Cmr: ‘Inschrijving tentamens moet overal op de HR automatisch’
Gepubliceerd: 22 March 2019 • Leestijd: 1 minuten en 15 seconden • Nieuws Dit artikel is meer dan een jaar oud.Ben je voor een tentamen automatisch ingeschreven of moet je dat als student zelf doen? Dat verschilt per opleiding en daar wil de centrale medezeggenschapsraad (cmr) al een aantal jaar van af. De raad pleit daarom opnieuw voor automatische inschrijving bij alle opleidingen.
‘Zelfs binnen instituten blijken er verschillende systemen te worden gehanteerd, in tegenspraak met wat het college van bestuur (cvb) eerder heeft aangegeven’, stelt de cmr in een initiatiefvoorstel dat in de vergadering van begin volgende maand aan het cvb wordt voorgelegd.
Studenten betalen er collegegeld voor
Bij de meeste opleidingen worden studenten niet automatisch ingeschreven voor vakken en de bijbehorende toetsen. De cmr vindt niet alleen dat studenten daar recht op hebben (ze betalen collegegeld), maar dat er ook problemen mee worden voorkomen.
Als een student vergeet om zich voor een vak in te schrijven, en dus niet kan deelnemen aan het tentamen, kan dat tot studievertraging leiden met alle (financiële) gevolgen van dien, of zelfs tot een negatief bindend studieadvies.
Druk op ruimte weegt niet op tegen voordelen voor student
De cmr zegt te begrijpen dat je bij automatisch inschrijven een minder goed beeld krijgt van het aantal personen dat het tentamen komt maken. Gevolg: er worden altijd grotere (of meer) ruimten gereserveerd dan nodig is. ‘Maar’, stelt de cmr, ‘dat weegt niet op tegen de voordelen voor de student in het voorgestelde systeem.’
‘Je moet ook leren ergens zelf verantwoordelijk voor te zijn’
Over het automatisch inschrijven is in het verleden meerdere malen discussie geweest. In 2016 vond collegevoorzitter Ron Bormans dat het aan de instituten is om te bepalen welke manier van inschrijven ze hanteren. ‘Zelf ben ik voor automatische inschrijving bij de eerste kans’, stelde hij. Aan de andere kant zag hij de voordelen van het zelf inschrijven. Bormans: ‘We zijn ook een opvoedkundig instituut, jongvolwassenen moeten leren ergens zelf verantwoordelijk voor te zijn.’
Twee jaar eerder was het collegebestuur aanvankelijk voorstander van een uniforme manier van inschrijven op de hele HR. Daar kwam het cvb echter op terug nadat het onderwerp met de instituutsdirecteuren was besproken.
Tekst: Jos van Nierop
Illustratie: Aileen Melief
Dat de CMR zich hier zo onwijs druk om maakt voelt eerder neerbuigend dan als een verbetering voor de student. Studenten hebben tijdens het studeren een bepaalde mate van verantwoordelijkheid over het pad dat zij bewandelen. Ik ben zelf voor het zelfstandig inschrijven voor alles, zowel de colleges als tentamens. Leer studenten eens omgaan met verantwoordelijkheden. Door al het gezeur en gezanik krijgen studenten straks een diploma bij drie keer zeuren over studiestress zonder ook maar een stap te hebben gezet in de eigen ontwikkeling.
Waarom zou je een organisatie bewust zo ineffectief willen maken dat je 100 formulieren moet invullen voordat je ergens aan mee moet doen waar je al voor betaald hebt. Bovendien uit ervaring weet ik dat iedereen zich inschrijft ongeacht of wel of niet voor het tentamen komt want stel je voor dat je het vergeet en je tentamen niet mag maken. Dat argument van de ruimte vind ik echt een onzin argument, hoeveel ruimte bespaard men nou echt en hoeveel is dat door studenten uit te sluiten van tentamens? De student is ten slotte nog steeds de klant en de hoge school zou zoveel mogelijk moeten doen om de student in staat te stellen om het diploma te behalen. Of zijn we nog steeds een Ryanair hogeschool die het hun klanten zo lastig mogelijk maakt gebruik te maken van hun aankoop en daardoor kosten probeert te besparen?
In het 1e jaar kan automatisch inschrijven zonder problemen ingevoerd worden. In het 2e jaar wordt dat al moeilijker en in het 3e jaar onmogelijk. In het eerste jaar is er immers bekend voor welke vakken de student tentamens gaat volgen. In het 2e jaar kan de student (nu nog als er geen 60 ects BSA is) kiezen: een 1ste jaars vak herkansen, of een 2e jaars vak volgen, of beide. In het 3e jaar komen er al meer opties: Minor/stage/etc. Dat betekent dat er toch handmatig ingeschreven moet worden.
—-
Waarom wil de CMR dit?
Als een student vergeet om zich voor een vak in te schrijven, en dus niet kan deelnemen aan het tentamen, kan dat tot studievertraging leiden met alle (financiële) gevolgen van dien, of zelfs tot een negatief bindend studieadvies
—-
Er is altijd een mogelijkheid om een extra herkansing aan te vragen bij de examencommissie. Dus gaat deze vlag wel op? Als de student structureel zich vergeet in te schrijven, dan is er een ander probleem…
—
De cmr zegt te begrijpen dat je bij automatisch inschrijven een minder goed beeld krijgt van het aantal personen dat het tentamen komt maken. Gevolg: er worden altijd grotere (of meer) ruimten gereserveerd dan nodig is. ‘Maar’, stelt de cmr, ‘dat weegt niet op tegen de voordelen voor de student in het voorgestelde systeem.’
—
Ik hoor maar 1 voordeel: het is/lijkt makkelijk voor de student. Echter kleven er organisatorisch veel nadelen aan. Heeft de CMR gesproken met de bedrijfsbureaus die de organisatie van de tentamen op zich nemen?
Soms komen er namelijk veel meer studenten opdagen dan verwacht.Het bedrijfsbureau moet dan snel even wat extra tentamens kopiëren, wat bij meerkeuze tentamens bijvoorbeeld niet kan (moet vanuit een ander systeem ivm printinstellingen). Of de ruimte is te klein. Dan is de student daar weer de dupe van. Deze oplossing zorgt dus weer voor andere problemen die niet genoemd zijn in deze tekst.
Kortom: Als het probleem is dat de student zich vergeet in te schrijven voor een vak, zoek dan een oplossing dat de kans dat de student dit vergeet afneemt.
Ik zie als studentendecaan veel ellende (en angst voor BSA!!!) als er niet automatisch ingeschreven wordt in de propedeutische fase.
Studenten komen net van de middelbare school en er komt al zoveel op ze af. De druk is écht groot genoeg en als er dan iets mis gaat door technische problemen buiten de schuld van de student om (!) of door persoonlijke omstandigheden breekt mijn hart als de student aan het kortste eind trekt.
Want wat te denken van een student die zes weken van te voren aangeeft dat er iets mis is gegaan met zijn inschrijving en te horen krijgt: sorry, ik zou je nog graag inschrijven…maar tjaaa…daar gaat de opleiding / het bedrijfsbureau / de Examencommissie niet over… En dit gebeurt! En het is ECHT niet nodig!
Voorstel: voor alle vakken van de propedeuse automatisch inschrijven. Leg dáár dan de ‘knip’!
Want verder zijn álle argumenten namelijk valide:
-de student is klant
-de student moet verantwoordelijkheid leren nemen
-vanaf het derde jaar volgt iedere student een ‘keuzemenu’ met verschillende stages, minoren en afstudeerstage.
Ideetje? En dan WEL centraal invoeren graag!!!
Misschien is de term ‘automatisch inschrijven’ niet helemaal de juiste. De opleiding Elektrotechniek heeft jarenlang een systeem gehad waarbij de student zelf moest inschrijven. Alleen al bij deze opleiding had ik jaarlijks meer dan 100 klachten van studenten die niet mee mochten doen. En daar soms pas op de dag zelf achter kwamen. Soms eigen schuld, soms waren dat schrijnende gevallen en die kon ik dan niet meer toelaten. Ik was hier, zeker net voor de toetsperiode, gemiddeld een dag in de week aan kwijt. Nu worden de studenten ‘automatisch’ ingeschreven (ook de eventuele herkansing), omdat onze onderwijsondersteuner dit voor iedere student verzorgt. Iets meer werk voor de opleiding dus, maar het aantal klachten is ineens 0 (nul!) geworden! Onderwijsmanager blij, docent blij en student blij.
Er zijn situaties waarbij inschrijven door de student wel zinvol is, zoals bij keuzevakken en de minor. Maar als een student een minorinschrijving gedaan heeft, waarom dan toch nog inschrijven voor de vakken zelf? Ook dat leidde weer tot de nodige problemen in het verleden.
Als een student zich inschrijft voor een opleidingsjaar, dan hoort daar onderwijs bij. En dus ook toetsing. Waarom dan toch administratieve drempels opwerpen voor een student? Omdat we dan beter in beeld hebben hoeveel toetslokalen we nodig hebben? Maar dat weten we al, Osiris kent de optie ‘nog te volgen onderwijs’, zodat je kunt zien wie nog welke cursussen moet doen. Als studenten moeten inschrijven, dan schrijven ze zich in voor alles wat ze nog denken te gaan doen. Dus benadert dit aantal ook weer de ‘nog te volgen onderwijs’ aantallen. Kortom: geen argument in deze discussie.
Laat de student zich focussen op zijn leerproces en laat de opleiding dit leerproces zo goed mogelijk faciliteren. Met inschrijven door de opleiding (‘automatisch inschrijven’) los je veel problemen op.
Op dit moment levert het inschrijven voor de student nog weinig meerwaarde op, behalve het bewust kiezen voor (herkansings-) onderwijs en toetsen. De rigide invulling van het proces zorgt nu voor meer gedoe dan het oplevert voor studenten. Het inschrijven levert nu vooral voordelen op voor het organiseren van het onderwijs en toetsen.
Echter, inschrijven voor lessen en toetsen is voorwaardelijk te zien voor het kunnen bieden van persoonlijke informatie, zoals een persoonlijk rooster, persoonlijke berichten*. Immers, alleen dan weten we vooraf welke vakken en toetsen een student wil/gaat volgen en kan er een persoonlijke agenda voor studenten gemaakt worden en ontvangt een student bijvoorbeeld alleen die berichten over een vak of toets die voor de hem of haar relevant zijn. Dit is echter nog niet binnen de hogeschool gerealiseerd, maar daar wordt wel naar toe gewerkt.
Daarnaast is inschrijven ook noodzakelijk bij flexibilisering van het onderwijs.
Het zou zonde zijn om, vanwege de niet-studentgerichte, rigide invulling van het inschrijfproces, het inschrijven dan maar volledig te automatiseren. Het proces kan veel studentgerichter ingericht worden (bijvoorbeeld: tot een dag van te voren inschrijven, indien er nog plek is in het lokaal toch toegelaten worden, vanaf het tweede jaar, goede uitleg van het proces (zoals bij IGO), etc.).
Door samen (studenten, bedrijfsbureau, etc.) te werken kan er een inrichting (hoe kan het wél werken?) ontstaan die voordelen oplevert voor zowel de organisatie als de student, waarbij ook gekeken moet worden naar de langere termijn.
*Studenten stellen op dit moment zelf overzichten samen van hun onderwijsactiviteiten op basis van klassenroosters, uit roosters van andere jaren (voor herkansingen), het keuzeonderwijsrooster, minorenrooster, events, assessments, afspraken met een SLC, HINT, mededelingsborden, etc. Daarnaast verzamelen studenten ook de toets- en inleverdata uit verschillende bronnen: modulehandleidingen, toetsroosters, overzichten via HINT of e-mail, jaarplanningen, ziektemeldingen, mail, etc. Deze veelheid aan bronnen vergroot de kans op onjuiste en achterhaalde informatie en dit leidt samen met de slechte gebruiksvriendelijkheid tot grote frustratie. Zolang studenten zich niet inschrijven voor onderwijs is het (technisch en organisatorisch) niet mogelijk het gevraagde persoonlijk overzicht te bieden.
go tim!