In een lokaal staan tafels met daarop een meter schilderstape, twintig slierten ongekookte spaghetti, een meter touw en een marshmallow. Aan de tafels zitten communicatiemedewerkers die zich hebben opgegeven voor de introductiecursus ‘Scrum in actie, maak van elk project een succes’ door Scrum-deskundige en HR-docente Mariëlle Roozemond (CMI). De opdracht die ze de deelnemers geeft, is simpel: bouw met maximaal drie man in twintig minuten een zo hoog mogelijke, vrijstaande toren met het spekkie bovenop. De tafel met de hoogste toren wint.

Terwijl de groepjes overleggen, stuntelen, lachen en soms hardgrondig vloeken kijkt de docente glimlachend de zaal in. Ze heeft meerdere groepen deze opdracht gegeven en het eindigt bijna altijd op dezelfde manier: van de tien groepen die meedoen, heeft na twintig minuten slechts de helft een staand bouwwerk.

Kleuterklas
De aanwezige communicatiemedewerkers blijken geen bijzonder talentvolle torenbouwers. Na twintig minuten meet Roozemond een paar torens die ongeveer 50 centimeter hoog zijn. Ongeveer de helft van de groep heeft een toren kunnen bouwen die bleef staan, de rest is bezweken onder het gewicht van de marshmallow toen hun torens overeind gezet werden. ‘Kleuters doen het beter’, blijkt uit een TED-talk die de docente instart.

Na dit filmpje is het de groep duidelijk waar het bouwen van de torens misging. Als alle teams tijdens het bouwen de marshmellow bovenop hadden gezet, hadden ze eerder doorgehad dat de toren het gewicht niet kon dragen en hadden ze dit tijdens het maakproces nog kunnen bijsturen. Door de toren pas op het laatste moment op z’n pootjes te zetten, zagen ze dat het project mislukt was toen er niet meer bijgestuurd kon worden. Onhandig, vindt iedereen achteraf.

Deadlines
Roozemond legt uit dat veel teams projecten op deze manier aanpakken. Ze hebben een kick-off waar iedereen blij van wordt, dan spreken ze een deadline af, dan gaat iedereen eerst heel lang niets doen en pas vlak voor de deadline aan het werk, en dan worden op het laatste moment alle resultaten samengevoegd en is het te laat om te checken of het eindresultaat in orde is.

Scrum zou hier een oplossing voor kunnen zijn. Het is een samenwerkingsmodel dat is ontwikkeld om met multidisciplinaire teams aan softwareproducten te werken en het wordt nu steeds populairder buiten de ICT-sector. Teams hakken het werk op in en werken in een dag of een week steeds naar een deadline toe. Als het werk af is, wordt het direct geëvalueerd en aan de hand daarvan wordt het volgende blokje werk ingepland.

Enthousiasme
Hoe verder de les volgt, hoe enthousiaster de reacties uit de zaal. ‘Dit moeten wij ook gaan doen’, lijkt de algemene mening. Projecten die gescrumd zouden kunnen worden zijn de herinrichting van intranet Hint, het jaarverslag en de volgende editie van de Minorbeurs. Het zou dus zomaar kunnen dat er binnenkort op de communicatieafdeling op een heel andere manier gewerkt wordt.

Tosca Sel