‘De besluitvaardigheid!’ Madeleine Willemse, softwarebeheerder en communicatiemedewerker van de IT-afdeling, blikt terug op het begin van de coronacrisis toen er in korte tijd veel moest gebeuren. ‘Er moest op Hint heel veel worden veranderd en gewijzigd. En dat deden we dan gewoon. Vroeger moest dan over elk ding een plasje worden gedaan en werd er ellenlang over vergaderd; die tijd is goddank voorbij, hoewel de besluitvaardigheid al wel weer een beetje is ingezakt.’

‘In een live vergadering wordt de tijd meestal uitgezeten’

Werk waarbij je je goed moet concentreren gaat thuis makkelijker, heeft Willemse in de coronatijd ervaren. ‘En ook online vergaderen gaat efficiënter. In een live vergadering wordt de daarvoor gereserveerde tijd meestal uitgezeten, met alle afdwalingen en zijpaden – die worden genomen om de tijd vol te maken – van dien. Dat kan heel gezellig, zelfs productief en inspirerend zijn, maar gaat ten koste van de efficiëntie van de vergadering. Dat zou ik wel willen meenemen, maar niet alle vergaderingen moeten online blijven, want ik mis m’n collega’s.’

Om het vergaderen efficiënter te laten verlopen richtte Willemse begin vorig jaar met haar collega’s op de negende verdieping van locatie Rochussestraat een stand up room in, een plek om staand te vergaderen met aan de wand een groot whiteboard met stickers en magneetjes. ‘Omdat je staat gaat het sneller, net zoals het online vergaderen sneller gaat dan het – zittend – offline vergaderen.’

‘Onderscheid maken tussen vergaderen en ontmoeten’

Willemse zoekt naar een combinatie van bijvoorbeeld drie dagen op locatie werken en twee dagen thuis. ‘Misschien moeten we onderscheid gaan maken tussen vergaderen en ontmoeten, en dat laatste ook inplannen. Ik ben voor het inplannen van live ontmoetingen voor de brede scope, en online vergaderingen voor de smalle scope. Vergaderingen zijn dan efficiënter en ontmoetingen worden zinvoller. Want het is belangrijk om elkaar live te zien, te lachen met elkaar en iemand even te kunnen aanraken.’

Om dat te realiseren kun je als collega’s, in een situatie waarin we deels thuis blijven werken, ook afspreken op dezelfde dagen te gaan werken. Willemse: ‘Zodat je elkaar dan ook spontaan tegen het lijf kunt lopen, dat is goed voor de sociale cohesie. En het is je constante reminder van waarmee je bezig bent: je spreekt elkaar aan, zo van: “Hoe zou jij dit doen?”’

‘Natuurlijke drempel om te videobellen is er niet meer’

Fijn vindt Willemse het ook dat ‘de natuurlijke drempel om te videobellen’ er na anderhalf jaar niet meer is. ‘Niet fysiek aanwezig kunnen zijn bij een vergadering hoeft dus niet meer te betekenen dat je er helemaal niet bij kunt zijn. Want: er is toch Teams’. Teams is daarbij ook nog eens een laagdrempeliger communicatiemiddel dan mailen of bellen, ervaart ze.

Willemse ervaart ook dat de band – van haar dienst – met het onderwijs is versterkt. ‘Vragen over bijvoorbeeld online onderwijs komen vaker direct bij ons terecht. Door corona kwam er vanuit WOLT de noodkreet om alles snel en op aantrekkelijke pagina’s via Hint bekend te maken. Nog bewuster dan voorheen ervaar je dat je dicht bij het onderwijs staat.’

In september hoopt Madeleine Willemse haar collega’s weer live te kunnen zien. ‘Hopelijk zonder mondkapje, en ik zou graag zien dat de locaties weer volstromen met studenten die zich in vrijheid kunnen bewegen.’

Lees ook de eerdere afleveringen van de rubriek:

Ik ga naar het nieuwe normaal en neem mee: De toolkit

Ik ga naar het nieuwe normaal en neem mee: Decaangesprek online

Tekst en foto: Jos van Nierop
Fotobewerking: Demian Janssen

Profielen, het onafhankelijke nieuwsmedium van de Hogeschool Rotterdam, deelt wekelijks artikelen op Linkedin. Ben jij onze nieuwe connectie?