Je hebt vroeger vast weleens het fluisterspel gedaan: in een grote kring deel je een zin of verhaaltje met degene naast je, die het weer aan z’n buurman doorgeeft. Aan het einde van de kring is er weinig meer over van de oorspronkelijke boodschap. Zoiets gebeurt soms ook met de duurzaamheidsdoelen van de overheid bij aanbestedingen, eveneens processen met veel schakels waarin goede bedoelingen verloren kunnen gaan. Vierdejaarsstudenten van de minor inkoopmanagement zochten naar oplossingen hiervoor.

Natuurlijk gaat het bij deze aanbestedingen niet alleen om (slechte) communicatie, er kunnen ook financiële en praktische redenen zijn waardoor ambities sneuvelen of verwateren. De studenten hebben twee maanden onderzoek gedaan bij verschillende overheidsinstanties, waaronder de Belastingdienst, Defensie, Rijkswaterstaat en het ministerie van Justitie en Veiligheid. Afgelopen donderdag presenteerden ze in een ‘hackathon’ hun bevindingen bij het Innovation Dock van RDM, en gingen ze samen met inkoopprofessionals van de overheid op zoek naar oplossingen.

Zwarte gaten

Als Innovation Dock is volgestroomd met zo’n veertig studenten is het woord dat het meest valt ‘GAP’. En nee, ze hebben het hier niet over een gap year. Wat de studenten de afgelopen twee maanden hebben gedaan is zo ongeveer het tegenovergestelde van een lekker tussenjaartje. Ze vraten dossiers en hebben beleids- en aanbestedingsstukken doorgeploegd op zoek naar de zwarte gaten waarin duurzaamheidambities dreigen te verdwijnen. Die zwarte gaten zijn dus de ‘GAPS’ waar het de hele tijd over gaat. Het doel vandaag is om een proof of concept te maken; een idee om een GAP op te lossen.  

Aan het begin van de ochtend worden eerst een paar spelletjes gespeeld om creativiteit en energie op te wekken voor de rest van de dag. Daarna is het tijd voor de GAP-analyse. Overal in en buiten het lokaal hebben studenten posters opgehangen met daarop de verschillende fases van een aanbesteding: inkoopstrategie, inkoopbeleid, aanbestedingsdocument, offerte, contract, uitvoering. Tussen die fases zitten de gaten waar het dus vaak misgaat. De studenten presenteren per groepje welke GAPS ze hebben gevonden bij hun organisatie, en welke ze vandaag willen behandelen. Om hun verhaal verder aan te scherpen krijgen ze vragen en feedback van docenten, docent-onderzoekers en de aanwezige inkoopprofessionals, en heel af toe – ze moeten nog een beetje op gang komen – ook van een medestudent.

Belangrijke keuzes bij inkoop

Mirjam Kibbeling moedigt aan en stuurt waar nodig. Ze is de lector van het nieuwe lectoraat Publieke Inkoop; een samenwerking tussen de Rijksoverheid en vijf hogescholen met als doel een betere instroom en aansluiting in de inkoopafdelingen van het Rijk. ‘Een betere wereld begint bij een aanbesteding,’ zegt ze. ‘Veel studenten hebben bij inkoop eerst zoiets van: dat is saai. Maar als ze erachter komen dat je op het gebied van duurzaamheid en circulariteit echt het verschil kunt maken omdat daarbij belangrijke keuzes worden gemaakt, dan gaan ze er opeens heel anders naar kijken.’

‘Een betere wereld begint bij een aanbesteding’

Marc is een van die studenten, hij studeert technische bedrijfskunde en zegt vooral duurzaamheid en circulariteit interessant te vinden bij inkoop. ‘Maar ook de sociale aspecten zoals het contracteren van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt; people, planet, profit’, daar gaat het volgens hem om.

Hij heeft onderzoek gedaan naar cargo handling bij defensie. Dat gaat simpel gezegd over alles wat met het transport van materieel te maken heeft; van de aanschaf van vliegtuigen tot walkie talkies. Het probleem, zo legt hij uit, is dat defensie wel duurzaam wil zijn, maar qua inkoop volledig afhankelijk is van een monopolistische markt. Ze hebben dus niet zoveel te eisen. Marc: ‘De GAP zit dus tussen het inkoopbeleid en de aanbesteding, die moet realistischer worden.’

Onduidelijk of het echt duurzaam is

Even verderop zit Jop met een kopje thee even pauze te houden. Hij studeert logistics engineering en heeft AIRBIM onderzocht, een aanbesteding van Rijkswaterstaat. Dit is software met belangrijke informatie die de basis vormt voor aanleg, beheer, onderhoud, vervanging en renovatie van de rijksinfrastructuur. ‘Bijvoorbeeld hoe bruggen worden geïnstalleerd en met wat voor materialen,’ legt hij uit. ‘Onze conclusie is dat er aan het begin van het proces wel een bedrijf wordt geselecteerd dat duurzaam is, maar bij contractbeheer wordt onvoldoende gecontroleerd of de KPI’s (key performance indicators, red.) wel gewaarborgd worden. Het is dus daardoor niet duidelijk of het ook echt duurzaam is.’

Hoe belangrijk het naleven en controleren van afspraken is blijkt wel ’s middags tijdens de lunch. Binnen vijf minuten zijn alle broodjes op. Wat blijkt: er was wel voldoende ingekocht, maar de leverancier heeft te weinig geleverd. Een flinke GAP dus, ook in de maag van de verslaggever van Profielen.

Elke tien minuten een rode kaart

Na de lunch is het tijd om met oplossingen te komen voor de GAPS. Uw verslaggever scoort een broodje in de kantine, terwijl de studenten gaan sparren met de inkoopprofessionals om een plan op te zetten. De dagvoorzitter rinkelt om de tien minuten met haar belletje – dat telkens uit elkaar valt – waarop een docent aan ieder groepje een rode kaart uitreikt. Niet om iemand weg te sturen, maar om de groep verder op weg te helpen met een concrete vraag. Deze vragen vormen de basis van de presentaties die ze later zullen houden.

‘Door kleine stapjes te nemen zal ook de laatste steen omvallen en het einddoel worden behaald’

Tijdens de presentaties aan het eind van de dag valt op dat vooral de groepen die in staat bleken om de tweede vraag goed te beantwoorden  – Wat zie je voor je? Visualiseer! – ook goed in staat zijn om het probleem en hun verhaal concreet te maken. Op het bord achter student Lotte staan dominosteentjes getekend. Met haar groep kwamen ze tot de conclusie dat de stappen van een aanbesteding bij de Belastingdienst te groot zijn. Ze pleit voor een stappenplan als hulpmiddel waarbij er vaker tussentijds wordt geëvalueerd. ‘Door kleine stapjes te nemen zal ook de laatste steen omvallen en het einddoel worden behaald’, aldus Lotte.

De contractmanager van de Belastingdienst toont zich tevreden over het plan: ‘Het is goed als er duidelijke doelen worden gesteld en dat die worden besproken met de opdrachtgever. Zo kun je als contractmanager goed analyseren en weet je precies waarop je moet letten.’

Ideeën vertalen naar praktijk

Het werk van de studenten is niet voor niets geweest. Ten eerste heeft het bruikbare informatie opgeleverd voor onderzoek van het lectoraat, daarnaast geven sommige inkoopprofessionals al aan dat de ideeën van de studenten ook daadwerkelijk vertaald zullen worden naar de praktijk. De inkoopadviseur van Rijkswaterstaat neemt de studenten mee voor een presentatie bij het management van het inkoopteam, een ander neemt het advies van studenten over om in aanbestedingen minder vakjargon te gebruiken – ‘dat begrijpt niet iedere leverancier’ – en meer werk te maken van bondige, goed leesbare teksten.   

‘Met de studenten kon ik echt op strategisch niveau in gesprek’

Na afloop is Rik Wijnhof, strategisch adviseur inkoop bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid, erg te spreken over het niveau van de studenten. ‘Ik heb niet eerder met hbo-studenten op deze manier gespard over dit onderwerp, maar ik moet zeggen ik hun kennisniveau over inkoop best hoog vond. Als ik op een feestje over inkoop vertel dan weet niemand vaak waar ik het over heb, met de studenten kon ik echt op strategisch niveau in gesprek.’

Hij vertelt dat op zijn afdeling vooral mensen werken uit het wetenschappelijk onderwijs, maar volgens hem is dat niet per se nodig. ‘Het is vooral een vak dat je leert door het te doen. Als je eenmaal meedraait in het team dan komt het echt wel goed. Ik werd net al aan m’n mouw getrokken voor stageplekken. Dat ga ik uitzoeken.’

De voorzitter komt ondertussen langs met groentedipsnacks, tegen de tijd dat de borrel begint zijn er gelukkig geen GAPS meer.  

Tekst en foto’s: Wietse Pottjewijd

Volg ons op Instagram