwoording te vragen van de examencommissievoorzitters. ‘Het cvb vindt het belangrijk dat examencommissies beter zichtbaar maken hoe zij de kwaliteit van het eindniveau borgen’, zegt cvb-voorzitter Ron Bormans in een schriftelijke reactie. Hij wil ‘meer inzicht’ krijgen in de ‘inhoud van de bevindingen en adviezen’ die de commissies hebben uitgebracht.

Regelmatige twijfels

Het bestuur schrijft ook dat het vertrouwt op het ‘deskundige en objectieve’ toezicht van de examencommissies op de kwaliteit van tentamens en examens. Het college maakt niet duidelijk waar het uit opmaakt dat die werkwijze inderdaad deskundig en objectief is. Uit interne onderzoeken blijkt dat er de afgelopen jaren regelmatig twijfels zijn geuit over de kwaliteit van het commissietoezicht.

Deze twijfels komen naar voren uit de audits van het bureau auditing, monitoring en control (amc). Tijdens deze audits onderzoekt amc onder andere of examencommissies kunnen aantonen dat zij de kwaliteit van tentamens en examens borgen. Uit bijna dertig auditrapporten (alle rapporten vanaf oktober 2015, toen er een nieuwe beoordelingsmethode werd ingevoerd) blijkt dat vooral de afgelopen twee jaar her en der twijfels zijn gerezen over de borgingswerkzaamheden van examencommissies.

Vanaf begin 2017 zijn bij zeven examencommissies problemen gevonden die een ‘risico’ vormen, zoals dat in de auditrapporten van amc is geformuleerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om een examencommissie die ook onderwijsbeleid formuleert en daarmee op de stoel van de manager gaat zitten. Dat kan leiden tot de situatie dat de examencommissie zijn eigen beleid moet controleren, ziet amc. Een andere examencommissie heeft de controle op de toetskwaliteit gemandateerd aan een toetscommissie, maar die blijkt niet meer bijeen te komen. Ook is er een opleiding waar de toetscommissie nog wel bestaat, maar deze had geen toetsen gecontroleerd.

‘Lering trekken’ uit amc-rapporten

Het bestuur wijst er desgevraagd op dat de rapportages van amc ‘over het algemeen zeer kritisch zijn’, om opleidingen ‘scherp’ en ‘alert’ te houden. ‘Het doel is dat opleidingen en examencommissies er lering uit trekken en erop handelen.’ Ook schrijft het bestuur dat ‘amc zo scherp en kritisch kan zijn omdat de rapportages alleen intern worden gedeeld’.

Dat de twijfels van amc vooral de afgelopen twee jaar toenemen, heeft waarschijnlijk te maken met het feit dat amc strenger is geworden richting examencommissies. In een auditrapport van mei 2017 schrijven de rapporteurs van amc dat het na intern overleg kritischer naar het functioneren van examencommissies kijkt: ‘Amc neemt geen genoegen (meer) met een procesbeschrijving. Het is van belang dat de examencommissie verslag doet van de kwaliteitsborgende activiteiten en van de uitkomst hiervan.’

Zwaardere rol commissie na nieuwe wetten

Na twee nieuwe wetten uit 2010 en 2014 hebben examencommissies een zwaardere rol gekregen in het toezicht op de kwaliteit van het onderwijs. Nog niet iedere examencommissie heeft deze wetswijzigingen even goed opgepakt, zegt platformvoorzitter Eefje van Herwijnen, als reactie op de kritiek van amc op individuele commissies. ‘Vanaf 2010 is het een heel proces geweest om examencommissies een steviger fundament te geven en los te trekken van het management. We hebben de afgelopen jaren echt een professionaliseringsslag gemaakt. We begrijpen steeds beter hoe we de borgingsactiviteiten moeten uitvoeren. Voor mijn gevoel zitten we nu op tachtig procent van ons professionaliseringsproces. De wettelijke taken zijn goed geregeld en sinds we als examencommissies van de HR in het platform bijeenkomen, groeien we naar elkaar toe. Niet alle examencommissies gaan even snel, maar het verschil tussen de commissies wordt steeds kleiner.’

Examencommissies moesten begin december hun nieuwe jaarverslagen inleveren. In het voorjaar doet de nieuwe compliance officer van de HR verslag over de betekenisvolheid van de nieuwe jaarverslagen.

Olmo Linthorst