Twee weken geleden werd duidelijk dat het opnieuw indelen van de diensten in alle opzichten gezien moet worden als een reorganisatie. Dat betekent dat de vakbond zich ermee moet bemoeien. Dat leek een vertragende factor te worden, maar door een snelle interventie van de bonden heeft de hogeschool nog een kans om de deadline van 1 januari te halen.

De vakbonden stemmen ‘bij hoge uitzondering’ in met het plan van het bestuur om te beginnen met het aanstellen van ongeveer twintig managers voordat de bonden het sociaal plan van de HR hebben goedgekeurd. Dat werd gistermiddag duidelijk tijdens een ingelast vakbondsoverleg op de hogeschool.

‘Wij werken absoluut niet mee als de cmr en pgmr niet instemmen’, aldus vakbondsman Jan Dijkstra.

Als de hogeschool haar belofte houdt om geen medewerkers gedwongen te ontslaan en bovendien iedereen een salarisgarantie geeft, ziet de vakbond geen belemmeringen voor de HR om alvast te beginnen met het invullen van de twintig managementposities van de vier nieuw te vormen diensten.

‘Zeer ongebruikelijk’
Wel eist de bond dat er geen benoemingen plaatsvinden voordat de medezeggenschapsraden de definitieve plannen van het bestuur goedgekeurd hebben. Dat gebeurt waarschijnlijk op 3 november, terwijl de bonden pas halverwege november het sociaal plan aan de leden voorleggen.

‘Het is al zeer ongebruikelijk dat we akkoord gaan met benoemingen voordat het sociaal plan is goedgekeurd’, maakte AOb-vakbondsonderhandelaar Jan Dijkstra het bestuur duidelijk. ‘Maar wij werken absoluut niet mee als er geen instemming heeft plaatsgevonden’, door cmr en pgmr (personeelsgeleding medezeggenschapsraad).

In de ‘grijze’ periode ná instemming van de medezeggenschapsraden en voor definitieve goedkeuring van het sociaal plan, kan de hogeschool ongeveer twee weken winst behalen door de managers aan te stellen, die op hun beurt weer medewerkers moeten gaan plaatsen.

‘Het is een levend document’, aldus directeur Ard van Aken, over de plannen van het bestuur die nog steeds niet af zijn.

Met ‘managers’ worden in dit geval niet de directeuren van de nieuw te vormen diensten bedoeld. Die zijn al benoemd (anders dus dan de toekomstige afdelingsmanagers) voordat de centrale medezeggenschapsraad de reorganisatie van negen naar vier diensten goedkeurde.

Herplaatsen
De vakbond ziet geen fundamentele problemen in de reorganisatie van de diensten, omdat het bestuur toezegde dat het merendeel van het personeel, ’80 tot 85 procent’, aldus collegebestuurder Jan Roelof, direct herplaatst wordt in een vrijwel identieke functie. Daarmee sluit de bond aan bij het rijtje interne inspraakorganen dat zich al voor de reorganisatie heeft uitgesproken.

‘We zitten hier niet om de boel te frustreren’, zegt vakbondsman Jan Dijkstra. ‘We hebben de hogeschool in zoverre geholpen dat ze niet een maand hoeven te wachten op het definitief goedgekeurde sociaal plan. Als in die maand de sollicitatieprocedures op gang komen en er ontstaan problemen, dan is tegen die tijd het sociaal plan van kracht en dus ook de bezwaarcommissie die daarbij hoort. Dan is het dus voor de medewerkers goed geregeld.’

Wat ging er ook alweer vooraf?
Bijna twee jaar geleden besloot de Hogeschool Rotterdam dat de overhead omlaag moet, van 27 naar 22 procent. Dat inzicht leidde vorig jaar tot de conclusie dat de diensten samengevoegd moeten worden. Van de huidige negen diensten blijven er per januari aanstaande vier over (zie kader onderaan artikel). Sommige diensten worden opgeknipt en verdeeld over die vier, andere diensten gaan in hun geheel samen.

Omdat de organisatiestructuur van de hogeschool door deze reorganisatie sterk verandert, moet het bestuur haar plannen afstemmen met de medezeggenschapsraden van de hogeschool.

De centrale medezeggenschapsraad (cmr) heeft in september ingestemd met het grote idee achter plannen, maar moet nog een definitief organisatie- en formatieplan onder ogen krijgen. (Het formatieplan is een uitwerking van het organisatieplan. De laatste gaat over de structuur van de organisatie, terwijl in het formatieplan staat hoeveel mensen op welke plek werken. De laatste stap in het proces is het plaatsingsplan, waarin precies staat welke personen welke functies bemannen.)

Dat de medezeggenschapsraden zich pas in november (twee jaar na de eerste aankondiging) over de plannen gaat buigen, komt doordat deze reorganisatie altijd door de medewerkers gedragen moest zijn. Alles moest samen met de medewerkers gebeuren, benadrukte directeur concernstrategie Erwin van Braam toen het bestuur bekend maakte van negen naar vier diensten te willen. ‘Er ligt nog geen blauwdruk. We gaan het samen uitwerken.’

De eerste deadline, 8 oktober, is alvast niet gehaald.

Gisteren werd in het overleg met de vakbonden duidelijk dat er nog steeds geen blauwdruk ligt. ‘Het is een levend document’, zei directeur personeelszaken Ard van Aken op de vraag of het organisatieplan nu al af is. ‘Er wordt nog dagelijks aan geschreven. Dat moet ook wel als je dit samen met de medewerkers wilt doen.’

Conceptversie
Het organisatieplan moet binnenkort goedgekeurd worden door de medezeggenschapsraden, willen de diensten per 1 januari van start kunnen. Om het bestuur van de HR een handje te helpen stuurde de centrale medezeggenschapsraad vorige week een brief naar het bestuur met de belangrijkste deadlines op een rijtje. Welke stukken moeten wanneer bij de medezeggenschapsraden zijn, om ervoor te zorgen dat de deadlines gehaald worden.

Die brief is van 9 oktober, maar de eerste datum in het schema, 8 oktober, is alvast niet gehaald: het organisatieplan en formatieplan moesten 8 oktober bij de medezeggenschapsraden liggen, maar de plannen zijn nog niet af.

Van een formatieplan kan de pgmr alleen nog maar dromen.

‘Teleurstellend’, noemt cmr-voorzitter en opsteller van de brief Fons van Maldeghem dat. ‘Ik heb van het inspraakorgaan diensten (iod) begrepen dat zij op 8 oktober om één minuut voor twaalf (middernacht dus) een organisatieplan binnen hebben gekregen. Maar dat is geen definitieve en complete versie. Zolang er bijvoorbeeld geen formatieplan is, kan het iod ons hier niet grondig over adviseren. Ik hoop dat we aanstaande vrijdag over complete plannen kunnen beschikken.’

Over het formatieplan kan ook de pgmr (die dat plan moet goedkeuren) slechts nog dromen. Anneke Kistemaker, voorzitter van de pgmr: ‘We hebben al eerder tegen het bestuur gezegd dat de deadline van 1 januari erg optimistisch is. Als ze dan ook nog hun spullen niet op tijd aanleveren, wordt het wel erg lastig.’

Helpende hand
Omdat zowel de cmr, de pgmr, het iod als de vakbond geen principiële bezwaren hebben tegen (of zelfs voorstander zijn van) de reorganisatie, doen ze allemaal hun uiterste best om het bestuur een handje te helpen. Zo heeft de cmr al aangegeven geen gebruik te maken van de maximale termijnen die het heeft om over een plan na te denken. Alle stukken worden versneld behandeld, soms binnen een week na ontvangst.

Ook de pgmr deed enkele weken geleden, samen met het iod, een welhaast dramatische poging om een plan van het college zo snel mogelijk te beoordelen om ermee in te kunnen stemmen. De ene maandag kwam het plan binnen en de maandag erna moest het goedgekeurd worden.

Deze operatie moet wettelijk beschouwd worden als een reorganisatie.

(Het inspraakorgaan diensten, iod, speelt een cruciale rol bij deze reorganisatie. Het iod heeft geen instemmingsbevoegdheid, zoals de cmr en pgmr die wel hebben. Maar omdat het als dienstenorgaan dicht bij het vuur zit, laten de pgmr en cmr zich door hun adviezen leiden.)

Het iod had toen al een jurist gevraagd om een dag vrij te houden in zijn agenda. Deze jurist, Willem Lindeboom van Brussee Lindeboom Advocaten, gespecialiseerd in arbeidsrecht binnen het onderwijs, kon dan misschien wel binnen een dag de plannen van het bestuur juridisch toetsen.

Toen het juridische advies inderdaad binnen 24 uur binnenkwam, ontstond er een probleem. Het bestuur heeft de afgelopen tijd stelselmatig de term ‘reorganisatie’ vermeden. Maar deze jurist maakte onomstotelijk duidelijk dat deze operatie in alle opzichten wettelijk beschouwd moest worden als een reorganisatie. De consequentie daarvan is dat de vakbond zich ermee moest bemoeien, dat er een sociaal plan opgesteld moest worden en dat de leden van de vakbond dat sociaal plan moesten goedkeuren.

Niemand zegt haast te hebben, behalve het bestuur.

De maandag erop moest de pgmr het bestuur dus teleurstellen: ze kon niet instemmen met de plannen. Ten eerste omdat ze nog geen tijd hadden gehad het juridische advies te bespreken, maar vooral omdat de reorganisatie geen pgmr-, maar een vakbondskwestie leek te gaan worden. Pgmr-voorzitter Anneke Kistemaker zei nog net geen sorry tegen het bestuur, maar gaf wel de belofte om, als het nodig zou zijn, extra pgmr-vergaderingen in te lassen om de vertraging te beperken.

Haast
Ook het iod doet zijn best snel te adviseren en vertraging te vermijden. Het iod krijgt als het goed is deze week alsnog de definitieve versie van het organisatieplan. De leden van het iod komen in de herfstvakantie samen, zodat ze direct na de vakantie advies kunnen geven aan de cmr en pgmr. Met dat advies in de hand kunnen cmr en pgmr een week later, 3 november, alle plannen van het bestuur goedkeuren.

Waarom heeft iedereen eigenlijk zo’n haast?

Dat hebben ze helemaal niet, zeggen alle betrokkenen. Liever goed dan snel, is de kreet die zo’n beetje ieder medezeggenschapslid of inspraakmens op de lippen bestorven ligt. Behalve het bestuur. Dat hanteert nog steeds 1 januari als datum waarop de nieuwe diensten aan het werk moeten.

‘Die datum is niet zomaar gekozen’, legt collegelid Jan Roelof uit. ‘Alle medewerkers van de diensten moeten in de systemen (personeel, mail, boekhouding, enz.) omgehangen worden. Dat overzetten duurt enkele dagen en het testen duurt ook enkele dagen.’ Alleen de kerstvakantie en de zomervakantie volstaan, volgens Roelof. En wachten op de zomervakantie duurt te lang. ‘Omdat we al zo lang over dit proces doen, ruim een jaar, blijven mensen ook in onzekerheid en dat is niet wenselijk.’

Olmo Linthorst

DE HUIDIGE DIENSTEN

Deze huidige negen diensten worden verdeeld en samengevoegd over vier nieuwe:

• Algemene bestuurlijke zaken
• Auditing, monitoring en control
• Communicatie en externe betrekkingen
• Concernstrategie
• Facilitaire dienst
• Financiën en studentregistratie
• HR services
• Onderwijs en kwaliteit
• Personeel en organisatie

DE VIER NIEUWE DIENSTEN

Concernstaf

• strategische beleidsontwikkeling
• auditing en beleidsonderzoek
• juridische en bestuurlijke ondersteuning
• concerncommunicatie
• bestuurlijke informatievoorziening
• communicatie en relatiebeheer
• Profielen

Onderwijs en ontwikkeling (O2)

• HR-academie/talentmanagement
• duurzame inzetbaarheid, personeelsadvies en (team)ontwikkeling
• werving, voorlichting en begeleiding
• studentbegeleiding
• ondersteunend onderwijs, ondersteuning gebruik media
• ondersteuning onderwijsteams en commissies
• kwaliteitszorg
• operationele ondersteuning
• onderwijsorganisatie
• toetsservices
• evenementenorganisatie en drukwerk

Administratie (AIC)

• financiële administratie
• personele administratie
• studentadministratie
• control

Voorzieningen (FIT)

• vastgoed en huisvesting
• integrale veiligheid
• inkoop en contracten
• facilitaire dienstverlening
• ICT-voorzieningen
• ICT-dienstverlening
• toetscentrum