De vraag over de ‘toestand’ van de medezeggenschap op de HR vindt Glerum geen vreemde. Uit de werkwijze van de cmr met vooral het college van bestuur (cvb) wordt niet meteen duidelijk waar de raad voor staat en wat de raad doet om het hogeschoolbeleid bij te sturen. Terwijl ze dat wel degelijk doet, vertelt Glerum.

De cmr kijkt ook nadrukkelijk naar zichzelf. Hebben leden wel voldoende kennis? Krijgen ze wel de ruimte om kritisch te zijn? En: laten ze voldoende zien wat ze hebben bereikt? Het zijn vragen die de cmr bezighoudt.

‘Zorgvuldig proces met informeel overleg’

‘Neem het besluit over de locatie op Zuid. Dat proces hebben we doorlopen met het cvb en met beleidsmedewerkers. Het was een heel zorgvuldig proces waarbij we informeel met het cvb in overleg waren en we ook hebben kunnen bijsturen. Uiteindelijk hebben we ingestemd.’

Dat laatste gebeurde in een openbare overlegvergadering. Glerum: ‘Maar hoe vertel je op dat moment wat er allemaal is gebeurd? Natuurlijk waren er stukken over dat besluit maar niet iedereen gaat dat lezen.’

Hoe maak je duidelijk dat de cmr belangrijk is en een belangrijke rol speelt bij besluiten van het college? Het is een uitdaging die twee jaar geleden ook al werd gevoeld, toen uitgesproken door Sjoerd van Vliet. ‘We maken denk ik te weinig bekend wat we in de gesprekken met het cvb bereiken. Misschien zijn we teveel Rotterdams: “niet lullen maar poetsen”, zei hij. Aan de andere kant, aldus Van Vliet toen: ‘Ik vind dat medezeggenschap niet om de show draait; we moeten vooral het beste bereiken voor student, medewerker en organisatie.’

‘Na de zomer kreeg waan van de dag weer de overhand’

Inmiddels werkt de cmr wel aan haar bekendheid en heeft ze bijvoorbeeld een plek op Hint, de intranetpagina van de HR, om over haar werk te communiceren. Glerum: ‘Daar zijn we echt mee gestart maar na de zomer kreeg de waan van de dag weer de overhand. Het framework staat maar het ontbreekt de leden aan tijd om die pagina continu te vullen met actuele berichten. We hebben daar advies en hulp bij nodig, misschien ook van stagiaires van de opleiding communicatie. We hebben de afdeling communicatie om ondersteuning gevraagd en die gaan we ook krijgen. Er blijft nu gewoon veel onzichtbaar van wat we doen.’

‘Ondersteunende diensten weten ons echt beter te vinden’

Zichtbaarheid van de medezeggenschap heeft ook betrekking op de vraag hoe goed beleidsmakers op de hogeschool de cmr weten te vinden. Glerum is daar best positief over. ‘Er wordt sneller contact met ons gezocht door mensen van de ondersteunende diensten. Zij weten ons echt beter te vinden.’ Belangrijk vindt Glerum het ook dat in de veiligheidsenquête van de hogeschool (alle studenten en medewerkers ontvingen ‘m) vragen staan over hoe veilig leden van medezeggenschapsorganen zich voelen om kritische te zijn.

Wat betreft zichtbaarheid en contact met medewerkers en studenten heeft de coronacrisis niet geholpen, schetst Glerum. Pre-corona organiseerde de studentengeleding van de cmr zogenoemde ophaalsessies waarbij ze de locaties afgingen en in de hal studenten over bepaalde onderwerpen aanspraken.

Mensen uitnodigen voor de lunch op de vergadermaandag

De personeelsgeleding was iets dergelijks van plan. Zulke fysieke bijeenkomsten waren de laatste anderhalf jaar niet echt mogelijk, net als het plan om mensen uit te nodigen voor de lunch die de cmr op hun vergadermaandag altijd gezamenlijk heeft. ‘Dat was bedoeld voor iedereen die interesse heeft in het werk van de cmr of wat kwijt wil aan ons.’

De cmr heeft sinds een tijdje weer de beschikking over twee ambtelijk secretarissen, dat was er lange tijd één, en dat heeft ook z’n positieve uitwerking. Glerum: ‘Het helpt echt enorm. Zij zitten ook meer bovenop de communicatie dan de cmr-leden en helpen de leden ook bij het opstellen van bespreekdocumenten. Bijvoorbeeld over waar ze bepaalde informatie kunnen vinden en of én wanneer een bepaald onderwerp al eerder aan de orde is geweest.’

Ambtelijk secretariaat als constante factor

De cmr ziet het ambtelijk secretariaat ook steeds meer als constante factor van de cmr. Glerum: ‘Iedere twee jaar is de raad bijna compleet nieuw, dus het is goed dat je de structuur van de cmr niet ophangt aan de leden maar aan het secretariaat. Je wilt niet elke twee jaar moeten uitvinden ”hoe doen we dat ook al weer?”. Het secretariaat heeft dus een belangrijkere rol gekregen.’

Glerum is blij dat het college van bestuur extra geld beschikbaar stelt om medezeggenschapsleden te professionaliseren. ‘Dat wilden we intensiveren. Het gaat bijvoorbeeld over hoe je een goed advies schrijft en over hoe je binnen de raad aan teambuilding doet. Als medezeggenschap moet je er zelf eisen aan kunnen stellen en je niet door de zeggenschap – lees het cvb – laten opleggen wat voor ons belangrijk zou zijn. Gelukkig vindt het cvb dat ook; ze faciliteren ons zonder dat voor ons in te vullen.’

Meer zeggenschap voor decentrale raden

Hoewel Glerum minder zicht heeft op de instituutsraden en opleidingscommissies dan op zijn ‘eigen’ cmr ziet hij dat de decentrale raden steeds belangrijker worden. ‘Als je kijkt naar hoe de mr zich moet ontwikkelen richting de toekomst, dan heb je het ook over decentralisatie. Zeggenschap ligt meer en meer bij instituten en opleidingen die te maken hebben met hun eigen medezeggenschapsorganen. Glerum: ‘Een goed voorbeeld zijn de NPO-gelden die decentraal zijn toegekend. De decentrale raden hadden daar medezeggenschap over. In de ideale wereld zou je daar als cmr niets meer aan hoeven toevoegen.’

De cmr-voorzitter hoopt mede daarom op een groot aantal kandidaten bij de mr-verkiezingen, juist ook voor de oc’s en de imr’en. ‘Ik heb op verschillende plekken oproepen gezien om je te kandidaat te stellen, bijvoorbeeld ook van mijn eigen directeur (van FIT, red.) voor het Inspraakorgaan Diensten (IoD).’

Om eind van de maand bij mr-verkiezingen aan de opkomst wat te doen, zal een e-mail of nieuwsbrief aan studenten niet het gewenste middel zijn, realiseert Glerum zich. ‘Ik denk dat er bijvoorbeeld wel iets moet gebeuren op het Instagram-account van de hogeschool.’

Tekst: Jos van Nierop
Foto: Via Kai Glerum

Wil je op donderdag (rond lunchtijd) het heetste nieuws van afgelopen week in je mailbox ontvangen? Meld je aan voor onze nieuwsbrief.

Profielen, het onafhankelijke nieuwsmedium van de Hogeschool Rotterdam, deelt wekelijks artikelen op Linkedin. Ben jij onze nieuwe connectie?